Een Skypecall aan de Franse Rivièra, even wat mails versturen vanuit Bangkok of toch nog even de notulen doornemen voordat je aan een boswandeling in Macedonië begint: één keertje is nog wel doen, maar het liefst laat je je werk in je vakantieperiode helemaal thuis. In deze blog delen we daarom 5 tips waarmee jij je werk goed achterlaat en relaxed je vakantie in gaat.
1. Zorg voor een goede overdracht
Het belangrijkste advies rondom de overdracht van je werk aan collega’s: begin op tijd. Je wil niet op vrijdagmiddag om 16.00 uur op je laatste werkdag nog haastig een documentje in elkaar moeten flansen, want dan maak je geheid missers. Zorg ervoor dat je alle lopende projecten en bijbehorende stand van zaken in je overdracht opneemt. Beschrijf deze goed; liever te veel dan te weinig details. Maak ook afspraken met collega’s over je out of office-melding: wie neemt jouw taken primair waar en kan dus ingeschakeld worden als contactpersoon voor klanten en relaties?
2. Verleen collega’s toegang tot jouw werk
Zorg ervoor dat alle relevante documenten in jouw afwezigheid te openen zijn door collega’s. Dat betekent dat je je persoonlijke omgeving en inbox moet nalopen op documenten die je eventueel moet delen, maar ook dat je in gedeelde omgevingen, zoals Microsoft Teams en SharePoint, checkt of benodigde documenten niet vergrendeld zijn. Check ook even of mappen en documenten een logische, vindbare naam hebben, en of ze voorzien zijn van een duidelijke beschrijving. Heb je nog persoonlijke aantekeningen die van toegevoegde waarde kunnen zijn voor collega’s? Deel die dan in OneNote.
3. Stel een out of office in
Velen zullen het herkennen: de frustratie van je telefoontoestel of mailserver die niet mee wil werken als jij last minute je voicemail of out of office-melding wilt instellen. Regel dit dus op tijd, zodat je er op je gemakje even voor kunt gaan zitten en indien nodig hulp kun inschakelen.
4. Loop je agenda na
Wel zo vriendelijk tegenover collega’s en klanten: ga even goed na of er niet onbewust afspraken zijn ingeschoten die binnen je vakantieperiode vallen. Zorg dat je alles netjes afhandelt, melding maakt van je afwezigheid en waar mogelijk afspraken of vergaderingen verzet. En, als je daar behoefte aan hebt, vraag een collega of hij/zij aantekeningen of notulen na je vakantie met je deelt.
5. Rust uit!
Misschien wel het belangrijkste: zorg dat je écht vakantie viert. Laat indien mogelijk je (werk)telefoon thuis, schakel je pushmeldingen uit en open vooral je laptop niet. Vakantie is er om op te laden, zodat je er straks weer voor de volle 100% tegenaan kunt.
Geniet ervan!
