Hybride werken is een stuk ingewikkelder dan fulltime thuiswerken of fulltime naar kantoor. Het vraagt om digitale verbondenheid, aangepaste werkwijzen en nieuwe skills. Dat geldt ook voor hybride vergaderen. Wij hebben al heel wat organisaties geholpen om efficiënt aan de slag te gaan met hybride vergaderen. In deze blog deelt Claudia van Heelsbergen, coach bij 1uur.nu, haar zes – plus zes – tips.
1. Zorg voor de juiste hardware
Wij hebben onlangs een grote organisatie mogen helpen hybride vergaderen efficiënt in te zetten. Daar waren we in de luxe positie dat ze net een nieuw pand betrokken. Mooier kan het natuurlijk niet, maar dat is lang niet altijd zo. Vaak is er alleen een scherm en een headset aanwezig, maar daarmee ben je er niet. De eerste vraag die we altijd stellen is: ‘Welke hardware heb je beschikbaar?’ Denk daarbij aan headsets, microfoons, camera’s, displays, of complete vergaderruimte-oplossingen zoals Microsoft Teams-rooms of vergelijkbare systemen.
2. Nodig de vergaderzaal uit
Als je kiest voor zo’n totaaloplossing kun je ook de ruimte uitnodigen bij het organiseren van een vergadering. Voeg de ruimte toe aan de agenda en selecteer hem daarna. Zo is duidelijk dat de zaal bezet is en kun je, samen met je fysiek aanwezige collega’s, gebruik maken van de apparatuur.
3. Denk niet te ingewikkeld
Een mens is een gewoontedier, ook als het op – online – vergaderen aankomt. Wat doen mensen traditioneel gezien als eerste als ze een vergaderruimte binnenkomen? Ze gaan op zoek naar de kabels! We maken het regelmatig mee bij organisaties die prachtige nieuwe middelen hebben aangeschaft om online te vergaderen. Als we als trainers niet op tijd in de ruimte zijn, zijn alle kabels al uit de muur getrokken. Wij zorgen ervoor dat medewerkers eerst om zich heen gaan kijken. Bij veel organisaties staat inmiddels een display in de vergaderruimte, waarbij je alleen maar op ‘deelnemen’ hoeft te klikken. Het scherm gaat aan, de microfoon gaat aan, de mensen online klikken op de uitnodiging et voilà, je bent verbonden met elkaar.
4. Denk na over het onderwerp van je vergadering
Het uitnodigen van ruimtes brengt één potentieel nadeel met zich mee. Als er displays aan de buitenkant van de ruimtes hangen waarop je kunt zien wie heeft gereserveerd en tot hoe laat, staat daar ook het onderwerp van de vergadering op. Denk daarover na. Als onderwerp kiezen voor ‘Ontslagronde’ zorgt gegarandeerd voor onrust.
5. Boek de juiste ruimte
Stel je voor: je organiseert een hybride vergadering met 15 mensen. Om te weten welke vergaderruimte je moet reserveren, moet je wel weten hoeveel mensen er fysiek aanwezig zijn en hoeveel online. Daar heeft Microsoft iets op verzonnen. Vanaf de volgende update van Microsoft 365 kun je in de Outlook-uitnodiging aangeven of je online of op kantoor deelneemt. Zo voorkom je boze collega’s omdat je met twee mensen in een vergaderzaal voor 15 man zit.
6. Zorg voor een gelijkwaardige beleving
Of medewerkers nu thuis werken, op kantoor zitten of onderweg zijn, bij hybride vergaderen is het belangrijk dat iedereen zich even betrokken voelt. Daarom is het slim wat praktische werkafspraken te maken, zodat iedereen net zo veel inspraak heeft en dat ook zo voelt. Een mooie taak voor de voorzitter om de deelnemers aan deze afspraken te houden, zodat elke hybride vergadering vlekkeloos verloopt. De belangrijkste werkafspraken zijn de volgende zes.
A. Heet iedereen welkom
Normaalgesproken heet de voorzitter de deelnemers welkom als ze de zaal binnenkomen. Doe dat ook met mensen die online de vergadering binnenkomen.
B. Drink koffie in de vergaderzaal
Als de mensen die op kantoor aanwezig zijn, tijdens de koffiepauze massaal de ruimte verlaten, zitten de medewerkers die inbellen naar een lege zaal te staren. Dat voelt niet echt alsof de virtuele deelnemers erbij horen. Drink de koffie in de vergaderzaal en het voelt al heel anders.
C. Hou het gesprek centraal
Als collega’s in de vergaderruimte onderling gesprekjes gaan voeren, kunnen de mensen aan de andere kant van het beeldscherm de conversatie niet volgen. Dat zorgt voor te veel ruis. Probeer dat te voorkomen.
D. Steek je hand op
Of je nu in de ruimte zit of online deelneemt, steek je hand op als je iets wil zeggen. Zo normaal als het opsteken van de digitale hand in bijvoorbeeld Microsoft Teams inmiddels is, moet eigenlijk ook het opsteken van de fysieke hand zijn.
E. Zet de spreker bij het scherm
Als spreker ben je vaak geneigd tegenover het scherm te gaan zitten of staan. Wat gebeurt er dan? Iedereen in de zaal draait zich naar de spreker. De online deelnemers zitten dan naar het achterhoofd van hun collega’s te kijken. Als de spreker in de buurt van het scherm gaat staan, blijven de ogen naar elkaar gericht.
F. Gebruik de juiste presenteermodus
Denk goed na over welke presenteermodus je gebruikt. Ben je bezig met een presentatie, maar ontstaat er een gesprek? Doe dan de Powerpoint naar beneden, zodat de mensen online ook de zaal weer even groot zien. Is een online deelnemer aan het presenteren? Maak dan duidelijk wie er presenteert en zet deze persoon in de spotlight.
Meer weten?
Wil je meer weten over hoe je hybride werken verankert in je organisatie? Download dan hier onze whitepaper ‘Zo veranker je hybride werken in jouw organisatie’. Interesse om nog meer te leren over hybride leidinggeven, hybride samenwerken of hybride vergaderen? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
