Voor velen bekend, Outlook, de app waarin jij je mail, vergaderingen en eventueel taken organiseert. De meeste van ons werken regelmatig met Outlook. Maar de kunst is om Outlook vóór jou te laten werken. Het zit vol met handige functies die jou helpen dagelijks terugkomende taken een stuk slimmer te verwerken.
Tip 1: Outlook koppelen met andere app’s
Wanneer je Outlook als onderdeel van Office 365 gebruikt, kan je koppelingen met andere Office 365 apps maken. Denk bijvoorbeeld aan het starten van een Teams-vergadering vanuit je Outlook. En nog beter; je kunt vanuit de vergadering direct (samen) notulen in OneNote maken en die delen met iedereen die uitgenodigd is. Dat is nog eens efficiënt samenwerken.
Tip 2: Stel regels in
Als je in Outlook op ‘Bestand’ klikt, krijg je een venster te zien met de optie om ‘Regels en waarschuwingen’ te beheren. Daarmee kun je aan de hand van een afzender of bepaalde woorden ervoor zorgen dat automatisch een vervolgactie plaatsvindt. Denk aan een automatische verplaatsing van de e-mail naar een bepaalde map. Probeer dit eens met cc- of nieuwsberichten. Maak een nieuwe map aan en stel de regel in. Zo voorkom je een overlopende inbox met e-mails waar je niet direct iets mee moet.
Tip 3: Zet notificaties uit
Laat je niet afleiden en zet meldingen van je e-mail uit. Plan vaste momenten in je agenda waarop jij je mail checkt.
Tip 4: Zet een vertraging op de verzending Oeps!
Al op verzenden gedrukt terwijl je nog niet klaar was met je bericht? Stel een vertraging in op je outbox. Maak een nieuwe regel aan die van toepassing is op alle te verzenden e-mail. Kies ‘aflevering van het bericht uitstellen’ en kies een tijd.
Tip 5: Laat de e-mail voorlezen
Ben je druk bezig, maar wil je tegelijkertijd weten wat in die ontvangen e-mail staat? Laat Outlook de e-mail voorlezen. Kies in Outlook voor Start en ‘Voorlezen’. Ook gemakkelijk als je terug wil luisteren wat je zelf hebt geschreven.
Tip 6: Ga consequent om met inkomende mail
De inbox is de plek om je inkomende mails in op te vangen. Gebruik dit niet als to-do lijst of archief. Verwerk consequent gelezen e-mails en laat ongelezen e-mails in je inbox. Dit betekent dat je voor elke e-mail een beslissing neemt: 1. verwijderen, 2. nu actie ondernemen (voor antwoorden binnen twee minuten), 3. later actie ondernemen, 4. doorsturen of bewaren. Maak snelle stappen aan in outlook die met deze acties corresponderen.
Meer weten?
Heeft jouw organisatie behoefte aan meer rendement op IT-investeringen en een beter imago van ICT? Wil je kennisdeling, (online) samenwerken en communicatie significant verbeteren? Geef ons een belletje op 0183 – 512 253 of mail naar info@1uur.nu. Wij helpen je graag.
