Neem jij altijd je laptop mee naar een vergadering of gebruik je stiekem toch liever je notitieblok, om aantekeningen in te maken? Zet je deze aantekeningen vervolgens op de mail en stuur je die rond naar collega’s? Blader je minutenlang in je aantekeningen, onderneem je vruchteloze pogingen om je eigen handschrift in een vluchtige notitie te herkennen, print je pakken papier omdat je in dat ene document toch even iets wil markeren als geheugensteuntje.. Herken je dit? Dan is het tijd om gebruik te maken van Microsoft OneNote. Wij helpen je graag op weg! Ken je deze 6 handigheden al?
1. Schrijf, omcirkel, teken…
We noemen Microsoft OneNote niet voor niets jouw digitale notitieblok. Je kunt werkelijk alles wat je normaal gesproken in je notitieblok zou doen. Dus: onderstreep, teken, markeer, kras, leef je uit! Je scherm kent – net zo min als papier – geen begrenzingen.
2. Gebruik handige markeringen
Schrijf jij ook altijd geheugensteuntjes op, zoals als een ‘*’ voor wat belangrijk is of een ‘?’ voor wat je moet navragen? En herken je dat op het moment dat je deze geheugensteuntjes nodig hebt, je deze pas na 5 minuten bladeren weet terug te vinden? Microsoft OneNote heeft onder het tabblad ‘Start’ een sectie ‘Markeringen’ ingebouwd, waar je naar hartenlust icoontjes en markeringen uit kunt selecteren. Je kunt ze ook zelf samenstellen, als dat voor de herkenbaarheid prettiger is. Als je tijdens een vergadering jouw actiepunten naar voren wilt halen, kun je via de zoekfunctie in OneNote alle aantekeningen met de markering ‘actiepunt’ terugvinden. Dit geldt voor alle zogenoemde ‘tags’ die je zelf creëert.
3. Voorkom minutenlang bladeren
Gedurende projecten die maanden of zelfs jaren kunnen duren, verzamel je ongetwijfeld stapels aan documenten, aantekeningen en hersenspinsels. Hoe handig is het dan dat je alle notities die over hetzelfde onderwerp gaan, in een handomdraai op je scherm kunt krijgen. Typ simpelweg je zoekwoord in, bijvoorbeeld ‘reorganisatie De Vries BV’, en Microsoft OneNote toont je alle aantekeningen die je ooit hebt gemaakt rondom deze trefwoorden. Bladeren, zoeken en de helft niet kunnen vinden, is dus verleden tijd!
4. Structureer je aantekeningen
Net als een ordner met tabbladen, heeft ook Microsoft OneNote een tabbladfunctie ingebouwd. Zie deze tool dan ook als een boekenkast vol met notitieblokken. Je kunt in Microsoft OneNote meerdere notitieblokken (voor bijvoorbeeld verschillende projecten) bijhouden en die afzonderlijk weer opdelen in thema’s. Met tabbladen creëer je overzicht. Zo heb je bijvoorbeeld de tabbladen ‘verslagen overleg’, ‘aantekeningen veldwerk’ en ‘logboek afspraken’, waarin je al je notities weer op datum kunt wegzetten. Zo werk je altijd gestructureerd en kun je gericht zoeken wanneer je iets nodig hebt.
5. Nooit meer dubbele handelingen
Microsoft OneNote kan gekoppeld worden met verschillende Microsoft-applicaties. Hang jij ook altijd vlaggetjes aan mails die je nog moet behandelen? Zet actiepunten over in OneNote! Wanneer het tijd is voor actie en je een pop-up krijgt in Outlook, kun je direct doorklikken naar de pagina in OneNote waar je al je aantekeningen over het betreffende onderwerp bewaart. Andersom kan natuurlijk ook! Noteer je actiepunten in OneNote en zet er een vlaggetje bij, je actiepunten staan dan meteen in je takenlijst in Outlook.
Word je via Outlook uitgenodigd voor een vergadering? Dan kun je direct alle gegevens die in Outlook zijn meegestuurd, overhevelen naar OneNote. Denk hierbij aan vergaderpunten en overige deelnemers, inclusief hun aan- of afwezigheidsinformatie. Tijdens de vergadering kun je direct, in dit nieuw aangemaakte document, verder werken. Ook het uitprinten van stapels te bespreken documenten, is bij optimaal gebruik van OneNote onnodig. De tool biedt namelijk de mogelijkheid om pagina’s uit bestanden te kopiëren en over te zetten in jouw notitieblok. Hier kun je vervolgens in strepen, omcirkelen en tekenen zoveel je wilt, zodat je tijdens je vergadering direct de pagina’s met de voor jou belangrijke vragen en opmerkingen beschikbaar hebt.
6. Werk efficiënter samen
Alles wat je in Microsoft OneNote doet, kun je eenvoudig delen met anderen via Microsoft Teams of SharePoint. Wanneer jij in OneNote een plek creëert waar je alle gedeelde aantekeningen noteert, zoals notulen en presentaties, kun je dit betreffende notitieblok één-op-één overhevelen naar Microsoft Teams. Let op: het is hierbij wel aan te raden om universele afspraken te maken over het gebruik van sjablonen en termen, zodat iedereen op dezelfde manier werkt.
