Met Planner hoef je nooit meer iets te missen. Het is een tool waarmee taak georiënteerd samenwerken nog makkelijker wordt. Met Planner bepaal je samen (of alleen) welke werkzaamheden worden uitgevoerd. Je legt vast wie wat gaat doen en wanneer. Alle taken op één plek bij elkaar. Wil jij ook effectief met Planner werken? Deze 6 tips helpen je op weg!
Tip 1: Stel voor iedere taak een einddatum in
Door einddatums te koppelen aan je taken, help je jezelf bij het behalen van je deadlines. Je hoeft nu eenmaal niet alles zelf te onthouden; Planner doet dat vóór je. Voeg je geen einddatums toe, dan is de kans op uitstel groot of vallen je taken tussen wal en schip. Maak je gebruik van deze handige functionaliteit, dan zorg je ervoor dat je grip houdt op al je werkzaamheden.
Tip 2: Verdeel je taak in kleinere acties
Met behulp van de ‘controlelijst’ deel je taken op in kleinere acties. Deze functionaliteit vind je in je taak in Planner, onder je notities. Alle acties op een controlelijst zorgen samen voor het voltooien van de hele taak. Door je taak te verdelen in acties, maak je het overzichtelijk en concreet. Aan de slag dus!
Tip 3: Pas op voor teveel taakcategorieën
De onderwerpen waarop je taken sorteert worden ‘buckets’ genoemd. Het is makkelijk om veel buckets aan te maken, maar probeer dit te voorkomen. Je loopt het risico het overzicht kwijt te raken. Heb je (te) veel taken? Kijk dan of je deze kunt opdelen in de stappen van een project of sorteren op bijvoorbeeld kleine, medium of grote taken.
Tip 4: Maak het visueel
In Planner heb je de mogelijkheid je taken weer te geven in een grafiek. Zo zie je precies welke taken bezig, niet gestart, te laat of voltooid zijn. Maak het visueel om in één oogopslag te zien wat je stand van zaken is.
Tip 5: Koppel Planner aan Outlook
Wil je al je taken uit Planner ook inzichtelijk hebben in je Outlook-agenda? Maak dan van Planner een ‘iCalender-feed’. Met deze functie koppel je Planner aan je Outlook agenda. Waarom? Dan vind je in je ook in je Outlookagenda je taken terug. Zo kun je makkelijker tijd inplannen voor het uitvoeren van je taken, rekening houdend met je andere afspraken.
Tip 6: Planner in combinatie met To-Do
In Planner staan de taken van iedereen voor het hele projectteam. Maar waar plaats jij jouw persoonlijke taken? En hoe krijg je individuele en gezamenlijke taken in één compleet overzicht? Gebruik daarvoor de app To-Do. Je eigen taken en de gezamenlijke taken uit projectgroepen (toegewezen aan jou) vind je bij elkaar in één overzicht. Dat schept duidelijkheid!
Meer weten?
Heeft jouw organisatie behoefte aan meer rendement op IT-investeringen en een beter imago van ICT? Wil je kennisdeling, (online) samenwerken en communicatie significant verbeteren? Geef ons een belletje op 0183 – 512 253 of mail naar info@1uur.nu. Wij helpen je graag.
