Steeds meer organisaties maken de overstap naar Microsoft 365. Dat betekent dat je al je bestanden van je huidige omgeving over moet zetten naar een nieuwe omgeving en dat kan een fikse uitdaging zijn. In deze blog deelt Patrick Roozendaal, één van onze consultants, acht waardevolle tips en handvatten om een soepele en succesvolle datamigratie te realiseren. Ontdek hoe je medewerkers kunt betrekken, de kwaliteit van de data kunt waarborgen en welke best practices je kunt toepassen.
Grip op informatie
Laten we eerst eens kijken naar de voordelen van het verplaatsen van je data naar de cloud. Als je bestanden verspreid opslaat – over verschillende systemen en apparaten -, is het moeilijk om overzicht te houden. Waar bevindt informatie zich precies, met wie is het gedeeld en welke versies zijn er in omloop? Dit gebrek aan overzicht en inzicht, maakt effectief samenwerken moeilijk en brengt aanzienlijke risico’s met zich mee. Het is steeds belangrijker om de volledige controle te hebben over je data. Door het verplaatsen van data naar de cloud, ontstaat er meer grip op informatie. Medewerkers kunnen gemakkelijk samenwerken, weten altijd waar de meest recente versie van een document te vinden is en hebben inzicht in wie toegang heeft tot bepaalde informatie. Dit vergroot niet alleen de efficiëntie van het werkproces, maar minimaliseert ook het risico op verlies of misbruik van gevoelige data.
Techniek van ondergeschikt belang
Het migreren van data van de ene locatie naar de andere is technisch gezien niet heel spannend. Technologie is slechts een middel, de focus moet liggen op het betrekken van je medewerkers. Hoe begeleid je hen succesvol naar de nieuwe inrichting? Door voldoende aandacht te besteden aan de menselijke kant van de datamigratie, bevorder je de acceptatie en adoptie van de nieuwe omgeving en vergroot je de kans op succes.
8 tips voor datamigratie
Tip 1. Betrek medewerkers vroegtijdig
Het is essentieel om medewerkers vanaf het begin te betrekken bij het migratieproces. Stel een goed stappenplan op en maak dit visueel zodat voor de medewerkers helder is en wat je van hen verwacht en op welk moment. Zorg ervoor dat de communicatie open en transparant is, en bied voldoende gelegenheid voor medewerkers om hun zorgen te uiten en input te leveren. Vertel ook waarom de organisatie deze keuze heeft gemaakt en wat voor gevolgen dit met zich mee brengt. Zorg dat ze antwoorden krijgen op hun vragen en neem onzekerheden weg. Dit creëert betrokkenheid en vertrouwen bij het migratieproces.
Tip 2. Stel richtlijnen op voor informatie- en archiefbeheer
Definieer richtlijnen voor het plaatsen en opslaan van bestanden, in Microsoft 365 maar ook in combinatie met andere opslaglocaties die binnen de organisatie worden gebruikt. In deze richtlijnen staat onder andere welke type bestanden waar moeten worden opgeslagen. Dit is van belang in het kader van wet- en regelgeving, maar het creëert ook uniformiteit binnen de organisatie. Hierdoor is het voor medewerkers duidelijk welke informatie waar staat opgeslagen. Zorg ervoor dat je mensen in je projectteam opneemt die bekend zijn met informatie- en archiefbeheer en die het waarom ervan goed aan collega’s kunnen uitleggen.
Tip 3. Ontwerp de toekomstige structuur
Neem de tijd om de juiste structuur te ontwerpen die goed past bij de werkprocessen van je organisatie. Analyseer grondig hoe informatie wordt gecreëerd, gedeeld en opgeslagen. Identificeer eventuele knelpunten of onverenigbaarheden vroegtijdig en neem deze mee in het ontwerp. Door deze proactieve aanpak voorkom je dat je halverwege het migratieproces moet terugkeren naar de oude situatie, en dit zal de migratie soepeler laten verlopen en het succes ervan vergroten.
Tip 4. Schoon data op
Tijdens het migratieproces kom je een enorm veel bestanden tegen. Op basis van de richtlijnen die eerder zijn vastgesteld is te bepalen naar welk systeem de documenten moeten worden verplaatst. Dat kan in Microsoft 365 zijn, maar dus ook in een andere applicatie. Het is ook essentieel om niet-relevante, verouderde of dubbele documenten te verwijderen. Dit bespaart opslagruimte en komt de structuur ten goede. Daarbij kun je rapportagetools en andere hulpmiddelen inzetten. Denk bijvoorbeeld aan een rapportage met informatie over wanneer een document voor het laatst is geopend en door wie. Dit kan je helpen bij het besluiten welke mappen wel of niet moeten worden gemigreerd. Houd er rekening mee dat een 100 procent perfecte migratie een utopie is, vooral bij grote afdelingen met grote hoeveelheden documenten. Als je op perfectie wacht, ga je nooit over. Zorg ervoor dat je een solide basis legt om een inrichting te creëren die aansluit op de werkprocessen van de afdelingen, zodat medewerkers hun informatie gemakkelijk kunnen terugvinden op de gewenste locatie.
Tip 5. Werk samen met een afvaardiging van het team
Betrek vertegenwoordigers van elke afdeling bij het ontwerpen van de nieuwe omgeving en het opschonen van de oude. Zij zijn tenslotte eigenaar van de documenten en hebben inzicht welke data er staan en wat de kwaliteit hiervan is. Op basis daarvan kunnen zij bepalen welke data wel of niet relevant zijn om te verplaatsen naar de nieuwe omgeving. Samen met een afvaardiging van het team ga je ook de migratie voorbereiden door in een blauwdruk inzichtelijk te maken wat de huidige en toekomstige situatie is. Deze blauwdruk komt van pas in de communicatie naar je collega’s zodat zij inzicht krijgen waar de documenten naar toe zijn verplaatst. Daarnaast wordt deze blauwdruk ook gebruikt door de beheerders zodat zij ook de technische migratie (mapping) kunnen voorbereiden.
Tip 6. Maak een kopie van je data tijdens de migratie
Tijdens het migratieproces is het slim om een kopie van de bestanden te maken in plaats van ze direct te verplaatsen. Zo heb je een extra controlemechanisme om te verifiëren of de data correct zijn overgezet. Het stelt je in staat om eventuele fouten snel op te sporen en op te lossen voordat de migratie is voltooid. Door deze aanpak vergroot je de betrouwbaarheid van de migratie en minimaliseer je mogelijke gevolgen van dataverlies.
Tip 7. Verwijder schrijfrechten van je oude omgeving en migreer
Zorg dat je leesrechten instelt op de mappen in de oude omgeving die zijn gemigreerd, zodat medewerkers niet per ongeluk weer daarin gaan werken. Met behulp van een script dat wordt geschreven aan de hand van de blauwdruk worden de bestanden geautomatiseerd naar de nieuwe locatie gekopieerd. Nadat de migratie is afgerond volgt een rapportage waarmee kan worden gecontroleerd of alle bestanden succesvol zijn gekopieerd. Zo niet, dan moet de oorzaak worden onderzocht en worden de bestanden opnieuw gekopieerd. Zodra de bestanden succesvol zijn overgezet, wordt de omgeving vrijgegeven en kunnen de medewerkers weer werken. Na één tot twee maanden worden de documenten vanaf de oude locatie definitief verwijdert.
Tip 8. Zorg voor ondersteuning en training
Een datamigratie is een verandering voor medewerkers omdat ze ook met nieuwe applicaties moeten werken. Bied daarom voldoende ondersteuning en training aan, ook – of juist – na de migratie. Zorg ervoor dat medewerkers bekend zijn met de nieuwe omgeving, de functionaliteiten ervan en hoe ze optimaal kunnen werken. Houd ook rekening met nieuwe medewerkers die na de migratie aan boord komen en zorg dat zij toegang hebben tot de juiste trainingsmiddelen.
Ook het maximale uit je datamigratie halen?
Met deze tips en aandacht voor de menselijke aspecten van de datamigratie, vergroot je de kans op een soepele en succesvolle overgang naar Microsoft 365. Het betrekken van medewerkers, het opstellen van richtlijnen en het bieden van ondersteuning zijn essentiële elementen om de acceptatie en adoptie van de nieuwe omgeving te bevorderen en zo het maximale uit je datamigratie te halen. 1uur.nu is expert op het gebied van adoptie en verandermanagement en dus weerstand bij digitale veranderingen. Wij kunnen jullie organisatie helpen om de menselijke kant van digitale verandering – zoals de overgang naar de cloud – te laten landen op de werkvloer. Geef ons een belletje op 0183 – 512 253 of mail naar info@1uur.nu.
