Met grote regelmaat verschijnen er nieuwe functionaliteiten in Microsoft 365 waarmee we slimmer kunnen werken. Misschien heb je nog niet alle slimmigheden ontdekt. In deze blog geeft Claudia van Heelsbergen, coach bij 1uur.nu, 9 tips om in 2023 nog beter gebruik te maken van Microsoft Viva, Teams en OneNote. Je mag haar tips natuurlijk ook gewoon vandaag al toepassen!
MICROSOFT TEAMS
1. Snel terugschakelen naar een eerder gebruikt kanaal
Er wordt wat heen en weer geschakeld tussen kanalen in Microsoft Teams. Maar wist je dat je heel eenvoudig kunt terugschakelen naar het vorige kanaal waarin je aan het werk was? In de linkerbovenhoek vind je een pijltje naar links. Als je daar op klikt, ga je direct terug naar het vorige kanaal. Dat scheelt je een heleboel gezoek en geklik.
2. Snel je meest recente bestanden terugvinden
Behalve veelgebruikte kanalen, hebben de meeste mensen ook documenten waar ze – in bepaalde periodes – steeds weer op terugvallen. Door in de linkerbalk in Microsoft Teams op ‘Bestanden’ te klikken, kun je direct aan de slag met je meest recent geopende bestanden. Lekker snel!
3. Kanalen en chats vastmaken
Soms ben je bezig met projecten die veel van je aandacht vragen of ben je druk met een specifieke klant. Je kunt kanalen waar je veel mee werkt vastmaken aan de bovenkant van de linkerkolom door op de drie puntjes achter het kanaal te klikken. Hetzelfde kan met chats met mensen waar je veel mee communiceert. Door op de drie puntjes achter de chat te klikken, zet je de chat vast onder ‘Vastgemaakt’.
MICROSOFT ONENOTE
4. Roep de details van een vergadering op
Als je in OneNote drukt op Start (in sommige versies staat het onder Invoegen), kun je kiezen voor Details van vergadering. Als je daarop drukt krijg je – heel logisch – alle details van de betreffende vergadering te zien, met een overzicht van alle aanwezigen en eventuele notities. Heel handig als je bijvoorbeeld aantekeningen wilt maken tijdens een voorstelrondje of andere dingen voor jezelf wil noteren.
5. Markeringen delen
Als je samenwerkt in OneNote, bijvoorbeeld een manager met haar secretaresse, kun je gebruik maken van markeringen ofwel tags. Maak een markering aan, met een logische naam en een herkenbaar symbool, speciaal voor degene waar je mee samenwerkt. Gebruik deze markering bij elke aantekening waar voor die persoon een actie aan verbonden is. Zo kan de secretaresse in dit voorbeeld in OneNote in een klap zien wat hij of zij moet doen. Dat scheelt veel overleg en dan hoef je alleen nog te bespreken wat niet helder is.
6. Lekker krabbelen op je virtuele printje
Veel mensen zijn gewend om een document te printen om stukken tekst te markeren of om er aantekeningen op te maken. Dat kan nu ook virtueel in OneNote. Kies voor Invoegen en Bestandsafdruk en open het document waar je mee aan de slag wilt. OneNote drukt dat document virtueel af. Vervolgens kun je in OneNote lekker krabbelen op je ‘printje’. Je kunt met markeerstiften aan de slag, aantekeningen maken, alles wat je vroeger op papier deed. Vooral als je een touchscreen hebt, word je hier heel blij van.
MICROSOFT VIVA
7. Gebruik je dagelijkse geheugensteuntje
Veel mensen kennen Microsoft Viva vooral van het dagelijkse briefingmailtje dat ze elke ochtend ontvangen. Een geweldig geheugensteuntje dat je herinnert aan taken die nog open staan en toezeggingen die je in mails hebt gedaan. Je kunt direct aanvinken of een taak gereed is of nog even uitgesteld kan worden.
8. Reserveer je focustijd
Je dagelijkse briefingmail herinnert je er ook aan om focustijd te reserveren in je agenda, inclusief de mogelijkheid om dat, met één muisklik, ook direct te doen. Zo worden er tijdblokken in je agenda geboekt waarin je je kunt focussen. Tijdens deze tijdsperiodes ontvang je geen meldingen uit Teams of Outlook en je beschikbaarheid wordt aangepast zodat je collega’s weten dat ze je even niet moeten storen.
9. Kort je meetings in
Meetings duren normaalgesproken altijd een half uur of een uur. In Outlook kun je nu instellen dat meetings vijf of tien minuten korter duren. Dus in plaats van een half uur duurt een meeting dan 25 minuten en in plaats van een uur duurt een vergadering 50 of 55 minuten. Dat geeft je net even de ruimte om iets uit te werken, om je voor te bereiden op de volgende vergadering of voor een koffie- of sanitaire stop.
Meer weten?
Wil je dat jouw organisatie in 2023 ook slimmer leert werken met Microsoft 365 zodat je het maximale uit je licentie haalt? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
