Begin april kwamen veel organisaties in versnelde adoptietrajecten terecht. Werken met een platform als Microsoft Teams was ineens niet meer vrijblijvend, maar een voorwaarde om überhaupt nog samen te kunnen werken. Inmiddels zien we dat die overlevingsmodus van de eerste maanden overgaat in een nieuwe manier van werken. Andrina Simons, adoptieconsultant bij 1uur.nu, vertelt welke 3 ontwikkelingen ze ziet.
Van overleven naar leven
In de beginperiode van de intelligente lockdown was dé grote vraag waar iedereen mee speelde: wat heb ik nodig om thuis mijn werk te kunnen doen? In no time wist iedereen hoe je in Microsoft Teams vergaderingen op kon zetten en hoe je aan bestanden kon samenwerken. Inmiddels zijn we acht maanden verder en dringt het tot mensen door dat deze situatie nog wel even kan duren en dat de we misschien zelfs nooit meer teruggaan naar de situatie zoals die was. De overlevingsmodus alleen is niet meer voldoende, we moeten vooruit. In mijn dagelijks werk zie ik drie ontwikkelingen.
1 We kijken weer naar de toekomst
Het houden van taakgerichte vergaderingen via Microsoft Teams is inmiddels gesneden koek. Maar als we onze blik weer op de toekomst gaan richten, willen we ook weer op een andere, creatievere manier met elkaar aan de slag. Hadden we voorheen strategiesessies, heidesessies of benen-op-tafel-sessies, hoe vullen we dat in als we niet – of lastig – met elkaar in een ruimte mogen verblijven? Je ziet dat mensen steeds vaker ook daarin hun virtuele weg gaan vinden. Er worden online conventies georganiseerd, met groots opgezette plenaire presentaties, virtuele paneldiscussies en breakoutsessies met digitale whiteboards om te brainstormen. Eigenlijk precies zoals we seminars en grotere events organiseerden in de wereld voor corona, maar dan digitaal.
2 Het belang van het sociale aspect is belangrijker dan ooit
Als we íets missen, is het wel het sociale contact, het informele praatje in de wandelgangen en de beslissing die wordt genomen bij het koffieapparaat. We zagen al snel dat mensen digitale vrijmibo’s en andere informele teambijeenkomsten gingen organiseren. Inmiddels wordt er meer en meer gezocht naar een manier om hier structureel invulling aan te geven. Ook onze directeur Bas van Leur sprak over het belang van aandacht voor het sociale aspect in deze video. Hoe je daarmee omgaat is best lastig, daar heb ik ook niet ter plekke alle antwoorden op, maar dat het tijd is om te zoeken naar een betere invulling, is een ding dat zeker is.
3 Werkprocessen worden geoptimaliseerd
Ook aan de puur zakelijke kant zien we dingen veranderen. Meer mensen dan ooit tevoren zijn uitgerust met een goede laptop, en we merken dat er online meer kan dan we ooit hadden gedacht. Dat zorgt ervoor dat we voor steeds meer processen op zoek gaan naar een digitale oplossing. Was het nog gebruikelijk om notulen vast te leggen in Word en die rond te sturen via mail, nu stappen steeds meer organisaties over op het bijhouden van actiepunten in Teams. Zo zijn er heel veel analoge werkprocessen die eenvoudig gedigitaliseerd kunnen worden. Neem sollicitatiebrieven. Die moeten na x maanden worden verwijderd uit je systeem. Dat kun je handmatig doen, maar het risico is dat je het vergeet – en mogelijk in de problemen komt met de AVG. Door te automatiseren dat bepaalde bestanden worden weggegooid twee weken na het afronden van een procedure, kunnen er geen fouten meer worden gemaakt en vergroot je de kwaliteit van het proces. Zo zijn er talloze voorbeelden. En wie denkt dat daar heel wat programmeerwerk bij komt kijken, komt bedrogen uit. Microsoft 365 en Microsoft Teams blijven continu in beweging. Automatiseren en digitaliseren van werkprocessen wordt daardoor steeds eenvoudiger. Zelfs ik kan het!
Nieuwsgierig?
Wij hebben inmiddels een rijke ervaring opgedaan in het analyseren van samenwerkingspatronen en digitaal gedrag. Ben je benieuwd hoe je jouw team kunt helpen de blik weer op de toekomst te richten, om aandacht voor de mens te hebben ondanks de afstand en waar voor jouw organisatie nog meer ruimte voor verbetering zit? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
