Maart is uitgeroepen tot de Maand van de Digitale Fitheid. Een maand waarin kenniswerkers tijd maken voor het verbeteren van hun digitale vaardigheden. In deze blog vertelt onze business-organizer Annelies Bouwhuis wat digitale fitheid is en wat je eraan kunt doen om digitaal fitter te worden en jouw digitale vaardigheden te vergroten. Ook ná maart.
Een tsunami van informatie
Zoals zo veel dingen komt ook digitale fitheid in drie delen. Allereerst moet je natuurlijk zorgen dat je lichamelijk fit blijft als je veel tijd achter een scherm doorbrengt. Maar ook het aanleren en bijhouden van digitale vaardigheden vraagt om aandacht. Tenslotte is het belangrijk om, in de tsunami van digitale informatie die vaak over ons heen komt, overzicht te houden en je niet te laten overmannen door stress. Ik deel graag een paar tips met je.
1. Lichamelijke fitheid
Hier is de afgelopen twee jaar al volop over geschreven: zorg dat je niet acht uur onafgebroken achter je beeldscherm zit en dat je genoeg beweegt tussendoor. Op kantoor bewegen we vanzelf al wat meer: we wisselen van vergaderkamer, gaan een stukje wandelen tijdens de lunch of lopen even met een collega naar het koffieapparaat. Zorg dat je ook thuis aan voldoende beweging komt. Kies als dat kan voor een sta-zit-werkplek, ren even naar zolder om de was op te hangen of ga voor een Ommetje. Behalve beweging, helpt goede apparatuur natuurlijk ook: een koptelefoon die niet knelt en een helder geluid geeft, een laptop die op de juiste hoogte staat, al dan niet met een tweede beeldscherm, goed licht op je werkplek en – als je die nodig hebt – een fijne computerbril.
2. Digitale vaardigheden
Investeer als organisatie in de digitale vaardigheden van je mensen. De ontwikkelingen gaan razendsnel en het is niet voor iedereen even eenvoudig om al die veranderingen te volgen. Zeker mensen van boven de vijftig – maar ook jongere mensen – kunnen soms een helpende hand gebruiken. Dan hebben we het niet over een intensieve cursus van drie dagen vol algemeenheden. Gewoon eens in de zoveel tijd even een uurtje naast iemand zitten en gerichte tips geven, dat maakt het digitale leven zo veel makkelijker.
3. Omgaan met workload
Er komt steeds meer informatie op ons af, vanuit verschillende kanalen: e-mail, Microsoft Teams, chat en misschien is er binnen jouw organisatie ook nog een intranet of een ander organisatiespecifiek communicatiekanaal zoals Yammer. Het is niet vreemd dat sommige medewerkers het overzicht kwijtraken. Dat kan een uitdaging zijn. Het probleem bij mensen die te veel hooi op hun vork nemen, zit ‘m vaak bij het verliezen van overzicht. Als je geen overzicht hebt over wat je nog moet doen, kun je ook geen keuzes maken en als je niet kan kiezen, ga je maar mee in de waan van de dag. De kans is groot dat de aandacht dan gaat naar de collega die het hardst roept of de klant die het laatste mailtje heeft gestuurd.
In de praktijk
Een paar concrete handvatten:
- Breng relevante informatie uit verschillende bronnen samen op een gepersonaliseerde startpagina in Viva Connections.
- Creëer ook één plek voor al jouw actiepunten. Of dat nou de Planner in Teams is of je vlaggetjes in Outlook, zorg voor overzicht!
- Stimuleer je medewerkers om focustijd te boeken in hun agenda, al is het maar dagelijks een kwartiertje. Die tijd kunnen ze besteden aan het creëren van overzicht. Viva Insights helpt daarbij.
- Overzicht begint met digitaal opruimen. Uitpuilende mailboxen zorgen voor chaos in je hoofd. De chatfunctie in Microsoft Teams kan een deel van de oplossing zijn.
- Vermijd afleiding. Afleiding is een trigger voor stress. Collega’s aan je bureau, kinderen die rond de keukentafel rennen of je thuiskantoor binnen komen stormen, maar ook piepjes en bliepjes op je telefoon en pop-ups op je laptop zijn funest. Collega’s en kinderen kun je moeilijk uitzetten, maar die meldingen op je smartphone en laptop, die hebben toch echt een uitknop.
Nieuwsgierig?
Wij kunnen je medewerkers helpen digitaal fitter te worden. We geven ze bijvoorbeeld handvatten om hun focustijd goed in te zetten of om hun taken op een effectievere manier te plannen. We kunnen ook met je medewerkers meedenken hoe zij digitale middelen slimmer kunnen inzetten. Meer weten? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
