Een Ferrari hebben, maar er niet harder mee rijden dan honderd kilometer per uur. Zonde! Dan was je ook prima uit geweest met een Prius. Dit zien we helaas wel vaak gebeuren bij organisaties. Een geweldige bolide – lees: Microsoft 365 – in de garage hebben staan, waar je vervolgens niet uithaalt wat erin zit. In deze blog vertelt Bas van Leur waarom het belangrijk is dat je medewerkers met het juiste virtuele vervoersmiddel op pad gaan.
Slimme knopjes
Vroeger kocht je als organisatie eens in de zoveel jaar een nieuwe versie van Microsoft Office of Windows, vandaag de dag lift je automatisch met alle vernieuwingen mee en heb je een hele rits aan applicaties tot je beschikking. Toch werken de meeste mensen nog steeds alleen maar met Excel, Word, PowerPoint en Outlook. Ik zie daar inderdaad wel een parallel met de auto-industrie. Vrienden kopen nieuwe auto’s, geven daar bakken geld aan uit en rijden er vervolgens mee alsof het nog hun oude auto is. Ik ben een van de weinige mensen die het boekje pakt en dat van voor naar achter uitpluist. Zo weet ik tenminste wél waar al die slimme knopjes voor zijn.
In de blubber met een Fiat 500
Als je een auto koopt, dan koop je er een die past bij wat je ermee wil doen. Als je off-road wil rijden, heb je een fourwheeldrive nodig. Ben je een echte racer, dan koop je liever een aerodynamische auto met een krachtige motor. Wil je boodschappen doen, dan koop je waarschijnlijk het liefst een klein autootje dat je makkelijk ergens kunt parkeren. In Microsoft 365 zijn al die auto’s vertegenwoordigd. Je moet alleen zoeken naar welke functionaliteiten je medewerkers nodig hebben om hun werk optimaal te kunnen doen. In de praktijk wordt er vaak een eenheidsworst uitgerold, met dezelfde functionaliteiten voor alle medewerkers. Dan heb je dus dikke kans dat medewerkers spreekwoordelijk boodschappen gaan doen in een Ferrari of in de blubber belanden met een Fiat 500.
In de praktijk
Bij Tata Steel hebben wij service-engineers leren werken met Microsoft Planner, één van de slimme tools in Microsoft 365. Dat is de enige tool uit het Office pakket die zij nodig hebben in hun werk, waarom zou je ze dan leren werken met Excel, Word, PowerPoint, OneNote of Outlook? Dit was een adoptieproces dat voor honderd procent geslaagd is, en waarom? Deze medewerkers hadden een fourwheeldrive nodig om mee door de blubber te rijden en die hebben ze ook gekregen. Met een Ferrari of Fiat 500 kunnen ze simpelweg niets.
Voor iedereen een auto in de 365-garage
Om de juiste bolide voor de juiste medewerker te vinden, moet je goed kijken naar wat het primaire proces is waar zo’n medewerker mee te maken heeft. Hoe werkt het proces? Welke handelingen moet hij, zij of hen uitvoeren? Wie is daar nog meer bij betrokken? Dan ga je pas kijken welke tool daarbij hoort. Dat kan om een kleine aanpassing gaan. Neem bijvoorbeeld een managementassistent die twintig keer per dag een uitnodiging moet versturen met een pdf met de routebeschrijving. Daar kun je heel eenvoudig een extra knopje voor in Outlook maken. Maar het kan ook gaan om een grotere uitdaging, bijvoorbeeld een werkgroep in een gemeente die in samenwerking met burgers en bedrijven aan gebiedsontwikkeling doet. Dan heb je te maken met een projectmatige samenwerking, waar zaken bij komen kijken als vergaderingen, beleidsstukken en vergunningen. Ook voor hen staat er een auto in de 365-garage, alleen zal dat een andere zijn dan die voor de bovengenoemde managementassistent of de service-engineers van Tata Steel.
Extra rijles
Welke auto je ook kiest, je moet er wel in leren rijden. Geloof me, als je in een Ferrari wil rijden, heb je een extra rijles nodig. Ik heb het één keer gedaan en ik weet sindsdien waarom het logo van Ferrari een steigerend paard is. Als ik maar aan het gaspedaal dacht, was die wagen al vertrokken. Ook met een fourwheeldrive rij je niet zomaar door de blubber, dat moet je ook ervaren. Hetzelfde geldt voor Microsoft 365-applicaties. Je kunt wel tools een organisatie inschuiven, maar je moet mensen ook de juiste instructies meegeven en ze laten ervaren wat er gebeurt als je er in de praktijk mee aan de slag gaat. Alleen zo zullen ze hun auto – welke het dan ook is – goed leren besturen.
Meer weten?
Ben je benieuwd welke tools jouw medewerkers optimaal ondersteunen? Wij helpen je bij het vinden van een passende usecase. Dat doen we niet simpelweg op basis van een functieprofiel of rollen zoals ze bij HR bekend zijn. Dat doen we door met mensen te praten, door te kijken naar de processen. Als we alle elementen in kaart hebben en jouw doelstelling helder hebben, pas dan gaan we aan de slag. Zo komen we tot het beste resultaat. Meer weten? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we leren je graag kennen.
