Binnen jouw organisatie een eigen live event plannen, organiseren en hosten met Microsoft Teams? Het lijkt zo eenvoudig, maar om een grote groep mensen online te bereiken, is een goede voorbereiding noodzakelijk. Wij hebben een checklist opgesteld zodat je voorbereid bent op het live event; een checklist voor het organiseren van een live-event in Teams.
Producent
- Maak samen een draaiboek aan de hand van een tijdslijn.
- Zet alle documenten/video die getoond worden, van tevoren open.
- Gebruik bij delen ‘het venster’, niet je bureaublad maar het liefste PowerPoint live
- Spreek met de presentatoren af dat jij alles bediend, zoals video/ microfoon aan/uitzetten en de documenten die gedeeld worden.
- Communiceer met elkaar in de chat.
- Zorg dat je op de dag zelf een kort lijntje hebt met de ICT-afdeling
- Zorg dat bij grote groepen zeker twee personen zijn die de vragen beantwoorden in de Q&A. Dit kan ook een presenter zijn. Leg de personen die de vragen beantwoorden, van tevoren uit hoe het werkt. Zorg voor een back-up verbinding als je afhankelijk bent van WIFI.
- Organiseer een test run voor je live gaat. Dit versterkt het vertrouwen bij iedereen.
Presentator
- Werk via de applicatie Teams op je laptop of desktop.
- Wil je een PowerPoint of video laten zien? Geeft deze vooraf aan de organisator. De organisator zet dit klaar.
- De organisator bediend ook je microfoon en Camera.
- Spreek van te voren met elkaar af wanneer je zichtbaar wilt zijn.
- Ben jij aan de beurt? Tel dan tot 3 voordat je gaat spreken. Dan weet je zeker dat eventuele vertraging op de lijn verholpen is.
- Maak een draaiboek/script van je verhaal inclusief wat bij welke dia hoort.
- Organiseer een live event net zoals je een event op locatie zou organiseren.
- Spreek duidelijk en rustig.
Zelfverzekerd een live event organiseren in Teams
Wij verzorgen live event trainingen voor een kleine groep medewerkers zodat zij zelfstandig en professioneel een livegebeurtenis kunnen uitvoeren. We behandelen het verschil tussen een live event en Teams meeting, de juiste rolverdeling, het opstellen van een draaiboek en het uitnodigingen van je publiek. Daarnaast leren we de kennis en vaardigheden die je medewerkers nodig hebben.
Heb jij een live event op de planning staan en heb je interesse in deze training? Of wil je meer weten over onze live event trainingen? Geef ons een belletje op 0183 – 512 253 of mail naar info@1uur.nu. Wij helpen je graag. Onder ‘Inspiratie‘ op onze website vind je nog veel meer informatie over Teams.
