Checklist voor het organiseren van een live-event in Microsoft Teams

Leestijd: 2 minuten

Binnen jouw organisatie een eigen live event plannen, organiseren en hosten met Microsoft Teams? Het lijkt zo eenvoudig, maar om een grote groep mensen online te bereiken, is een goede voorbereiding noodzakelijk. Wij hebben een checklist opgesteld zodat je voorbereid bent op het live event.

Producent

  • Maak samen een draaiboek aan de hand van een tijdslijn.
  • Zet alle documenten/video die getoond worden, van tevoren open.
  • Gebruik bij delen ‘het venster’, niet je bureaublad maar het liefste PowerPoint live
  • Spreek met de presentatoren af dat jij alles bediend, zoals video/ microfoon aan/uitzetten en de documenten die gedeeld worden.
  • Communiceer met elkaar in de chat.
  • Zorg dat je op de dag zelf een kort lijntje hebt met de ICT-afdeling
  • Zorg dat bij grote groepen zeker twee personen zijn die de vragen beantwoorden in de Q&A. Dit kan ook een presenter zijn. Leg de personen die de vragen beantwoorden, van tevoren uit hoe het werkt. Zorg voor een back-up verbinding als je afhankelijk bent van WIFI.
  • Organiseer een test run voor je live gaat. Dit versterkt het vertrouwen bij iedereen.

Presentator

  • Werk via de applicatie Teams op je laptop of desktop.
  • Wil je een PowerPoint of video laten zien? Geeft deze vooraf aan de organisator. De organisator zet dit klaar.
  • De organisator bediend ook je microfoon en Camera.
  • Spreek van te voren met elkaar af wanneer je zichtbaar wilt zijn.
  • Ben jij aan de beurt? Tel dan tot 3 voordat je gaat spreken. Dan weet je zeker dat eventuele vertraging op de lijn verholpen is.
  • Maak een draaiboek/script van je verhaal inclusief wat bij welke dia hoort.
  • Organiseer een live event net zoals je een event op locatie zou organiseren.
  • Spreek duidelijk en rustig.

Zelfverzekerd een live event organiseren

Wij verzorgen live event trainingen voor een kleine groep medewerkers zodat zij zelfstandig en professioneel een livegebeurtenis kunnen uitvoeren. We behandelen het verschil tussen een live event en Teams meeting, de juiste rolverdeling, het opstellen van een draaiboek en het uitnodigingen van je publiek. Daarnaast leren we de kennis en vaardigheden die je medewerkers nodig hebben.

Heb jij een live event op de planning staan en heb je interesse in deze training? Of wil je meer weten over onze live event trainingen? Geef ons een belletje op 0183 – 512 253 of mail naar info@1uur.nu. Wij helpen je graag.

Deel dit artikel: 

Lees verder

Vier redenen waarom je medewerkers jouw berichten niet lezen
6 februari 2023

Leestijd: 2 minuten Hoe vaak hoor je communicatiemedewerkers niet verzuchten: ‘Ik heb het idee dat het nieuws op ons intranet helemaal niet gelezen wordt’?...

1 februari 2023

Leestijd: < 1 minuut Digitale transformatie is op dit moment een actueel onderwerp en het belang van een succesvolle adoptie van digitale middelen groeit hierdoor...

De rol van HR in digitale toegankelijkheid
23 januari 2023

Leestijd: 2 minuten Bij 1uur.nu willen we dat iedereen zich welkom en geaccepteerd voelt, ongeacht achtergrond, overtuiging of beperking. Die wens gaat verder dan...

9 januari 2023

Leestijd: 2 minuten Onze klant had al lange tijd te maken met inefficiënte interne communicatie. Medewerkers gaven regelmatig aan berichten niet te hebben gelezen,...

9 januari 2023

Leestijd: 2 minuten De arbeidsmarkt is krapper dan ooit. Het vinden van nieuw talent lijkt een onmogelijke opgave. Des te belangrijker is het om...

5 januari 2023

Leestijd: 2 minuten Enkele weken geleden hebben wij ons team uitgebreid met een nieuwe collega. Joël is bij ons aan de slag  gegaan als...

Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief

1uur.nu gebruikt cookies voor website-optimalisatie.
Klik hier voor meer uitleg.