Een nieuwe fiets zet je toch niet bij het grofvuil na hem één keer gebruikt te hebben? Je gaat er zuinig mee om, ontdekt de mogelijkheden van de versnellingen en probeert er zo lang mogelijk mee te doen. Datzelfde zou moeten gelden voor bedrijfssoftware. Heb jij een visie op duurzame inzet van Microsoft Teams, zodat de functionaliteiten ook in de toekomst structureel gebruikt zullen worden?
De kans is groot dat jouw medewerkers op dit moment beeldbellen en chatten met de gratis versie van Microsoft Teams. Door het plotselinge thuiswerken zijn ze daartoe ‘gedwongen’ en in een versneld adoptietraject terechtgekomen. Deze functionaliteiten zijn nuttig, en bovendien essentieel om in deze coronatijd efficiënt te kunnen samenwerken en online te kunnen vergaderen, maar Teams kan zo veel meer. De tool verdient écht een structurele visie.
Upgrade dagelijks werk
Een structurele visie op het gebruik van Microsoftproducten kan er namelijk voor zorgen dat functionaliteiten ‘blijven plakken’ en dat Teams niet bij het grofvuil wordt gezet wanneer we eenmaal terug naar kantoor kunnen. Dat digitale middelen zodanig worden ingezet dat ze als lift fungeren voor bedrijfsprocessen. Als upgrade voor het dagelijks werk van iedere medewerker. Maar dan moeten ze wel weten hoe – en jij kunt hen daarin helpen. Ten eerste kijk je naar manieren waarop Teams online samenwerken nog verder zou kunnen ondersteunen. Je besteedt aandacht aan effectieve online communicatie, slimme werkroutines voor online vergaderingen en brengt de functionaliteiten onder de aandacht die samenwerken in online documenten mogelijk maken.
Teams als startpunt
Om het perspectief nog verder te verbreden, integreer je vervolgens de wereld van Office 365 met Teams. Denk hierbij aan Planner als integraal onderdeel van Teams, SharePoint om documenten te organiseren, OneNote voor aantekeningen tijdens vergaderingen, en natuurlijk de traditionele tools zoals Word, PowerPoint en Excel. Teams als startpunt voor je hele Office 365-omgeving: dat wil je, maar dan moet je nu beginnen met de voorbereidingen daarop.
Volledige integratie
De volgende stap richting standaardisatie van digivaardigheden en nieuwe werkroutines, maak je door aanvullende apps te integreren. Denk aan Sway, Forms en Delve. Door deze – en eigen – business applicaties aan te sluiten op Teams, ontstaat volledige integratie en worden werkroutines geoptimaliseerd.
En dat is waar jij uiteindelijk je business value uit zal halen. Hoe meer tools en apps je integreert in Teams, hoe meer business value je haalt uit digitale middelen. Zodra Office 365 volledig is geïntegreerd in jouw business, heb je de ultieme vorm van adoptie bereikt. Om daar te komen, is het belangrijk dat je nu het digitale bedrag van je medewerkers beïnvloed door hen te begeleiden in het ontwikkelen van routines.
Zorg voor een stip aan de horizon, creëer een visie. Je zal zien dat Teams meer waarde heeft dan je van tevoren had gedacht. Benieuwd hoe? Bekijk dit voorbeeld uit de praktijk.
