OneNote is in veel organisaties onmisbaar geworden, maar er zijn ook nog medewerkers die OneNote niet gebruiken óf niet eens weten dat OneNote bestaat. OneNote is een applicatie waarin je zowel individuele én gezamenlijke notities kunt bijhouden en eenvoudig te koppelen is met andere Microsoft applicaties, waaronder Microsoft Teams. In deze blog delen we maar liefst 7 geheimen van OneNote die jou kunnen helpen om efficiënter gebruik te maken van deze handige applicatie.
Koppeling met Outlook agenda
OneNote werkt eenvoudig samen met verschillende Microsoft-applicaties waaronder Outlook. Bij de start van een vergadering kun je details van je vergaderingen uit Outlook laden in je Notitieblok van OneNote. Via Details van vergadering selecteer je de vergadering waarna de details in jouw OneNote zichtbaar worden. Nu zie je onder andere de titel, datum en locatie van de vergadering maar ook alle deelnemers die zijn uitgenodigd voor de vergadering. Je kunt hierdoor gemakkelijk zien of iedereen aanwezig is. Vervolgens kun je onder ‘Notities’ jouw notities maken.
Taak maken van notulen
Het kan voorkomen dat je notities aan het maken bent en dat daaruit taken voortkomen. In OneNote kun je van een notitie direct een taak maken die je vervolgens in zowel je Outlook-takenlijst als in je Microsoft To Do applicatie terug vindt. Dit doe je door de taak te selecteren en via het rode vlaggetje aan te geven voor wanner deze taak is, hierna is de taak direct zichtbaar in Outlook en To Do.
Tags koppelen aan actiepunten
Voor samenwerkende teams is het handig tags te koppelen aan bepaalde actiepunten. Om overzicht te houden welke actiepunten voor jou relevant zijn kun je in OneNote een tag aan maken met jouw naam en gewenst icoontje. Wanneer een collega actiepunten voor jou heeft, hoeft diegene enkel jouw tag te koppelen aan het actiepunt in de OneNote. Vervolgens kun jij vanuit het markeringsoverzicht eenvoudig zien welke actiepunten aan jou gekoppeld zijn.
Sjablonen voor OneNote
Microsoft heeft veel standaard sjablonen – een opmaak die voor herhaaldelijk gebruik bedoeld is – voor OneNote maar je kunt ook zelf sjablonen maken wanneer je een bepaalde opmaak vaker gebruikt. Dit is handig als je bijvoorbeeld tijdens een wekelijkse vergadering altijd dezelfde punten wilt bespreken. Maak je gewenste sjaboon en sla deze vervolgens op in paginasjablonen onder het tabblad Invoegen. Hier vind je vervolgens onder Mijn sjablonen jouw opgeslagen varianten maar kun je ook eenvoudig de standaard sjablonen selecteren.
Word-document ‘Afdrukken’ in OneNote
Je kunt heel eenvoudig je Word document ‘afdrukken’ in je OneNote. Hierdoor bespaar je papier en kun je toch eenvoudig aantekeningen maken bij elke alinea met de digitale pen in OneNote. Nadat je word-document is geüpload in OneNote kun je markeren, notities en feedback invoegen. Deze functionaliteit is een duurzaam alternatief voor het printen van het Word-document. Vaak willen mensen het Word-document printen om erop te krabbelen en eenvoudig aantekeningen te maken, en dit kan nu voortaan via deze handige functie omdat je via je OneNote je aantekeningen kan toevoegen.
Audio opname tijdens vergaderingen
In OneNote zit de functionaliteit om een audio-opname te starten tijdens het luisteren naar bijvoorbeeld een presentatie. Nadat je de audio opname handmatig hebt gestart kun je aantekeningen maken waarbij je niet bang hoeft te zijn dat je iets van de presentatie mist. De audio van de presentatie wordt opgenomen en vervolgens in stukjes gehakt die gekoppeld worden aan jouw geschreven notulen. Nadat je je aantekeningen hebt gemaakt komt er een opname icoontje voor de zin te staan, om vervolgens gemakkelijk dat deel van de presentatie terug te kunnen luisteren.
Inspreken via OneNote op je mobiele telefoon
Op de mobiele applicatie van OneNote kun je jouw tekst inspreken om het vervolgens terug te luisteren. Dit is bijvoorbeeld erg handig wanneer je een telefoongesprek hebt in de auto en je na het telefoongesprek snel je actiepunten of een korte samenvatting wilt noteren maar dat niet kan omdat je op de weg moet letten. Je kunt dan in de applicatie inspreken en na de autorit de opname terugluisteren.
Wist je dat?
We eerder een blog hebben geschreven over 6 handige tips voor het gebruik van OneNote? Klik hier om het blog te lezen.
Meer weten?
Wil je meer weten over hoe je OneNote efficiënt kunt gebruiken in jouw organisatie? Of ben je benieuwd naar meer geheimen van OneNote? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
