De digitale transformatie is here to stay. Dat is voor iedereen voelbaar, maar in het bijzonder ook voor de secretaresses. In deze blog vertelt Joyce Dunnewold, trainer bij 1uur.nu, over de impact van digitale verandering op secretaresses en het belang van adoptie.
Geen ‘one size fits all’-oplossing
Volgens een studie van McKinsey heeft Covid-19 de digitale transformatie versneld met zeven jaar. Dat beïnvloedt alle functies binnen een organisatie en zeker de rol van de secretaresses. In een eerdere blog schreef collega Karin van Asselt al dat er geen ‘one size fits all’-oplossing is voor alle adoptie-uitdagingen. Dat geldt zeker voor de secretaresses. Door aan te nemen dat zij – of hij, natuurlijk – voldoende heeft aan dezelfde adoptietraining die iedereen krijgt binnen de organisatie, doe je haar absoluut tekort.
Speciale aandacht voor de secretaresse
Als je kijkt naar de rol die een secretaresse vervult en hoe zij omgaat met informatie binnen een bedrijf, verdient zij echt speciale aandacht in het adoptietraject. Was voorheen e-mail het belangrijkste communicatiekanaal, met de overstap naar Microsoft 365 verandert dat drastisch. Ineens is toegang tot de mailbox van de manager geen garantie meer dat je alle informatie tot je krijgt. Microsoft Teams is het startpunt van de werkdag geworden. Haar klakkeloos toevoegen aan alle Teams en Kanalen waarin haar manager(s) zitten, zorgt ervoor dat ze wordt overladen met informatie. Hoe houdt zij dan toch het overzicht? Het is heel belangrijk om te zorgen dat de situatie goed werkbaar blijft voor haar. Behalve uitdagingen zijn er ook tools die het werk van de secretaresse makkelijker kunnen maken. Het is belangrijk haar daar vertrouwd mee te maken.
De voorbeeldfunctie van de secretaresse in het verandertraject
De secretaresse vervult ook een voorbeeldfunctie. Hoe zij werkt, wordt vaak – bewust of onbewust – door collega’s overgenomen. Als zij bijvoorbeeld notulen van een vergadering gaat delen via Microsoft Teams in plaats van ze rond te mailen, dan zal dat snel als normaal worden beschouwd. Het is dus heel belangrijk juist de secretaresse vroeg mee te nemen in het verandertraject. Zij heeft meer dan wie dan ook inzicht in hoe bestanden binnen de organisatie worden gedeeld en wat bijvoorbeeld een logische indeling is van Teams en Kanalen binnen Microsoft Teams. Zij is de aangewezen persoon om problemen vroegtijdig te signaleren. Ons advies is dan ook om de secretaresse een belangrijke rol te geven in de mastermindgroep die vormgeeft aan het digitaliseringstraject binnen de organisatie.
De rol van de digicoach
Naast de gewone trainingen die binnen de organisatie worden gegeven, is het dus heel verstandig om de secretaresse ook een extra training van een digicoach te geven. Met een of twee uur extra training kom je vaak al heel ver. Op die manier kan de digicoach de secretaresse(s) passende begeleiding geven bij taken die specifiek voor haar werk zijn. Zo kun je in korte tijd heel veel bereiken. Een secretaresse die goed haar weg weet te vinden, daar heeft de hele organisatie vervolgens baat bij. Meer weten? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
