Voor veel bedrijven betekende de uitbraak van het coronavirus een versnelde overstap naar digitaal samenwerken. Vooral Microsoft Teams bleek enorm populair. Maar haal je ook alles uit dit samenwerkingsplatform wat erin zit? In veel gevallen is daar de tijd – nog – niet voor geweest. In deze blog vertelt Roel Keizer hoe je meer haalt uit je IT-investeringen en hoe je efficiënt toewerkt naar het gewenste digitale gedrag van je medewerkers.
Explosie
Digitalisering. Of het nu wel of niet hoog op je agenda stond, in het afgelopen jaar zijn we allemaal geconfronteerd met de noodzaak ervan. Volgens een studie van McKinsey heeft Covid-19 de digitale transformatie versneld met zeven jaar. Het onderzoek is gedaan onder een brede range van bedrijven, variërend in grootte, branche en businessmodel, maar iedereen deelt dezelfde ervaring: de digitalisering is geëxplodeerd. Zelfs binnen e-commerce, waar digitalisering haar entree al lang heeft gemaakt, is de ontwikkeling met een factor 3 versneld. Dat betekent dat consumenten en masse digitalisering hebben omarmd. Kortom: als je wilt blijven voortbestaan, is het belang en omarmen van digitalisering niet meer te ontkennen.
Succes ermee
Voor bedrijven betekende dat een versnelde overstap naar digitaal samenwerken. Vooral Microsoft Teams bleek enorm populair. Veel organisaties, ook binnen het MKB, konden het tempo waarin die overstap verliep, maar moeilijk bijbenen. Ze hebben de tijd niet gehad om goed na te denken hoe ze die Microsoft 365-licentie strategisch in willen zetten. Het was aanzetten en ‘succes ermee’.
Er kan veel meer met Microsoft 365 dan je denkt
Die strijd zien we ook bij veel mkb’ers. Teams is beschikbaar, we vergaderen ermee, maar er zit natuurlijk veel meer in die Microsoft 365-licentie dan een online vergaderoptie. Hoe gaan we daar nu mee aan de slag? Wat kan er dan allemaal en hoe zorgen we er nu voor dat iedereen er dan ook gebruik van maakt? En welke afspraken maken we dan rond dat gebruik? Moeten we onze huidige werkwijze aanpassen, en zo ja, hoe dan? In de cloud werken heeft ongetwijfeld z’n voordelen, maar hoe pak ik dat aan? Ik begrijp die strijd heel goed. Bij een vorige werkgever heb ik zelf Microsoft 365 uit laten rollen. Ik dacht, ook binnen de hectiek van alledag, iedereen weet wel hoe ze hiermee moeten werken, ze gebruiken het thuis ook, dat komt wel goed. Maar daar heb ik een serieuze kans laten lopen. Terugkijkend weet ik dat ik nog geen 15 procent van de functionaliteiten van Microsoft 365 heb verzilverd. Terwijl ik er wel voor betaalde.
Nu ik alle ins en outs beter ken, weet ik pas welke mogelijkheden er allemaal zijn. En weet ik dat ik destijds ook onnodig aanvullende oplossingen heb aangeschaft. Heel praktisch en dicht bij huis, ik werkte zelf bijvoorbeeld met een app om slim notities te kunnen maken. Daar betaalde ik 50 euro per jaar voor, privé. Terwijl met OneNote, wat al in de Microsoft 365-licentie zit, precies hetzelfde en qua integratie meer mee kan, zonder daar een cent extra voor te betalen. Maar als je niet weet dat het erin zit, kun je er ook niet naar op zoek. Verder heb ik mensen onvoldoende meegenomen in het waarom: waarom deze migratie, waarom deze overstap naar de cloud, welke mogelijkheden zijn er en gaan we die gebruiken? En zo ja , hoe dan? Waarom is digitalisering zo belangrijk en wat willen op dat vlak bereiken? En zonder een duidelijk waarom – de reden voor verandering – geen motivatie, geen beweging, geen gedragsverandering. Je kunt wel zeggen: we gaan vanaf nu in de cloud werken, maar als je niet vertelt hoe en ze daarbij ook concreet helpt en de voordelen laten ervaren, blijven mensen de dingen doen zoals ze die altijd al deden en verandert er in de basis niets.
Ogen openen
Ik had gewild dat ik me toen bewuster was geweest van de noodzaak van adoptie, het belang van eindgebruikers focus en ondersteuning en de mogelijkheden van een bedrijf als 1uur.nu. Want dat is precies wat wij doen: dat inzicht geven, laten ervaren en zorgen dat je optimaal gebruik maakt van de Microsoft-suite. Of je nou een grote corporate bent of een mkb’er. We beginnen altijd met een inspiratiesessie. Zo geven we je inzicht in wat er in zo’n licentie zit en welke voordelen dat oplevert. Dat doen we in een uur, anderhalf uur, en we gebruiken vooral heel praktische voorbeelden uit onze klanten praktijk, die herkenbaar zijn. Dat opent al veel ogen. We zien mensen denken tijdens zo’n sessie: hé, in mijn dagelijkse werk loop ik hier ook tegen aan, deze functionaliteit zou mij kunnen helpen.
Gedragsverandering
Na zo’n inspiratiesessie gaan we aan de slag om scherp te krijgen hoe een specifieke organisatie Teams en de andere functionaliteiten van Microsoft 365 zou kunnen gebruiken. Dankzij onze jarenlange ervaring hebben wij onze Teams-training kunnen standaardiseren. We hebben de overvloed aan functionaliteiten en mogelijkheden opgesplitst in kleine, behapbare componenten gekoppeld aan gebruiksscenario’s. Dit hebben we gedaan om bij onze corporate klanten, met een korte doorlooptijd en specifieke focus, grote aantallen eindgebruikers te kunnen trainen. Denk aan zo’n 40.000 medewerkers in 4 weken. Het voordeel van het opknippen van de onderwerpen is dat we op klantniveau kunnen kijken wat past bij zijn of haar prioriteiten. Wil je beter vergaderen, efficiënter communiceren, veilig omgaan met gegevens, slimmer samenwerken of effectiever taakbeheer? Met onze Modern Work Scan krijg je concreet inzicht in de digitaliseringsvaardigheid binnen de organisatie, waar de meeste winst valt te behalen en hoe de productiviteit en samenwerking binnen je organisatie kan verbeteren. Wat in dit geval voor corporate is ontwikkeld is ook in te zetten voor MKB. Zo krijg je een op maat samengestelde training voor een mkb-prijs. En zo werken we stap voor stap, in een behapbaar tempo, toe naar het gewenste digitale gedrag van je medewerkers, waarbij we altijd focussen op het werk en de digitale hulpmiddelen van die eindgebruiker.
Nieuwsgierig?
Benieuwd hoe we andere organisaties hebben geholpen met het slim in gebruik nemen van de Microsoft Suite? Heb je zelf ook behoefte aan meer rendement op je IT-investeringen? Lukt het niet vanzelf, maar ben je uitgekeken op de traditionele manieren van leren en veranderen? Wil je kennisdeling, (online) samenwerken en communicatie significant verbeteren? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
