Veiligheid wordt nogal eens gezien als een IT-feestje. Natuurlijk speelt technologie een grote rol bij het beveiligen van een bedrijfsnetwerk. Maar wist je dat je als medewerker ook actief kunt bijdragen aan een veilige werkomgeving. Weet jij hoe je om moet gaan met bijvoorbeeld wifi-netwerken of hoe je een bestand veilig moet delen? In deze blog geeft Claudia van Heelsbergen, hoofd trainer bij 1uur.nu, een aantal praktische tips om vandaag al veiliger te werken.
1. Vermijd openbare wifi-netwerken
Altijd en overal kunnen werken brengt veel voordelen met zich mee. Werken vanaf de keukentafel, onderweg in de trein of bij je favoriete fastfoodketen met die grote gouden M, het kan allemaal. Wees je er echter van bewust dat openbare wifinetwerken niet veilig zijn. Iedereen die een beetje een whizzkid is, kan je beeldscherm overnemen, daar hoef je echt geen volleerd hacker voor te zijn. Gebruik de VPN-verbinding van je werkgever of maak van je telefoon een hotspot. Dat laatste kan – afhankelijk van je databundel – geld kosten, check dat dus wel even vooraf.
2. Let op pottenkijkers
Natuurlijk laat jij niet, à la Gert-Jan Segers, je belangrijke papieren rondslingeren in de trein. Maar let je er wel op dat niemand op je scherm mee kan kijken? Los van virtuele pottenkijkers, moet je natuurlijk ook rekening houden met ‘fysieke’ pottenkijkers. Als je nog even je mail checkt in de trein of de laatste hand aan dat belangrijke document legt bij je favoriete koffietentje, kijk eens even om je heen. Gebruik een privacyfilter of zet de helderheid van je scherm wat zachter. Of draai je om, als dat gaat.
3. Deel documenten op een slimme manier
Een document als bijlage mailen is sowieso heel erg passé. Niet alleen onhandig qua versiebeheer, maar ook nog eens onveilig. Degene die jouw document in handen heeft kan er van alles mee doen, zonder dat jij daar enige zeggenschap over hebt. Deel daarom koppelingen naar documenten in OneNote of SharePoint. Dat heeft een aantal voordelen, naast slim versiebeheer.
Beheer de toegang
Op het moment dat je een koppeling deelt, kun je een aantal instellingen doen. Zo kun je bijvoorbeeld bepalen of iemand alleen mag lezen of het document ook mag bewerken.
Downloaden blokkeren
Als je een koppeling hebt gedeeld met iemand, kun je de toegang tot deze koppeling op een later moment altijd weer intrekken.
Natuurlijk kan iemand die kwaad wil altijd een foto van jouw bestand maken en het namaken, maar dat kost wel meer moeite. Door goed na te denken met wie en hoe je je koppelingen naar documenten deelt, heb je in ieder geval een stuk meer controle. Dus: niet mailen, maar delen, is ons advies.
4. Deel je je scherm of deel je je venster
Ook als je je scherm deelt, moet je even stilstaan bij wat je precies deelt. Als je manager toevallig meekrijgt dat jij net online boodschappen aan het bestellen bent, is dat vandaag de dag waarschijnlijk niet meer zó’n ramp, maar er kan ook iets minder wenselijks op je scherm staan. Als dat dan net gebeurt als je die ene belangrijke klant of die grote leverancier spreekt, is dat misschien niet heel handig. Als je je scherm deelt, en je switcht bijvoorbeeld naar Outlook, kan degene aan de andere kant van je scherm meekijken in jouw mailbox. Dan heb ik het nog niet gehad over andere bedrijfssystemen die niemand van buiten in hoeft te zien. Door je venster te delen in plaats van je scherm, deel je alleen dat wat je daadwerkelijk wil delen. Extra tip: je ziet wat je deelt omdat daar een rode rand omheen staat.
5. Sluit je chat als de vergadering is afgelopen
Tijdens een vergadering in Teams, heb je de mogelijkheid in de chat iets even snel te delen. Heel handig, maar zet die chat wel uit als de vergadering voorbij is want dat kan tot ongewenste situaties leiden. Zo was er onlangs een man die een online sollicitatiegesprek had. Na het gesprek gingen de HR-dames van zijn potentieel nieuwe werkgever nog even chatten over zijn salaris. Dat gaf hem een goede onderhandelingspositie en daar is niets mis mee, maar tijdens een aandeelhoudersvergadering met externen is een soortgelijke situatie misschien toch niet de bedoeling.
In de vergaderopties van Teams kun je veel dingen vooraf instellen. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om alleen chatberichten tijdens de vergadering toe te staan. Wel zo veilig.
6. Lock je beeldscherm
Thuis aan de keukentafel had je waarschijnlijk hooguit je dochter van twee of de oppaslabrador van de buren die op je scherm mee kon kijken. Nu we weer wat vaker op kantoor zijn, is het slim je scherm te vergrendelen als je wegloopt. Dat doe je heel simpel met Windows+L (de L van Lock of, voor wie dat leuker vindt, van Lunch). Extra tip: vergeten je collega’s hun scherm te vergrendelen? Draai dan hun muis om, wedden dat ze het snel zijn afgeleerd!
7. Meld je af
Nog een extra tip voor organisaties waar meerdere mensen op één computer werken, denk aan de zorg of in winkels. Als je inlogt in Office 365 krijg je altijd de vraag voorgeschoteld of je aangemeld wil blijven. Kies daar ‘Nee’. Als je wel aangemeld blijft kan een ander moeiteloos onder jouw naam mails en chatberichten versturen of iets anders doen. Ben je klaar? Meld je dan af voor je alles afsluit.
Meer weten?
In de week van 13 tot en met 17 juni 2022 organiseert 1uur.nu de ‘Week van Veilig Digitaal Werken’. Elke dag geven we een livesessie over onderwerpen zoals Zero Trust en veilig werken in de praktijk. Bekijk hier de livesessies terug. Weten hoe jouw medewerkers nog veiliger kunnen werken? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
