Elke organisatie heeft baat bij een goed draaiende ICT-helpdesk voor technische ondersteuning van je software, daar zal niemand over twijfelen. Een functionele supportdesk brengt je nog nét een stap verder. In deze blog vertelt Annelieke Kuijpers, consultant bij 1uur.nu, hoe juist die functionele hulp bij het gebruik van Office 365 jouw medewerkers ondersteunt in de communicatie en samenwerking.
How-to-vragen
Een functionele supportdesk wordt in het leven geroepen om alle how-to-vragen rondom Office 365 te beantwoorden. Van ‘Hoe gebruik ik deze applicatie?’ tot ‘Waar is deze knop voor?’ of ‘Hoe gebruik ik Teams binnen mijn projectgroep?’, alle vragen die een medewerker heeft over het inzetten van een Office 365-applicatie, daar helpen we mee. Dat kan telefonisch of via mail, maar natuurlijk ook via Microsoft Teams. Alle experts van de functionele supportdesk hebben algemene kennis over alle Office-applicaties, maar ze hebben ook allemaal hun eigen specialismen.
Brug tussen IT en medewerker
Als functionele supportdesk geven we ook korte online sessies, zogenaamde quick learnings. Via open inschrijving kunnen mensen in een kwartiertje wat extra kennis opdoen over een bepaalde functionaliteit. Bij alles wat we doen staan de medewerkers centraal. Hoe kunnen zij het meeste halen uit Office 365? Daarnaast geven we ook soms een stukje advies. Als een afdeling of team ergens tegenaan loopt, hoe kunnen ze Teams of SharePoint dan zo optimaal mogelijk inzetten? Daarbij gaat het vaak om het ontdekken van de vraag achter de vraag, zodat we de best mogelijk oplossing kunnen voorstellen. We denken dus heel proactief mee met de gebruikers. Als een bepaalde functionaliteit in een van de applicaties verandert, schrijven wij erover naar de medewerkers, in niet-technische termen.
Flexibeler dan zelf doen
Natuurlijk kun je in-house een functionele supportdesk opzetten. Dat betekent echter wel dat je genoeg mensen voortdurend moet opleiden. De Office 365-applicaties veranderen razendsnel, en als je daar niet voortdurend bovenop zit, loop je al snel achter de feiten aan. Bij 1uur.nu hebben we een heel netwerk van mensen met de juiste kennis, dat maakt ons heel flexibel. Als er iemand ziek is, is er altijd een collega die in kan vallen en als we additionele kennis nodig hebben, kunnen we altijd iemand inschakelen.
Ondersteuning via website
Om dit hele proces te ondersteunen, richten wij een website in. Daar kunnen medewerkers zien wie wij zijn en dat we doen. Daar kunnen ze ook online sessie boeken en maandelijks het nieuws lezen over de nieuwste updates rondom alle Office-applicaties. Het is ook de plek waar de online champions community – de early adopters – meenemen in wat er allemaal verandert. Tenslotte kunnen alle medewerkers daar een online bibliotheek vinden, waarin alle mogelijke informatie over alle applicaties heel overzichtelijk wordt opgeslagen.
Juiste kennis, juiste plek, juiste moment
Als wij worden ingeschakeld om een functionele supportdesk op te zetten binnen een organisatie, kunnen we dat doen met onze experts, maar we kunnen natuurlijk ook jullie eigen experts inzetten. Zij weten immers precies wat in de organisatie speelt. Wie de experts ook zijn, zij helpen de andere medewerkers zo effectief mogelijk te werken, precies op die manier waar de hele organisatie profijt van heeft. Zo ontlast de functionele supportdesk ook de ICT-helpdesk. De juiste kennis op de juiste plek, op het juiste moment, dat is waar we voor zorgen.
Meer weten?
Benieuwd hoe we jou van dienst kunnen zijn met een functionele supportdesk? Meer informatie lees je hier. Wil je persoonlijk advies? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
