Voor succesvolle projecten zijn projectleiders van onschatbare waarde, maar zij zijn zeker niet de enige sleutel tot succes. Een goede samenwerking met stakeholders is cruciaal. Je hebt een sterke betrokkenheid van verschillende partijen nodig en wilt de belangen zorgvuldig afstemmen. Maar hoe creëer je draagvlak en hoe krijg je de juiste stakeholders enthousiast voor jouw project? In deze blog deelt Karin van Asselt, adoptieconsultant bij 1uur.nu, waardevolle inzichten en praktische tips voor effectief stakeholdermanagement.
Je kunt het niet alleen
Laten we beginnen bij een groot misverstand. Een projectleider kan niet in zijn – of haar of hun – eentje een project dragen. Dat klinkt misschien als een open deur, maar toch gaat het daar in veel organisaties fout. Mensen kijken vol verwachting naar de projectleider: ‘Jij hebt deze opdracht gekregen, dus zeg jij maar wat we moeten doen.’ Zo simpel ligt het niet, er zijn veel meer factoren nodig om de gewenste projectresultaten te behalen en het project tot een succesvol einde te brengen.
Opdrachtgever en stakeholders
Eén van die succesfactoren is een duidelijke opdrachtgever, die ook die rol als opdrachtgever serieus oppakt. Daarnaast zijn er andere betrokkenen die vanuit hun rol de projectleider ondersteunen en die draagvlak helpen creëren voor het project, mensen met mandaat of enthousiasme die anderen in beweging kunnen krijgen. Dus ja, de projectleider is degene die het project aanjaagt, coördineert en faciliteert, maar de projectleider kan het niet alleen.
Jouw project heeft impact op verschillende doelgroepen. Hoe gaan zij om met de veranderingen? Welke behoeften en belangen hebben zij? En hoe kan je hen het beste helpen en ondersteunen de transitie te maken. Zowel de betrokkenen die het project dragen, als degenen die de resultaten ervaren, zijn stakeholders voor het project. Ze hebben letterlijk een aandeel.
Effectieve communicatie met stakeholders
Effectieve communicatie met stakeholders, gedurende het hele project, is daarom cruciaal. Het gaat niet alleen om het informeren van de stakeholders, maar juist om het actief luisteren naar hun zorgen en feedback, en het openstaan voor een nauwe samenwerking. Door een cultuur van open communicatie en samenwerking te bevorderen, kunnen projectleiders en stakeholders gezamenlijk de uitdagingen aanpakken, verbinding creëren en gezamenlijke doelen bereiken.
Een duidelijke behoefte
Een project begint met het in kaart brengen van de behoefte die leeft in de organisatie. Zo kan er binnen een organisatie een behoefte leven om security onder de aandacht te brengen. Een securityofficer herkent de behoefte, maar is niet per se – of misschien beter: juist niet – de persoon om de behoefte duidelijk op de kaart te zetten. Zo’n functionaris moet dan op zoek naar een opdrachtgever. De opdrachtgever is een medestander, het liefst iemand met mandaat, die iets te zeggen heeft over budgetten en die de behoefte erkent.
Een situatieschets en een projectbrief
De opdrachtgever is de persoon die de huidige en de gewenste situatie moet schetsen: dit is het probleem en dit is het resultaat. Dan pas is het tijd om een projectleider aan te wijzen. De projectleider kan vervolgens informatie ophalen over waar de organisatie staat rondom het probleem en hoe de oplossing het best invulling kan krijgen. Pas als de projectleider weet wat het probleem en het beoogde projectresultaat is, weet hij welke mensen hem kunnen ondersteunen en op welke medewerkers het project impact gaat hebben. De projectleider stelt vervolgens een projectbrief op, die de opdrachtgever moet accorderen.
Een stakeholderanalyse
Als de projectbrief helder is, is het tijd voor het projectplan en om het stakeholderlandschap verder in kaart te brengen. Voor effectief stakeholdermanagement is het nodig om belangrijke stakeholders te identificeren en inzicht te krijgen in hun belangen, standpunten en wensen en behoeften. Het inzichtelijk maken van de stakeholders gebeurt vaak met het projectteam, de opdrachtgever en vertegenwoordiging vanuit de verwachte doelgroepen.
Bouwen aan relaties
Het kan voorkomen dat een stakeholder niet zo betrokken bij je project is om welke reden dan ook, terwijl deze stakeholder wel essentieel is voor het project. Dan is het belangrijk de dialoog aan te gaan, aan een goede relatie te werken, informatie uit te wisselen en nauw in contact te blijven. Alleen zo kun je de stakeholders begrijpen, ondersteunen en tot een succesvolle samenwerking komen.
Stakeholdermanagement in de praktijk
Hoe je werkt aan die relaties met je stakeholders, is afhankelijk van wie de stakeholder zijn. Is het één persoon, bijvoorbeeld een afdelingsmanager of iemand uit de Raad van Bestuur? Dan is het wellicht voldoende om een goed gesprek aan te gaan. Heb je te maken met managers die hun teams moeten informeren? Dan kun je ze helpen een collectieve bijeenkomst te organiseren, zoals een inspiratiesessie. Zo kun je uiteindelijk samen de mensen waarop je impact hebt, verleiden en motiveren om in het project mee te gaan.
Meer weten?
Ben jij benieuwd hoe je jouw stakeholders in kaart brengt en succesvol meekrijgt? Bij 1uur.nu hebben we jarenlange ervaring opgebouwd en die zetten we graag in om jou te helpen. Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we leren je graag kennen.
