Microsoft Teams is ongekend populair. Terecht vinden wij, het is hét samenwerkingsplatform van Microsoft. Of je nu bestanden wil delen, samenwerken aan documenten of wilt vergaderen of anderszins communiceren: je regelt het met Microsoft Teams. Toch zijn er ook valkuilen als je met Teams aan de slag gaat. In deze blog bespreekt Andrina Simons, adoptieconsultant bij 1uur.nu, wat de grootste valkuil is en deelt ze haar aanbevelingen.
Goede samenwerking staat of valt met afspraken
Wat wij regelmatig zien, is dat organisaties Microsoft Teams implementeren, zonder dat ze daar goede afspraken over maken. Om goed en efficiënt samen te kunnen werken, moeten er ook samenwerkingsafspraken worden gemaakt. Natuurlijk moeten mensen weten hoe een systeem werkt, maar dat stukje kennis is vrij eenvoudig bij te brengen met een e-learning of webinar. Maar als er geen afspraken worden gemaakt, zijn mensen ‘lost’. Ineens hebben ze er een tool bij en wat zijn de verwachtingen? Betekent het dat e-mail niet meer wordt gebruikt voor interne communicatie of betekent het dat er nóg een communicatiekanaal is waar je rekening mee moet houden? Als we het hebben over adoptie, denken mensen vaak dat dat gaat over kennis. Als mensen wel de kennis hebben, maar niet goed weten wat de verwachtingen zijn, gaat er alsnog iets scheef. Het gaat niet zo zeer om de knoppen, het gaat meer om de manier van samenwerken waar het systeem een plek in moet krijgen.
Begin met het beleid
Begin met het vaststellen van het beleid, zou dan ook mijn eerste aanbeveling zijn. Bepaal samen met het managementteam en een aantal medewerkers hoe jullie binnen de organisatie dit extra middel positioneren. Is Teams het enige samenwerkingsplatform of zijn er ook andere platforms? Hoe ga je om met chat en hoe met e-mail? Mag er ook samengewerkt worden met externen? En zo ja, mag je dan ook documenten delen? Welke functionaliteiten worden aangezet en wat zet je uit? Waar sla je documenten op? En, heel belangrijk, hoe garandeer je de veiligheid van je omgeving? Die organisatiebrede kernafspraken leg je vast in een – digitaal – boekje dat je met de hele organisatie deelt.
Maak dan teamafspraken
Binnen dit boekje kan natuurlijk ruimte worden vrijgehouden voor teamspecifieke afspraken. De kaders liggen vast, maar hoe werk je binnen die kaders samen in je eigen team? Hoe richt je een Teams-site in? Hoe ga je om met documenten die heel specifiek voor jouw team zijn? Gebruik je ook privékanalen? Zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt en verloopt de samenwerking een stuk efficiënter.
Kaders geven vrijheid
Ik merk regelmatig dat de angst leeft dat kaders en afspraken leiden tot inperking van de vrijheid. Het tegendeel is waar. Door beleidsmatig bepaalde zaken te kaderen, geef je medewerkers juist de vrijheid om nieuwe samenwerkingsverbanden te starten. Door goede afspraken te maken, wordt het heel makkelijk om contact te leggen met een collega of om bijvoorbeeld bestanden terug te vinden. Als medewerkers uit verschillende teams samenwerken, kunnen ze dankzij de beleidsafspraken heel goed samenwerken. En als iemand van team wisselt, blijven de basisafspraken gewoon dezelfde.
Ons aanbod
Wij kunnen je op verschillende manieren helpen bij het tot stand brengen van een optimale samenwerking. Onze Modern Work Scan geeft inzicht in wat je als organisatie nodig hebt en welke aanpak de beste resultaten zal opleveren. Dit kan gaan over vaardigheden maar ook zeker over te maken afspraken. Met onze Governance-workshop helpen we je het beleid te bepalen en organisatiebrede kernafspraken te maken. Dit is eventueel aan te vullen met een samenwerk-workshop per team. Om de kennis en vaardigheden van je medewerkers op peil te brengen, bieden we ook verschillende webinars en materialen.
Meer weten?
Nieuwsgierig hoe we jouw organisatie kunnen helpen tot een optimale samenwerking te komen? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
