Eindeloos zoeken naar bestanden, je voortdurend afvragen of je niet iets vergeet en de dag – én je laptop – afsluiten met een hoofd vol denkbeeldige post-its. Herken je dat? Wij soms wel! Daarom organiseerden Joël van der Mijl en Claudia van Heelsbergen, coaches bij 1uur.nu, onlangs een training ‘Grip krijgen op je taken’ voor ons eigen team. Een interessante training vol met praktische handvatten en tips. In deze blog deelt Joël de slimste tips, zodat ook jij meer grip krijgt op je taken.
Getting Things Done in combinatie met Microsoft 365
In onze training combineerden Claudia en ik de principes van Getting Things Done (GTD) met praktische handvatten om meer uit Microsoft 365 te halen. GTD is een timemanagementmethode die aansluit bij moderne werksituaties. De kunst van stressvrije productiviteit, noemt auteur David Allen het zelf. Wat Microsoft 365 is hoeven we niemand meer uit te leggen, veronderstel ik zo. Toch zijn er genoeg weetjes die je helpen om meer uit de Microsoft-suite te halen.
Microsoft To Do en Microsoft Planner
In de training aan onze collega’s richtten we ons met name op productiviteit, timemanagement en grip krijgen op je taken. Microsoft To Do, Microsoft Planner en de integratiemogelijkheden met Outlook en Teams zijn waardevolle tools daarbij. To Do is vooral bedoeld om individuele taken te beheren en Planner gaat meer over samenwerken in teams en afdelingen. Maar zet je ze samen in, dan brengt dat je productiviteit pas écht naar een hoger niveau.
Microsoft To Do voor individuele taken
Met To Do kun je dus een overzichtelijke takenlijst maken voor jezelf. Raak je bij de koffieautomaat in gesprek met een collega en hoor je iets dat je niet wilt vergeten, dan maak je op je mobiel eenvoudig een taak voor jezelf aan. Door al dat soort taken vast te leggen, weet je zeker dat je het niet vergeten kunt en is het makkelijker om het los te laten. Vervolgens kun je – onder het genot van die kop koffie die je net hebt gehaald – de taak verder uitwerken op je laptop. Je kunt een omschrijving toevoegen, een taak onderverdelen in subtaken, iets als belangrijk markeren en taken inplannen. Doe dat realistisch en hou het behapbaar.
Microsoft Planner voor gedeelde taken
In Microsoft Planner registreer je taken op projectniveau. Het is als een kanban-bord waarmee je in buckets kunt werken. Je legt vast wie wat gaat doen en wanneer de deadline is. Ook binnen Planner kun je een taak in subtaken onderverdelen. In die zin lijkt het op To Do, maar dan voor meerdere mensen. Een taak kan altijd worden overgedragen aan iemand anders of je kunt iemand anders verantwoordelijk maken. Ook kun je er bijvoorbeeld eenvoudig OneNote-notities aan toevoegen of andere Microsoft 365-bestanden. In een eerdere blog gaven we al zes interessante tips over hoe je effectief met Microsoft Planner kunt werken.
Integratiemogelijkheden met Outlook en Teams
Het mooie van de Microsoft-oplossingen is natuurlijk dat het zo veel mooie integratiemogelijkheden heeft. Zo zie je bijvoorbeeld taken die in Microsoft Planner aan jou zijn toebedeeld, ook weer terug in Microsoft To Do als persoonlijke taken, onder het kopje ‘toegewezen aan mij’. De taken die je in To Do hebt staan, zijn ook zichtbaar binnen je Outlook agenda, in de takenlijst. Andersom werkt het ook heel handig. Als je bijvoorbeeld aan een e-mail een vlag hebt toegevoegd, zie je die ook terug in To Do. Ook komen taken en gedeelde plannen uit To Do en Planner terug in Microsoft Teams. Als je met veel mensen samenwerkt in Teams kan dit makkelijk zijn. Je kunt bijvoorbeeld een Planner-tabblad toevoegen aan een kanaal in Teams. Hierdoor houd je overzicht over je gezamenlijke projecten en taken.
Meer weten over de eindeloze mogelijkheden?
De mogelijkheden zijn eindeloos en wat voor jouw medewerkers het best werkt, hangt helemaal af van hun functie, hun wensen en hun behoeften. Ben je benieuwd hoe jouw medewerkers meer grip krijgen op hun werkdag door de principes van Getting Things Done te combineren met Microsoft To Do en Planner? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
