Wat is dat toch met kladblokken? Als we een papieren exemplaar hebben, scheuren en schrappen we naar hartenlust, maar als we eenmaal digitale aantekeningen gaan maken, willen we het liefst álles bewaren. Omdat er stiekem in ons allemaal een digitale hamsteraar schuilt, delen we in deze blog een aantal handige tips om orde te scheppen in de digitale notitiebrei.
We horen het vaak op de werkvloer bij klanten: “Een hartstikke mooie tool, Microsoft OneNote, maar ik ben het overzicht kwijt en vind het niet meer prettig werken.” Zonde! Veel werknemers starten dus vol goede moed met OneNote, maar oordelen na een tijdje dat de tool niet goed meer werkt voor hen. Het kost ze veel tijd om aantekeningen terug te vinden, de notities zijn niet op thema of project gecategoriseerd en het is vooral véél.
Tabbladen
Onze eerste tip: werk binnen OneNote met tabbladen. Maak bijvoorbeeld per project of dienst die je levert een tabblad aan, en archiveer alle bijbehorende notities onder het juiste tabblad. Weggooien is nu eenmaal eng, ook wanneer een project is afgerond – dus als je je aantekeningen dan tóch wilt bewaren, kun je ze in elk geval ‘uit het zicht opbergen’. Ook kun je een aparte sectie ‘archief’ aanmaken waaronder je weer alle tabbladen kunt onderbrengen met (bijvoorbeeld) aantekeningen van afgeronde projecten of andere zaken die niet meer actueel zijn.
Subpagina’s
Ten tweede raden we het aan om subpagina’s aan te maken met overkoepelende thema’s. Dat kan ‘groot’, zoals een tabblad met het jaartal 2019, maar ook kleiner, zoals ‘klant X’, waarbinnen weer afzonderlijke projecten lopen die je weer onder tabbladen archiveert. Subpagina’s kun je uit- en inklappen en ordenen in bijvoorbeeld tijdvakken. Zo zorg je ervoor dat je, wanneer je OneNote opent, niet gelijk een hele waslijst aan pagina’s te zien krijgt. Jij bepaalt welke pagina’s actueel zijn en welke dus geopend worden. De rest stop je weg onder een inklapbare subpagina. Wel zo fijn voor zo min mogelijk afleiding.
Omdat OneNote is uitgerust met een goede zoekfunctie, hoef je je geen zorgen te maken dat je je notities té goed opbergt en ze niet meer terug kan vinden. De zoekfunctie spit zowel tabbladen als subpagina’s door en neemt daarbij ook je archieven mee. Voor optimaal overzicht raden we het aan om notitienamen op te slaan onder namen die beginnen met het jaartal, de maand en de dag van aanmaken. Zo worden ze in lijsten ook chronologisch weergegeven – dit doet OneNote niet automatisch.
Kun jij wel wat hulp gebruiken? We staan voor je klaar.
