De software die jij je medewerkers biedt hebben ongetwijfeld alle functionaliteiten die ze nodig hebben, maar toch is het gras bij de buren soms groener… Hoe voorkom je dat medewerkers ‘hun eigen’ software downloaden en alleen maar gebruikmaken van zelf gekozen applicaties?
Het noodgedwongen thuiswerken door de coronacrisis werkt twee potentiële vormen van chaos in de hand. De eerste beschreven we al in onze vorige blog: omdat medewerkers zich hun apps en tools in rap tempo eigen moeten maken, ontstaan individuele werkwijzen en routines. Die moet je later, als we weer ‘terug bij het oude’ zijn, rechttrekken. Daar moet je beleid voor creëren, nu al.
Shadow IT
Ten tweede ontstaat het risico dat jouw medewerkers ongebreideld gebruik gaan maken van zelf gekozen apps en die de voorkeur geven boven de geboden bedrijfsapplicaties. Je krijgt shadow IT: ICT-middelen die jij niet hebt ingekocht en dus ook niet hebt goedgekeurd voor gebruik. Zo kan het gebeuren dat Kees voor videocalls gebruikmaakt van Microsoft Teams, Anne van Zoom en Peter van Hangouts. Ze installeren een arsenaal aan applicaties op hun eigen device, of op de laptop, tablet of telefoon van de zaak. Ook het gebruik van WhatsApp als zakelijk communicatiemiddel neemt in deze tijden mogelijk toe, ondanks dat dit helemaal niet AVG-proof is én ondanks dat jij met Microsoft Teams een prachtige chatfunctionaliteit biedt.
Voorkomen is beter dan genezen
Wees hier alert op. Shadow IT is onnodig; Microsoft Office 365 biedt alle functionaliteiten die medewerkers nodig hebben voor hun dagelijks werk. Individuele keuzes zijn onnodig en zitten snel, efficiënt en veilig samenwerken in de weg. Als jij uniform beleid creëert en medewerkers daarin ook begeleidt, voorkom je dat ze toch nog verleid worden tot het gebruiken van eigen applicaties. Wij kunnen jou daarin alle ondersteuning bieden die je nodig hebt, dankzij onze helpdesk.
Ondersteuning door 1uur.nu
Die ondersteuning is er op alle niveaus. Op het eerste niveau, waarbij het vooral prioriteit dat medewerkers productief kunnen zijn op hun thuiswerkplek. Op het tweede niveau, waar Teams in de volle breedte wordt gebruikt en waar echt een upgrade in productiviteit kan plaatsvinden. Op dat niveau kan Teams mensen écht gaan helpen om hun werk makkelijker, beter, sneller én veiliger uit te voeren. Bij brede inzet van software neemt logischerwijs de complexiteit van vragen toe; ook dan schakelt onze helpdesk op en denkt mee op individueel niveau in specifieke situaties.
En dan is er nog een derde niveau, waar aanvullende apps worden ingezet om verdieping aan te brengen. Wil jouw medewerker met Sway werken in plaats van met PowerPoint? Heeft iemand geopperd om een uitvraag te doen in Forms in plaats van via e-mail? Geen zorgen: wij bieden óók in de verdiepende fase waardevolle ondersteuning. Medewerkers kunnen met al hun vragen bij onze helpdesk terecht.
Hulp nodig?
Waar twee potentiële risico’s op chaos zijn, ontstaat ook de noodzaak om twee vormen van structuur te creëren. Begin daar nu mee! De eerste fase van deze crisis, en dus ook de opstartfase van het thuiswerken, is bijna voorbij – als dat al niet het geval is. Acteer hierop. We helpen je graag! Wil je een concreet voorbeeld uit onze praktijk? Lees hier hoe onze support desk een HR-afdeling verder heeft geholpen.
