Ook het kind van de dokter is weleens ziek, bij de loodgieter thuis lekt de kraan en bij de timmerman thuis piepen de deuren. Wij zijn zeker niet perfect, maar als het om slim samenwerken gaat, doen wij zelf wat we ook naar onze klanten uitdragen. In deze blog vertelt Claudia van Heelsbergen, coach bij 1uur.nu, hoe we bij 1uur.nu slim met elkaar samenwerken.
Task for Planner
Als Gold Partner van Microsoft kan het natuurlijk niet anders dan dat wij met de slimme oplossingen van Microsoft werken. Dat begint met Task for Planner. Daarin zetten de collega’s van Sales alle op handen zijnde opdrachten. Zo kunnen we al een beetje zien wat er mogelijk aankomt en kunnen we checken of we de voldoende mensen hebben en of ze op de juiste plekken in het land zitten. Zodra een opdracht wordt geaccordeerd, en in Task for Planner wordt afgevinkt, wordt er automatisch – met dank aan Power Automate – een nieuw kaartje aangemaakt met alle acties die we moeten uitvoeren. Alle collega’s zien welke taken op hun bordje liggen. Als alle taken zijn afgevinkt, weten we zeker dat alles is uitgevoerd wat nodig is om te starten bij een klant.
Over naar Microsoft Teams
Het kan geen verrassing zijn dat we daarna overstappen naar Microsoft Teams om samen te werken. Voor elke klant wordt er een kanaal aangemaakt in een speciale Teams-omgeving, die ‘Delivery’ heet. Iedereen die een rol heeft bij een project van een klant kan bij dat kanaal. Daarin houden we bij waar we staan, hoe de trainingen zijn verlopen, welke afspraken zijn gemaakt en wat belangrijke aandachtspunten zijn. Ook alle bestanden slaan we hierin op. Heen en weer mailen maken we hiermee intern overbodig en dat bespaart een hoop tijd. Elk kanaal heeft dezelfde structuur, zodat we nooit hoeven te zoeken. Of je nu bij de gemeente Enschede bent ingezet, bij DSM of bij Tata Steel, de opbouw van het kanaal is gelijk.
Moeilijk af te leren
Omdat mailen toch wel een van de lastigste routines blijkt om af te leren, hebben we ook onze e-mailhandtekening aangepast: mochten we per ongeluk toch overbodig mailen dan hebben we in plaats van een e-mailadres nu een knop ‘Chat op Teams’-icoon in de handtekening. Klik je op het icoontje, dan wordt automatisch Microsoft Teams geopend en start een chat met de desbetreffende collega. Op die manier worden vragen en bestanden via Teams gedeeld. Cruciale informatie zit niet meer verstopt in een van die vele e-mails en is daardoor makkelijk terug te vinden.
Hybride werken
Natuurlijk werken wij hybride. Soms zijn we op kantoor in Gorinchem, soms werken we thuis, soms werken we bij Microsoft op het hoofdkantoor en vaak werken we op locatie bij de klant. Daar hebben we de nodige spelregels voor vastgelegd. Zo hebben we bijvoorbeeld afgesproken dat je je – fysieke of virtuele – hand opsteekt als je iets wil zeggen en dat er maar één persoon tegelijk praat. Natuurlijk vergeten we dat weleens, wij zijn ook maar mensen, maar dan spreken we elkaar daarop aan. We maken ook zo veel mogelijk gebruik van onze Surface Hub, het interactieve whiteboard van Microsoft. Ook onze eigen medewerkers kregen daarvoor een training van onze eigen trainers. Wij weten namelijk als geen ander dat als je medewerkers niet helpt opties te ontdekken, deze niet optimaal gebruikt worden. Nu kan iedereen bij ons op kantoor met plezier aan de slag.
In verbinding blijven
Ook al zijn we groot fan van digitale oplossingen, op z’n tijd moet je ook even de tijd nemen om iets leuks met elkaar te doen. Zeker nu onze organisatie groeit als kool is het belangrijk om in verbinding te blijven met je collega’s. Zo hebben we onlangs een barbecue georganiseerd, inclusief partners. Superleuk om zo iedereen beter te leren kennen. We hebben ook iedere drie maanden een teamuitje en op donderdagmiddag organiseren we zo nu en dan een borrel, een heel effectieve manier om mensen naar kantoor te lokken.
Nieuwsgierig wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen?
Wij leren jouw organisatie hoe digitale middelen kunnen bijdragen aan slimmere werkroutines. We benaderen de moderne werkplek vanuit het werk van mensen, maar combineren dat, samen met onze partners, met onze kennis van technologie. Benieuwd waar voor jouw organisatie nog ruimte voor verbetering zit? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
