Hoe ga je naar één manier van samenwerken?  

Leestijd: 3 minuten

Herken je dit: een typische werkdag begint met een overvloed aan meldingen van e-mails, Teams-berichten en zelfs WhatsApp-berichten. Je zoekt naar de laatste versie van een belangrijk document, maar je weet niet waar je moet zoeken. En in welk kanaal je ook zoekt; je kunt niet vinden wat je zoekt. Dit scenario is voor veel organisaties herkenbaar, en het illustreert de veelvoorkomende uitdaging van samenwerkingschaos. Dit brengt ons dan ook bij de vraag: hoe ga je naar één manier van samenwerken? 

Moderne organisaties worden geconfronteerd met de uitdaging om harmonie te bevorderen te midden van de diversiteit aan samenwerkingsmethoden. Zo wordt er bijvoorbeeld gecommuniceerd en samengewerkt via chat, email en Whatsapp. Deze diversiteit kan leiden tot veiligheidsproblemen, inefficiënties en frustratie onder medewerkers. 

In deze blog verkennen we met Matthijs van den Langenberg, accountmanager bij 1uur.nu, de verschillende samenwerkingsmethoden en de uitdagingen die ze met zich meebrengen. We duiken dieper in de vraag: hoe bereik je één uniforme manier van samenwerken binnen Microsoft 365? Van technologische aspecten tot training en best practices. Laten we samen ontdekken hoe organisaties deze samenwerkingspuzzel kunnen oplossen en efficiëntie kunnen bevorderen. 

Verschillende manieren van samenwerken en hun uitdagingen 

Organisaties ervaren vaak een wildgroei aan samenwerkingsmethoden, variërend van e-mail en Teams tot zelfs WhatsApp. Een van de meest gebruikte samenwerkingsmethoden is e-mail. Hoewel e-mail een effectieve manier is om informatie te delen, kan het leiden tot versnippering van gegevens. Wanneer bestanden als bijlagen worden verzonden, ontstaan er vaak verschillende versies, wat tot verwarring en verlies van productiviteit kan leiden. Een mooie oplossing hiervoor is het samenwerken binnen Teams. Dit biedt een gestructureerde omgeving, maar het risico bestaat dat teams binnen Teams verschillende functies op verschillende manieren gebruiken, waardoor uniformiteit in het geding komt.  

De diversiteit in verschillende soorten samenwerkingskanalen en het gebrek aan afspraken daarover kunnen leiden tot veiligheidsproblemen, zoals bij het gebruik van WhatsApp, en inefficiënties en frustraties, zoals het zoeken naar informatie verspreid over verschillende kanalen. 

De bijdrage van Microsoft 365 aan gestroomlijnde samenwerking 

Microsoft 365 speelt een belangrijke rol bij het realiseren van een eenduidige samenwerking binnen organisaties. Met behulp van bijvoorbeeld Teams creëer je een geïntegreerde omgeving waarin communicatie en bestanden op één plek samenkomen. Microsoft 365 biedt vele voordelen. Zo zorgt het ervoor dat alle bestanden uit de organisatie op één centrale plek staan, kun je eenvoudig gegevens delen met collega’s, heb je overal toegang tot informatie en kun je efficiënter (samen)werken. Ook zijn er additionele security componenten beschikbaar die bijdragen aan een veilige moderne werkplek. 

Hoe bereik je één manier van samenwerken? 

De overgang naar één uniforme samenwerkingsmethode begint met een duidelijk beleid. Een grondige inventarisatie van de huidige methoden legt daarbij de basis voor succes. Met een heldere visie is bewustwording de volgende stap. Medewerkers moeten begrijpen welke voordelen de verandering (nieuwe manier van samenwerken) met zich meebrengt, zowel voor henzelf als voor de organisatie. Het is van belang voor het wegnemen en/of voorkomen van weerstand dat medewerkers zelf de voordelen van de uniforme manier van samenwerken gaan inzien. Dan volgt de stap om afspraken te maken over welke tools waarvoor moeten worden gebruikt; afspraken over hoe je dat als bedrijf doet, maar ook in je team. Daarbij hoort ook training en begeleiding, waarover we hieronder meer delen. 

Het belang van training en vervolg 

Training en coaching spelen een cruciale rol bij het succesvol invoeren van een nieuwe manier van samenwerken. Het is belangrijk om medewerkers te leren hoe ze specifieke tools moeten gebruiken. Ook is het belangrijk voor de uiteindelijk uitvoering dat ze intrinsiek gemotiveerd en geënthousiasmeerd worden voor het delen van de voordelen van de nieuwe manier van werken. Zonder intrinsieke motivatie zal er weer op de oude, bekende manier van (samen)werken teruggepakt worden. 

Na de training is het vervolgens essentieel om praktische ondersteuning te bieden en een cultuur van voortdurende verbetering te stimuleren. Na de training gaat men in praktijk tegen hindernissen aanlopen. Hoe makkelijker deze hindernissen en vragen besproken kunnen worden, des te sneller zullen medewerkers de verandering doorvoeren. Een re-actieve én pro-actieve ondersteuning is belangrijk om de verandering in de manier van werken te versnellen. Het helpt de medewerker snel vertrouwd te raken met de nieuwe werkwijze. 

Omgaan met weerstand 

Onthoud dat verandering nooit gemakkelijk is. Weerstand tegen verandering is onvermijdelijk, maar het kan worden overwonnen. Het is van belang om je medewerkers aan boord te krijgen én te houden bij deze mooie reis naar verbeterde efficiëntie en productiviteit. In deze blog hebben we 5 tips beschrreven om medewerkers te motiveren voor digitale verandering. Daarnaast is het de rol aan managers om medewerkers te inspireren door voorbeeldgedrag.  

Hulp nodig bij het motiveren van jouw medewerkers voor één manier van samenwerken? 

1uur.nu is een expert op het gebied van adoptie en verandermanagement. Wij helpen om de menselijke kant van digitale verandering te ondersteunen. Hoe we dat doen, lees je hier. Wil jij ook naar 1 manier van samenwerken binnen jouw organisatie? Neem contact met Matthijs op via 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu. 

Ik ben Matthijs van den Langenberg, Accountmanager bij 1uur.nu.
Kan ik jou helpen bij je vraag? Neem dan contact op via:

Ik ben Matthijs van den Langenberg, Accountmanager bij 1uur.nu.
Kan ik jou helpen bij je vraag? Neem dan contact op via:

Deel dit artikel: 

Lees verder

8 nuttige tips voor het gebruik van Copilot tijdens een hybride vergadering
Leestijd: 3 minuten

Vraag je je af hoe je Copilot optimaal kunt inzetten tijdens hybride vergaderingen? Deze 8 tips helpen je om vergaderingen efficiënter...

Leestijd: < 1 minuut

https://youtu.be/NRXQ08pRydQ ‘Digitale toegankelijkheid en AI: een nieuwe kijk op inclusie’. Dit evenement vond plaats in het Rijksmuseum, waar we het genoegen...

Leestijd: < 1 minuut

Ben jij de drijvende kracht achter de implementatie van Copilot binnen jouw organisatie? Vergeet dan de adoptie van Copilot niet! Onze...

Onze Sophie presenteert op de Surface Hub een aantal resultaten van de Modern Work Scan
Leestijd: 4 minuten

De rol van een IT-manager is tegenwoordig veel meer dan alleen het beheren van technologie. Het gaat ook om het maken...

Leestijd: 4 minuten

Copilot voor Microsoft 365 is een krachtig hulpmiddel dat ons op veel manieren kan ondersteunen. Maar, laten we eerlijk zijn, het...

Leestijd: 3 minuten

Stel je voor: het is maandagochtend, een drukke start van de werkweek. Je opent je laptop met het voornemen om productief...

Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief

Op de hoogte blijven?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang elke maand:

1uur.nu gebruikt cookies voor website-optimalisatie.
Klik hier voor meer uitleg.