De tijd die je aan e-mails kwijt bent wil je zoveel mogelijk beperken. Maar hoe organiseer je nou efficiënt een mailbox, hoe zie je nooit meer een belangrijk bericht over het hoofd en hoe organiseer je overzichtelijk de taken en acties die uit e-mail komen? Tijdens onze ICT-coaching zijn dit de meest gestelde vragen. Daarom krijg je van ons alvast 3 tips om mee te beginnen.
Keuzes maken
Overzicht in je e-mail begint bij het consequent verwerken van de informatie. Maak bij elke e-mail die binnen komt de keuze tussen direct beantwoorden, later doen (acties die echt meer tijd vergen dan 2 minuten) of weggooien. Doe dit consequent zodat je een e-mail niet meer onnodig vaak opent.
Je kan je e-mailbox het beste vergelijken met de post op je deurmat. Sommige brieven kunnen direct de prullenbak in (weggooien), een brief van de Belastingdienst leidt tot een actie die je moet ondernemen (later doen) en een briefje van de postbode dat het pakketje bij de buren ligt kan je gelijk ophalen (direct beantwoorden). Je deurmat is weer leeg, zonder dat je per direct je belastingaangifte hebt afgerond. Dit doe je namelijk wanneer je hier tijd voor hebt. Hetzelfde geldt voor je e-mailbox: als er een e-mail binnenkomt, hoef je niet altijd gelijk actie te ondernemen.
Realistisch plannen
We zijn ooit begonnen met vlaggetjes zetten achter e-mails. Maar waarom werkt dit voor de meeste mensen niet? We vergeten namelijk massaal om realistisch naar acties te kijken waardoor de inbox snel rood oplicht, om maar nog niet na te denken over al die telefonische en mondelinge acties die je hebt toegezegd.
Gelukkig is de oplossing binnen handbereik. Alles valt en staat met realistisch plannen. Met de functie ‘Snelle stap’ in Outlook kan je ervoor zorgen dat een e-mail makkelijk op je takenlijst komt. Geef er gelijk een datum aan en maak je takenlijst zichtbaar onder je agenda. Zo zie je in één oogopslag welke taken op welke dag gepland staan. Maar denk wel realistisch na over de beoogde tijd per taak. Een dag heeft maar een beperkt aantal uren en we kunnen niet alles tegelijk.
Wil je weten hoe je een Snelle Stap maakt? Lees hier de instructies.
Eén plek voor al je taken
Maar goed, nu heb je daarnaast acties opgeschreven in OneNote en ben je toegevoegd aan een team waar ze Microsoft Planner gebruiken om de acties te verdelen. Zo raak je natuurlijk het overzicht weer gauw kwijt.
Gelukkig kan je de taken die je markeert in OneNote synchroniseren met Outlook-taken. Hoe? Door simpelweg een vlaggetje ervoor te zetten. Deze komen dan, net als je ‘later doen’ e-mails, op dezelfde takenlijst te staan. Kijk gelijk even in de agenda wanneer je tijd hebt voor deze taak en plan het realistisch in. Loop je de hele dag vergaderingen in en uit? Dan heb je niet zo veel tijd voor andere acties en plan je die in op de dag dat dit wel past.
Een app die je enorm gaat helpen bij het organiseren van je taken; Microsoft To-Do. Het handige aan To-Do is dat het synchroniseert met je Outlook-taken en Planner. Plaats je taken in Outlook of Planner, worden deze ook in To-Do gezet en vice versa. Bij het voltooien werkt het uiteraard net zo. Daarnaast is deze applicatie goed mobiel te gebruiken waardoor je ook onderweg het overzicht behoudt.
Dus, besteed minder tijd in je mailbox en zorg voor overzicht over je acties en taken. Dit brengt niet alleen rust in je mailbox maar ook in je hoofd. Wil jij hiermee echt aan de slag? Onze trainers helpen je graag! Neem contact op via info@1uur.nu of geef ons een belletje op 0183-512 253.
