Hybride werken heeft de manier waarop we vergaderen veranderd. Hoewel hybride vergaderen veel voordelen biedt, zijn er ook enkele veelvoorkomende missers die we moeten vermijden om effectieve hybride vergaderingen te garanderen. Laten we de belangrijkste missers van hybride vergaderen bespreken én, nog belangrijker, hoe je ze kunt voorkomen.
Misser 1: Te late aankomst in vergaderzaal
Niets is zo vervelend als te laat aankomen in een vergaderzaal die nog bezet is, terwijl je alles klaar wilt zetten voor een online vergadering.
Voorkomen: Reserveer extra tijd voor de voorbereiding van de vergaderzaal. We raden aan de ruimte 10-15 minuten eerder te reserveren, zodat je rustig kunt beginnen en goed voorbereid bent voordat de vergadering begint.
Misser 2: Onzichtbare sprekers
Het gebeurt regelmatig dat technologie niet geschikt of slecht gepositioneerd is om alle aanwezigen van de vergadering goed in beeld te brengen. Sprekers blijven dan soms onzichtbaar voor digitale deelnemers.
Voorkomen: Zorg ervoor dat alle aanwezigen, zowel fysiek als digitaal, goed zichtbaar zijn. De persoon die spreekt, moet zich op een geschikte positie bevinden om zowel deelnemers in de zaal als op afstand goed in beeld te brengen.
Misser 3: Camera van digitale deelnemer is uit
Dit brengt ons bij misser 3. Een actieve deelname vereist zichtbaarheid van gezichten, omdat gezichtsuitdrukkingen de boodschap versterken.
Voorkomen: Als je deelneemt vanuit huis, draag dan bij aan de betrokkenheid door je camera in te schakelen tijdens de vergadering. Effectieve communicatie gaat verder dan woorden, en gezichtsuitdrukkingen dragen bij aan de boodschap die je wilt overbrengen.
Misser 4: Door elkaar praten
Een van de meest voorkomende missers is het door elkaar praten tijdens een digitale of hybride vergadering.
Voorkomen: Om microfoonfeedback en onduidelijke dialogen te voorkomen, is het essentieel om te wachten op je beurt om te spreken. Accepteer dat dit bij de dynamiek van online vergaderen hoort en pas je hierop aan om effectief te vergaderen.
Misser 5: Online deelnemers minder betrekken
Het kan gebeuren dat digitale deelnemers enigszins worden vergeten tijdens vergaderingen, vooral tijdens discussies.
Voorkomen: Maak als digitale deelnemer gebruik van de functie om digitaal je hand op te steken om je betrokkenheid te tonen. Zorg ervoor dat de regels voor het gebruik van deze functie duidelijk zijn. Wijs iemand in de fysieke vergaderzaal aan om verantwoordelijk te zijn voor het betrekken van digitale deelnemers. Dit zorgt voor een soepel verloop van de vergadering en verlicht de taak van de voorzitter.
Misser 6: Onvoldoende aandacht voor ondersteuning
Onvoldoende technische ondersteuning is voor deelnemers die moeite hebben met de digitale aspecten van hybride vergaderen.
Voorkomen: Zorg ervoor dat er ondersteuning beschikbaar is voor deelnemers die problemen ondervinden met het platform, de camera, microfoon, of andere technische aspecten. Communiceer duidelijk hoe deelnemers hulp kunnen krijgen als dat nodig is.
Meer weten over het voorkomen van missers bij hybride vergaderen?
Hybride vergaderen kan tijdbesparend zijn, maar het kan ook intensiever zijn. Van deelnemers vraagt dit geduld en extra inspanning om betrokken te blijven. Om effectief hybride te vergaderen zijn er nieuwe vaardigheden en competenties nodig. 1uur.nu helpt met diverse trainingen en met de ondersteuning van onze digicoaches. Zo maken we medewerkers wegwijs met nieuwe apparatuur en werkwijzen. Benieuwd wat een digicoach in jouw organisatie van waarde kan zijn?
