Sinds de uitbraak van de coronapandemie is het hybride werken steeds populairder geworden. Hybride werken is sindsdien geen optie, maar een feit geworden voor veel organisaties. Gemeentes zijn een van de vele organisaties die actief bezig zijn met het ontwikkelen van hybride werken beleid. Zo heeft de gemeente Almere een uitgebreid beleidsstuk opgesteld en worden er trainingen gegeven om medewerkers te ondersteunen bij deze nieuwe manier van werken. In dit blogartikel zullen we ingaan op het belang van een hybride werken beleid en de uitdagingen waarmee organisaties te maken hebben.
Het belang van een hybride werken beleid
Een hybride werken beleid is belangrijk voor een organisatie om verschillende redenen:
- Flexibiliteit: Een hybride werkomgeving biedt flexibiliteit aan medewerkers om zowel op kantoor als op afstand te werken. Een beleid hieromtrent stelt duidelijke richtlijnen op over de mate van flexibiliteit, zoals het aantal dagen per week dat medewerkers op kantoor moeten zijn en de mogelijkheid om vanuit huis te werken. Dit helpt bij het creëren van een evenwicht tussen werk en privéleven, het verbeteren van de werk-levensbalans en het aantrekken en behouden van talent.
- Productiviteit: Een goed doordacht hybride werken beleid kan de productiviteit van medewerkers bevorderen. Het stelt duidelijke verwachtingen vast over de prestaties, doelen en deadlines, ongeacht de werklocatie. Dit geeft werknemers de vrijheid om te werken op de manier die het beste bij hen past, terwijl ze tegelijkertijd verantwoordelijkheid moeten nemen voor hun taken en resultaten.
- Werkplekoptimalisatie: Met hybride werken kan een organisatie de kantoorruimte efficiënter benutten. Een beleid kan richtlijnen bevatten over het gebruik van gedeelde werkplekken, reserveringssystemen of roosters om ervoor te zorgen dat er voldoende ruimte beschikbaar is wanneer medewerkers naar kantoor komen. Dit kan leiden tot kostenbesparingen en een betere benutting van de beschikbare ruimte.
- Teamcommunicatie en samenwerking: In een hybride werkomgeving is effectieve communicatie en samenwerking essentieel. Een beleid kan richtlijnen bevatten over welke communicatiemiddelen moeten worden gebruikt, zoals videoconferenties, chatsystemen of projectmanagementtools. Het kan ook aangeven hoe teamsamenwerking kan worden ondersteund, zoals regelmatige virtuele vergaderingen, brainstormsessies of teambuildingactiviteiten. Dit helpt bij het bevorderen van een goede communicatie en samenwerking, ongeacht de fysieke locatie van de teamleden.
Plaatsonafhankelijk werken
Het opstellen van een hybride werken beleid begint met de vraag of het kantoor geschikt is voor hybride werken. Is er voldoende ruimte voor de verschillende soorten werkzaamheden die er moeten plaatsvinden en zijn er goede schermen aanwezig? Het is belangrijk om duidelijk te maken waar welke activiteiten mogen plaatsvinden. Het kantoor wordt steeds meer een ontmoetingsplek, dus het is essentieel om in kaart te brengen wanneer medewerkers naar kantoor komen en voor welke doeleinden. Van belang is dat de medewerkers steeds nadenken over de volgende vragen:
- Welke activiteit/ overleg doe ik het best op kantoor/ thuis?
- Waar/ hoe haal ik het beste resultaat?
- Wat vinden mijn collega’s?
- Hoe doe ik dit veilig?
Belangrijke aspecten bij het maken van een beleid
Bij het opstellen van een hybride werken beleid zijn er verschillende aspecten om rekening mee te houden.
- Werkklimaat: Een positief werkklimaat is essentieel bij hybride werken. Vertrouwen vormt de basis van een succesvol hybride werken beleid. Medewerkers moeten het vertrouwen hebben dat ze zelfstandig kunnen werken en dat ze de vrijheid hebben om hun werk op de meest efficiënte manier uit te voeren. Het bevordert betrokkenheid en productiviteit, met open communicatie, flexibele werktijden en aandacht voor balans, teambuilding en een gezonde werkcultuur. Zo kunnen medewerkers optimaal presteren, waar ze ook werken.
- Ergonomie: Een ander belangrijk aspect is ergonomisch thuiswerken. Medewerkers moeten beschikken over de juiste apparatuur en een ergonomisch ingerichte werkplek om gezondheidsklachten te voorkomen.
- Veilig digitaal werken: Daarnaast is het waarborgen van de veiligheid van informatie extra belangrijk in een hybride werkomgeving. De beveiliging van wifi is ook cruciaal, vooral bij het werken op openbare plekken. Het beleid moet richtlijnen bevatten voor het veilig omgaan met vertrouwelijke informatie, zowel op kantoor, als thuis en buiten de deur werken.
- Technologie:
- Hardware: Technologie speelt ook een belangrijke rol in het hybride werken. Teams Rooms met schermen, microfoons en beweegbare camera’s kunnen de samenwerking tussen teams op afstand makkelijker maken. Daarnaast moeten medewerkers leren omgaan met digitale middelen zoals laptops en telefoons om efficiënt en veilig te kunnen werken.
- Software: Het beleid kan ook bepalen welke softwareprogramma’s essentieel zijn voor de werkzaamheden en kan training en ondersteuning bieden aan werknemers om hen te helpen deze tools effectief te gebruiken. Het kan bijvoorbeeld voorzien in opleidingen, handleidingen of toegang tot helpdeskondersteuning. Dit bevordert de bekwaamheid en productiviteit van medewerkers bij het gebruik van de vereiste software.
Vertalen van een hybride werken beleid naar het team
Wanneer er een beleid is opgesteld, rijst de vraag hoe dit beleid vertaald moet worden naar individuele teams. Hierbij komt de rol van de manager om de hoek kijken. De manager speelt een belangrijke rol in het handhaven en afstemmen van het beleid binnen het team. Elke teamdynamiek is anders, en het is van belang dat de individuele wensen en werkzaamheden van medewerkers op elkaar worden afgestemd om wrijving binnen het team te voorkomen.
Het maken van onderlinge afspraken binnen een team over hybride werken is van essentieel belang om een soepele overgang naar deze werkvorm te realiseren. De manager heeft de verantwoordelijkheid om individuele wensen en behoeften af te stemmen en te zorgen voor een goede communicatie tussen teamleden. Dit omvat het creëren van duidelijke richtlijnen en verwachtingen met betrekking tot aanwezigheid op kantoor en thuiswerkdagen, evenals het faciliteren van een open dialoog binnen het team. Door een actieve rol te spelen bij het maken van onderlinge afspraken, kan de manager ervoor zorgen dat het hybride werken binnen het team goed wordt geïmplementeerd en dat de individuele behoeften van teamleden worden gerespecteerd.
Hybride werken beleid gemeente
Om hybride werken tot een succes te maken, vraagt dit wat van jou en het bedrijf. Een mooi voorbeeld van een hybride werken beleid gemeente is, is het beleid van gemeente Almere. Voor de coronacrisis had Gemeente Almere al de wens om de werkplek flexibeler en moderner te maken en hybride te kunnen werken. Michel Strijker, Strategisch IV-adviseur Fysiek Domein bij Gemeente Almere, vertelt daar in deze case alles over!
Hybride werken beleid voorbeeld
Klik hier voor een hybride werken beleid voorbeeld.
Conclusie
Het ontwikkelen van een hybride werken beleid is essentieel voor gemeentes en andere organisaties die overstappen naar deze nieuwe manier van werken. Het beleid moet rekening houden met aspecten zoals het werkklimaat, de rol van de manager, ergonomisch thuiswerken, informatiebeveiliging en vertrouwen. Technologie speelt een belangrijke rol bij het faciliteren van hybride werken, inclusief teamrooms en digitale middelen. Door goed beleid op te stellen en dit te vertalen naar individuele teams, kunnen gemeentes en andere organisaties succesvol de transitie maken naar hybride werken en profiteren van de voordelen die deze nieuwe werkvorm met zich meebrengt.
(Disclaimer: Het beleid en de situatie met betrekking tot hybride werken kunnen variëren per gemeente en organisatie. Dit blogartikel biedt algemene informatie en richtlijnen.)
Meer weten over hybride werken?
We helpen bedrijven met het vormen van een hybride werken beleid én de implementatie hiervan, o.a. doormiddel van trainingen. Benieuwd hoe we jouw organisatie kunnen helpen met hybride werken? Neem dan eens contact op met één van onze experts.
Eerder hebben we o.a. deze blogs geschreven over dit onderwerp:
