Waar nieuwe systemen worden geïmplementeerd, software blijft updaten en digitale innovaties aan de lopende band worden geïntroduceerd, ontstaan ICT-vragen. Vragen van gebruikers die in house misschien niet altijd á la minute beantwoord kunnen worden. Is een functionele supportdesk daarom niet wat voor jou?
Software benutten
ICT gaat voor jouw organisatie werken op het moment dat jouw werknemers zich vertrouwd voelen met de software die hen ter beschikking wordt gesteld. Dat betekent dus ook uitvogelen, experimenteren en leren – en vooral veel vragen. Want hoe maak je eigenlijk macro’s in Excel? Hoe deel je informatie met collega’s via SharePoint? Hoe zorg je ervoor dat de knoppen in Outlook precies op de plekken zitten waar jij ze wilt hebben? Wat voor de een vanzelfsprekend is, kan voor de ander juist een enorme zoektocht zijn – en andersom.
ICT zorgt, hoe veelzijdig en krachtig ook (of beter gezegd: juist daarom) binnen élke organisatie voor vragen. Zaak is dan ook om die vragen stuk voor stuk met evenveel aandacht te behandelen. Doe je dat nauwgezet, dan pluk je daar later de vruchten van. Je investeert immers niet voor niets in ICT; dan wil je ook dat software optimaal wordt benut.
Functionele supportdesk
1uur.nu kan jou in dat streven ondersteunen met onze functionele supportdesk. Deze externe supportdesk neemt jou alle ICT-support uit handen en draagt zowel reactief als proactief bij aan het vergroten van de ICT-kennis binnen jouw organisatie. Reactief door dagelijks klaar te staan voor ICT-vraagstukken van medewerkers; proactief door hen online sessies voor te schotelen, functionele demonstraties uit te voeren en te attenderen op nieuwe functionaliteiten en updates. Dit alles doen we vanuit gebruikersoogpunt in plaats van vanuit beheerdersoogpunt: een wezenlijk verschil. Wat is interessant voor gebruikers, bij welke vaardigheden zijn zij gebaat en hoe kunnen ze daarin het beste ondersteund worden?
Supportdesk vs. Google
Supportdesk-medewerker Rinus Ruisendaal: “Als je met een vraagstuk op ICT-gebied zit, kun je natuurlijk FAQ’s op internet napluizen of een chatbot inschakelen. Echte interactie is er dan niet en het is dus nog maar de vraag of je écht efficiënter gaat werken nadat je het antwoord op je vraag gevonden hebt – als je het al vindt. Als je kiest voor een functionele supportdesk, kies je voor persoonlijke hulp waaraan ook nog eens het gedachtegoed van de organisatie meegegeven kan worden. De support houdt bij ons dan ook niet op nadat we de telefoon hebben opgehangen; vaak hebben we een aantal weken intensief contact met een medewerker om hem of haar te begeleiden en ook op de langere termijn een efficiëntieslag te laten maken.
Uit het werkveld
Een voorbeeld: een medewerker van een grote klant van ons belde de 1uur-nu-supportdesk met een vraag over Microsoft Planner. Het was voor haar werk belangrijk om naast Planner ook in een Exceloverzicht al haar taken met bijbehorende statussen terug te vinden. We hebben daarom voor haar een flow gemaakt die taken spiegelt vanuit Planner, zodat alle belangrijke informatie direct naar Excel werd gekopieerd. Het ging hier dus echt om maatwerk.
Een tweede voorbeeld doet zich voor bij een afdeling van diezelfde klant, waar de ambitie was een soort ‘My alert-systeem’ in het leven te roepen. Een voorgedefinieerde groep gebruikers moest berichten kunnen sturen en ontvangen met een telefoon of laptop, zonder dat ze daarvoor hun eigen persoonsgegevens beschikbaar hoefden te stellen. Nu hadden we twee keuzes: Microsoft Kaizala of Microsoft Teams. Aangezien voor Kaizala een mobiel nummer geregistreerd moest worden, en veel medewerkers dan toch hun privénummer moesten gebruiken, was de keuze voor Teams snel gemaakt. Dat hebben we dus met een berichtenfunctionaliteit voor ze ingericht, met daarbij gelijk het aanbod ze daarin te trainen. Dat is tenslotte waar functionele support om gaat: we kunnen medewerkers wel tools voorschotelen en het hen zelf allemaal laten uitzoeken, maar we zijn niet voor niets 1uur.nu. We ondersteunen van A tot Z en zorgen ervoor dat medewerkers ook daadwerkelijk slimmer en efficiënter gaan werken met de software waar een werkgever in investeert.
Ook op zoek naar een externe partij die jou de zorgen van ICT-support uit handen kan nemen? Verdiep je eens samen met ons in de mogelijkheden van een functionele supportdesk!
