Office 365 biedt enorm veel handige, nieuwe functies. Toch gebruiken veel bedrijven nog steeds dezelfde tools als 10 jaar geleden. Zonde! Het is tijd om meer uit je personeel en de ICT-investering te halen. Hoe je dat in slechts één uur kan bereiken, lees je in deze blog.
De afgelopen tien jaar ging iedereen wel eens op een klassikale cursus Word, Excel of Outlook. Daar kreeg je voorgeschoteld wat de tool allemaal kan, maar wat jíj er precies aan hebt en hoe jij tijd kan besparen, wordt meestal niet duidelijk. Je moet bijvoorbeeld zelf maar uitzoeken wanneer het voor jou handig is om in Excel een draaitabel te maken. Na deze groepstrainingen wordt nooit meer meegekeken of je de technologie ook echt handig gebruikt.
We gebruiken maar een fractie van de functionaliteit
Office 365 zit barstensvol handige functionaliteiten, maar welke gebruik je ook echt? Natuurlijk kun je mailen en als je op vakantie gaat zet je de afwezigheidsassistent in Outlook aan. Ik chargeer natuurlijk een beetje, maar we zien een enorm gat tussen wat de techniek kan en wat mensen daadwerkelijk inzetten. Vaak gebruiken we nog steeds dezelfde tools als tien jaar geleden, terwijl de ontwikkeling allerminst heeft stilgestaan. Dat is natuurlijk zonde van de investering en de organisatie behaalt hierdoor niet de beloofde efficiency en productiviteit.
Impact veel groter door individuele aanpak
Een multinational wilde meer uit haar mensen en Office 365 halen en riep onze hulp in. Ze hadden een complex planningsproces met planborden, post-its en losse formulieren, terwijl er een eenvoudige variant daarvan in Office 365 zit. We hebben toen een specifieke groep werknemers specifiek gecoacht op het gebruik van Planner en Teams. Dat werd een doorslaand succes. Zo nam bijvoorbeeld de downtime van machines met 40% af en werden communicatielijnen korter.
Alleen coaching in de relevante tools
Vraag je aan de hand van dit voorbeeld of de adoptie bij dit bedrijf geslaagd is? Dan zeggen de cijfers hoogstwaarschijnlijk van niet, omdat maar een deel van de tools binnen Office 365 gebruikt wordt. In onze overtuiging is het zéker geslaagd. Mensen gebruiken namelijk precies die tools die voor hen relevant zijn. Ze werken daardoor tevredener, want ze krijgen meer voor elkaar in minder tijd. Ze communiceren makkelijker binnen en buiten hun team, en de tools, waarvoor al werd betaald, worden nu ook gebruikt. Daarnaast verbetert het imago van ICT omdat de voordelen van technologie ineens ervaren worden.
Elke generatie heeft hulp nodig
Wij coachen je collega’s in één uur, individueel op hun werkplek. Hierdoor neemt hun digitale vaardigheid en efficiëntie direct toe, verdwijnen schotten tussen afdelingen en haalt de organisatie meer rendement uit de ICT-investering. Deze trainingen zijn trouwens niet alleen handig voor de oudere generatie: ook de digitale vaardigheden van de jongeren worden overschat. Een nieuwe app downloaden, Snapchatten en Instagrammen is echt wel wat anders dan op je eerste werkdag met Office-applicaties aan de slag moeten. Voor iedereen geldt dat er nooit tijd is om uit te zoeken hoe het werk efficiënter kan met de aanwezige tools. Daarnaast schamen sommige medewerkers zich voor hun digitale onvermogen. Met onze individuele aanpak worden ze vaardiger, werken ze efficiënter en verdwijnt hun ICT-schroom. Hierdoor gaan ze beter samenwerken en krijg jij een beter rendement uit je mensen én je Office 365-investering.
Bas van Leur, directeur 1uur.nu
