Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde kenniswerker bijna een vijfde van de werkdag besteedt aan het zoeken naar informatie. Kennismanagement helpt die voortdurende zoektocht te verminderen. In deze blog legt Sophie van Noort uit wat kennismanagement is, wat de uitdagingen zijn en hoe je die uitdagingen tackelt.
Kennismanagement, wat is het?
Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat kenniswerkers gemiddeld 19 procent van hun werktijd besteden aan het zoeken naar interne informatie of naar collega’s die kunnen helpen bij specifieke taken. Vergelijkbare resultaten kwamen uit ons Modern Work Trend Report 2022. Kostbare tijd, die je beter gebruikt om bij te dragen aan de business. Bovendien is het enorm frustrerend voor medewerkers als ze voortdurend het gevoel hebben hun tijd te verdoen met zoeken. Een kennismanagementsysteem kan die tijd met ruim een derde verminderen. Brengt ons bij de vraag wat kennismanagement eigenlijk is. IBM definieert het als ‘het proces van het identificeren, organiseren, opslaan en verspreiden van informatie binnen een organisatie’. Met een goed kennismanagementsysteem maak je optimaal gebruik van de collectieve kennis van de organisatie, wat leidt tot betere operationele efficiëntie.
Kennismanagement vraagt om een bepaalde bedrijfscultuur
Het is dus zeker zinvol zijn om met kennismanagement aan de slag te gaan. Maar hoe pak je dat aan, hoe krijg je die ontastbare kennis uit de hoofden van je mensen in een systeem? Natuurlijk kun je een bedrijfswiki opzetten, maar de grote vraag is of dat werkt. Want met alleen een technische oplossing beschikbaar stellen, ben je er nog niet. Het effectief beheren van kennis vraagt om een bedrijfscultuur die kennisdeling en samenwerking aanmoedigt. Een kennismanagementsysteem moet breed gedragen worden binnen de organisatie. Dit vraagt om een gedeelde verantwoordelijkheid, betrokkenheid en openheid van medewerkers.
Van impliciete kennis naar expliciete kennis
Expliciete kennis is kennis die duidelijk, helder en bewust is en die in woorden, getallen of andere vormen kan worden uitgedrukt. Het kan gemakkelijk worden overgedragen en ligt meestal vast in handleidingen, procedures en beleidsregels. Een wetenschappelijke formule, een instructiehandleiding of een lijst met regels en voorschriften zijn voorbeelden van expliciete kennis. Juist het vastleggen van impliciete kennis is een cruciaal aspect van effectief kennismanagement. Dit soort kennis zit diepgeworteld in de praktijkervaring van medewerkers en is daarom moeilijk overdraagbaar. Het is vaak onbewust en lijkt vanzelfsprekend voor de medewerker die het heeft. Door deze kennis vast te leggen in een kennismanagementsysteem kan impliciete kennis uiteindelijk expliciete kennis worden.
Hoe meer je weet, hoe meer je weet dat je niks weet
Dan is er nog een ander belangrijk aandachtspunt. Als je kennis vastlegt, wil je daar mensen aan verbinden. Wie kunnen medewerkers benaderen als ze iets over een bepaald onderwerp willen weten? Helaas weten experts vaak van zichzelf niet dat ze expert zijn. Dat fenomeen is terug te voeren op de Socratische wijsheid ‘hoe meer je weet, hoe meer je weet dat je niks weet’. Zo hoorde ik over een kennisbank die werd ingericht voor een betonbouwer. De medewerkers werd gevraagd om op een schaal van een tot vijf aan te geven hoeveel ze wisten van betonbouw. De echte betonbouwers, degenen met de spreekwoordelijke poten in de dagdagelijkse klei, gaven zichzelf over het algemeen niet meer dan een drie. De marketeers gaven zichzelf een vier of hoger. Blijkbaar vinden mensen het heel moeilijk in te schatten of ze al dan niet een expert zijn.
Het antwoord: Viva Topics
Viva Topics is onderdeel van Microsoft Viva. Kort samengevat is Topics een kennismanagementsysteem ondersteund door AI, en dat ook nog eens geïntegreerd in Teams. Omdat Topics gebruikmaakt van kunstmatige intelligentie kan het zelf informatie samenbrengen op topic cards. Die topic cards geven een korte samenvatting van het onderwerp. Vanaf daar vinden de medewerkers niet alleen verwijzingen naar verschillende presentaties en documenten, maar het maakt ook de experts zichtbaar. Dankzij AI kan Viva Topics experts identificeren op basis van de content waar ze vaak over schrijven of die ze bewerken.
Technologie is slechts een hulpmiddel
Hoe slim een oplossing ook is, de mensen blijven altijd belangrijker dan de technologie. Zonder die open bedrijfscultuur zal het niet werken. Zoals altijd is ook hier technologie geen einddoel, maar een hulpmiddel. Maar wel een héél slim hulpmiddel in dit geval.
Nieuwsgierig?
Benieuwd hoe Viva Topics jouw organisatie kan gaan helpen? Meer weten hoe het je kan helpen kennismanagement handen en voeten te geven? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
Nog niet toe aan kennismanagement, maar wel nieuwsgierig naar de toegevoegde waarde van onze adoptietrajecten? Hou dan onze LinkedIn-pagina in de gaten of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.
