We schreven al eerder een blog over Microsoft Viva. Inmiddels zijn bijna een jaar verder en is Viva in al z’n glorie beschikbaar. In deze blog vertelt Bas van Leur wat Viva is, waarom het slim is om het platform in te zetten en hoe wij Microsoft Viva integreren in onze adoptietrajecten.
What’s in a name?
Microsoft positioneert Microsoft Viva als Employee Experience Platform (EXP). Wat mij betreft niet de meest heldere naam. In wezen is het een open kanaal waarop je op verschillende niveaus met je medewerkers in contact staat. Dat gaat niet alleen over communiceren. Het helpt medewerkers ook om meer grip te krijgen op alle informatie die op ze afkomt, bij het vinden van de juiste balans tussen werk en privé en bij hun ontwikkeling. Hieronder de vier componenten waaruit het platform bestaat.
Viva Connections: de spil waar Viva om draait
Als centraal punt is daar Viva Connections. Je zou kunnen zeggen dat Connections een beetje vergelijkbaar is met wat we vroeger intranet noemden, maar daarmee doen we dit nieuwe kanaal absoluut tekort. Het brengt relevante informatie uit verschillende bronnen samen op een gepersonaliseerde startpagina. Je kunt de SharePoint-intranetpagina van je organisatie daar laten landen, maar ook relevante informatie uit Teams, uit Yammer en uit andere bronnen die je medewerkers voeden om hun werk te doen. Het is als het ware de spil waar Microsoft Viva om draait.
Viva Learning: leren in de flow van je werk
Een andere component is Viva Learning. Daarmee krijgen je medewerkers digitale trainingsinterventies op maat aangeboden. Dat gaat om persoonlijke leerbehoeftes, maar ook om leerbehoeftes die je als organisatie aan kunt reiken en aanbevelingen van collega’s. De inhoud van Viva Learning komt van bronnen als Microsoft Learn, LinkedIn Learning, edX en andere – vooral Amerikaanse – bronnen, maar je kunt ook organisatiespecifieke leermiddelen toevoegen, bijvoorbeeld via SharePoint. Wat ons bij 1uur.nu heel erg aanspreekt, is het credo dat Microsoft koppelt aan Viva Learning: learning in the flow of work. Dat credo past bij ons: leren waar je in je werk behoefte aan hebt, in de omgeving waarin je aan het werk bent.
Viva Insights: slimmer werken door inzicht
Viva Insights is heel erg gericht op – de naam zegt het al – inzicht verkrijgen in eigen werkpatronen en het verbeteren van de mentale gezondheid van je mensen. Insights kijkt naar de agenda van de individuele medewerker en geeft tips en tricks om de productiviteit en het welzijn te verbeteren. Zo krijg je bijvoorbeeld de tip om tijd te reserveren in je agenda om te ontspannen of om focustijd in te boeken, inclusief de mogelijkheid om dat, met één muisklik, ook direct te doen. Is het al drie weken geleden dat je met collega x contact had? Misschien is het nu tijd om opnieuw in gesprek te gaan?
Viva Topics: de Wikipedia van jouw organisatie
De laatste component is Viva Topics die helaas alleen nog in het Engels beschikbaar is. Topics kun je een beetje vergelijken met Wikipedia, maar dan speciaal op informatie uit jouw organisatie gericht. Topics verzameld specifieke informatie over een bepaald onderwerp op een zogenaamde topic card. Kunstmatige intelligentie zorgt er voor dat informatie uit verschillende bronnen verzameld en bij elkaar gepresenteerd wordt. Denk aan een korte beschrijving, verwijzingen naar informatiebronnen zoals presentaties en documenten en bijvoorbeeld welke collega met dit onderwerp bezig is. Met Viva Topics kun je zelf bepalen welke informatie er wordt weergegeven en je kunt gebruik maken van intelligentie om de informatie automatisch toe te voegen. Kennismanagement ondersteund door AI, en dat geïntegreerd in Teams.
Microsoft Viva in het adoptietraject
Ik zei het al aan het begin van deze blog: Microsoft noemt Viva een Employee Experience Platform, wij noemen het liever een adoptie-, of productiviteitplatform. Het stelt je in staat om voortdurend een virtuele dialoog te voeren met je medewerkers en alles aan te bieden wat ze nodig hebben om productief samen te werken en om zich te ontwikkelen of om te leren. Als wij mensen begeleiden bij het in gebruik nemen van bijvoorbeeld Microsoft Teams, hebben wij een eigen trainingsroute. Door Viva Learning in te zetten kunnen we de trainingsinformatie nog veel gerichter aanbieden. Wat ook heel waardevol is, is dat je het kunt zien als mensen moeite hebben met bepaalde zaken, zoals samenwerken op afstand. Zonder informatie over de individu te krijgen, krijg je inzicht in welke onderwerpen als moeilijk ervaren worden, op welke tijdstippen of op welke dagen. Dan kunnen we daar gericht adoptieprogramma’s op inrichten. Zo vervult Viva ook een rol als adoptieplatform en zorgt het voor een nieuwe balans tussen menselijke activiteiten en high tech, waarbij mensen heel zelfvoorzienend zijn en zichzelf dingen kunnen aanleren.
In de praktijk
Laat ik het nog iets specifieker maken. Op dit moment zijn we bijvoorbeeld bezig met een adoptietraject bij een klant die werkt met heel gevoelige informatie. Uiteraard is het dan extra belangrijk dat alle medewerkers de juiste kennis hebben om digiveilig te werken. Om te bepalen of dat het geval is, moeten ze een aantal vaardigheidstrainingen doorlopen. Die bieden we in kleine eenheden aan via Viva Learning, inclusief een aantal oefeningen zodat ze het geleerde meteen in de praktijk kunnen toetsen. Als iemand zo’n leereenheid heeft volbracht, wordt dat direct in het LMS aangevinkt. Zo kun je stap voor stap je medewerkers naar een bepaald competentieniveau brengen. En, wat minstens zo belangrijk is, je kunt ook zien welke medewerkers er moeite mee hebben. Die kunnen we vervolgens persoonlijk begeleiden. Zo gebruiken we het Viva-platform als extra onderdeel van een adoptieprogramma, waardoor data ons helpt nog gerichter ondersteuning aan te bieden.
Nieuwsgierig?
Benieuwd hoe Microsoft Viva jouw organisatie kan gaan helpen? Meer weten over hoe wij Microsoft Viva integreren met onze adoptietrajecten of hoe het je kan helpen een leven lang leren handen en voeten te geven? Hou dan onze LinkedIn-pagina in de gaten of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.
Wil je kennisdeling, (online) samenwerken en communicatie significant verbeteren? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
