Thuiswerken is een blijvertje. Zelfs als je fervent tegenstander was, zie je nu waarschijnlijk ook de voordelen. Maar leiding geven op afstand, dat is nog wel een vak apart. In deze blog deelt Claudia van Heelsbergen, onze werkplekcoach, haar vier tips.
In verbinding blijven
Thuiswerken, het is niet meer weg te denken. Toch is dat niet altijd zo geweest. Voor het coronavirus zorgde dat thuiswerken een enorme vlucht nam, waren er nog best wat leidinggevenden die er geen voorstander van waren. Want tja, wat doen je mensen zoal de hele dag als je geen oogje in het zeil kunt houden? Tot Bruno Bruins, toen nog minister voor Medische Zorg & Sport, op 12 maart 2020 de inmiddels fameuze woorden sprak: ‘Mensen in heel Nederland worden opgeroepen zoveel mogelijk thuis te werken’. Ineens was thuiswerken – voor wie dat mogelijk was – de norm. Dan dient de vraag zich bij elke leidinggevende op: hoe zorg ik dat ik met mijn mensen in verbinding blijf?
Tip 1: Plan tijd voor individuele gesprekken
Het begint met overzicht over je eigen agenda als manager. Het risico van op afstand werken is dat je van de ene call in de andere rolt, zonder tijd om iets uit te werken of even afstand te nemen. Met zo’n propvolle agenda, blijft er geen tijd om even iets te plannen met je medewerkers. Hou daarom bewust wat plekjes vrij in je agenda om even een medewerker te bellen. Plan een momentje tijdens de lunch in, zodat je al (video-)bellend samen even een boterham kunt eten. Of zet allebei je headset op en ga al bellend een stukje wandelen. Of bel gewoon eens spontaan voor een online koffiepauze. En begin niet gelijk over werk. Bij een live bijeenkomst is er ook altijd een momentje voor een meeting waar ruimte is voor een social talk. Schep daar ook nu ruimte voor. Vraag waar je mensen tegenaan lopen, hoe het gaat nu de kinderen thuis zijn en kijk of je iets kunt betekenen voor iemand.
Tip 2: Hou de teamspirit vast
Niet alleen heb je als leidinggevende ineens geen zicht meer op je mensen, ook de collega’s onderling zien elkaar niet meer. Plan daarom een dagstart of een weekstart in. Een moment om even samen met het team de week of de dag af te trappen en elkaar weer even te zien, al is het virtueel. Natuurlijk kun je ook kiezen voor een virtuele weekafsluiting: regel een digilunch, stuur een borrelpakketje of een gebakje, bespreek de weekendplannen. Gooi eens een gek onderwerp op, verwerk een spel- of raadselelement in de online meeting of zet een stelling op de agenda die niet over werk gaat, maar over hobby’s, sport, het gezin of iets anders informeels.
Tip 3: Maak concrete afspraken
Als je je collega’s regelmatig op kantoor tegen het lijf loopt, hou je veel gemakkelijker feeling met waar ze mee bezig zijn. Je kunt eens terloops vragen hoe het staat met dat ene project en of iemand nog lekker in z’n vel zit. Als je op afstand werkt, is dat lastiger. Maak daarom concrete afspraken over wat iemand doet. Dat helpt je medewerkers overzicht te houden over het werk en geeft jou als leidinggevende meer feeling met wat er gebeurt en hoe iemand zich voelt. Dat kan heel zakelijk voelen, als het stellen van harde targets, maar als je daar goed mee omgaat schept het alleen maar duidelijkheid.
Tip 4: Wees kritisch
Vraag je af of je echt aanwezig moet zijn bij elke call of meeting waar je voor uitgenodigd wordt. Vaak volstaat het om de aantekeningen terug te lezen. En organiseer je zelf een call, plan dan eens iets minder tijd in. Ik ervaar zelf ook dat meetings waar we voorheen een uur over deden ook makkelijk in drie kwartier kunnen. En maak calls niet standaard een half uur of een uur, maar 25 minuten of 50 minuten. Werk je met Microsoft Outlook? Dan kun je in de opties de tijdsblokken in je agenda zo aanpassen dat Outlook er standaard 25 of 50 minuten van maakt. Dat geeft je net even lucht voor dat ene korte belletje.
Nieuwsgierig?
Wil je meer weten over efficiënt (online) samenwerken? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
