Empathisch zijn ze niet en een praatje over het weekend is er niet bij, maar efficiënt en doeltreffend zijn ze wel: chatbots. Als jij dit digitale hulpmiddel op een effectieve manier inzet binnen jouw organisatie, sla je twee vliegen in één klap. Welke? Dat vertellen we je in deze blog.
Toen Karin van Asselt bij een van onze klanten onlangs zeven weken lang onderzoek deed naar de vraag ‘Kan een chatbot van toegevoegde waarde zijn voor medewerkers, ter ondersteuning van Office 365?’ was de uitkomst niet alleen positief, maar ook verrassend. Als het gaat om domotica, om robots die mensenwerk uit handen nemen, zijn wij als Nederlanders toch nog vaak terughoudend. Een robot heeft nu eenmaal geen kloppend hart en of louter technologie ons net zo goed kan helpen als de mens, dat moeten veel mensen nog maar bezien.
Positief
Toch toonde Karins onderzoek aan dat de medewerkers van deze organisatie een positieve houding hebben tegenover chatbots. Karin: “Naast de persoonlijke ondersteuning kan de chatbot een mooie 24/7-aanvulling zijn op de bestaande interventies, zoals de huidige IT-helpdesk en trainingen zoals wij die vanuit 1uur.nu geven.”
De chatbot vormt als autonoom zelfhulpmiddel een tool waarop medewerkers continu kunnen terugvallen op het moment dat zij dat nodig hebben. Op ieder moment kunnen ze er met functionele vragen over Office 365 terecht, zonder dat ze zelf hoeven te Googlen of op hun beurt hoeven te wachten na een telefoontje naar de IT-helpdesk. Ze hebben eigen regie over hun leercurve.
Lagere werkdruk
Een chatbot is de schakel tussen mensen en technologie. En hoewel Nederlanders daar zoals eerder gezegd nog voorzichtig mee zijn, werkt dat voor de beantwoording van vragen over software wel degelijk als een trein. Stel, jouw medewerker zit lekker in zijn of haar ‘flow’ op de werkplek, maar heeft geen idee hoe een pivot table gemaakt kan worden in Excel? Dan kost het een stuk minder tijd en moeite om een chatbot te raadplegen voor het juiste advies. Enerzijds stel je daarmee dus je medewerker in staat om in eigen regie, op een snelle en zelfstandige manier, het antwoord op zijn of haar vraag te vinden. Anderzijds verlicht je de werkdruk bij jouw IT-helpdesk, omdat een aanzienlijk deel van de vragen die daar normaliter terechtkomen, kunnen worden afgevangen door een chatbot. Zo houden medewerkers van de IT-helpdesk juist weer extra tijd over voor het behandelen van complexere vraagstukken. Twee vliegen in één klap, dus.
Samenwerkingspartners
Twee van onze samenwerkingspartners – de videocontentleverancier Oase en de chatbotleverancier Workplacebuddy – bieden praktische instructievideo’s die medewerkers helpen om de applicaties binnen Office 365 effectiever te gebruiken. Om bij deze informatie terecht te komen, kan een medewerker onder andere een chatbot raadplegen. Medewerkers stellen een functionele vraag over hun software in de chatbot, en worden vervolgens razendsnel van antwoord voorzien door middel van een kort en helder filmpje. Jouw medewerkers hebben continue ondersteuning binnen handbereik – een vertrouwd gevoel.
Waar mensen en technologie samensmelten, ontstaat iets moois. Iets voor jou? We gaan graag met je in gesprek.
