Microsoft Teams als digitale werkplek: zo gebruiken wij onze tools

Leestijd: 2 minuten

Hoe kun je het nut van software beter uitleggen, dan wanneer je dat vanuit je eigen ervaringen doet? Bij 1uur.nu nemen we het motto ‘practice what you preach’ maar al te graag letterlijk. In deze blog vertelt 1uur.nu-coach Claudia van Heelsbergen over haar ervaringen met Microsoft Teams.

Bijeengebracht in teams

“Overal waar mensen vanuit verschillende disciplines bij elkaar gezet worden om iets te creëren, in welke branche dan ook, kan Microsoft Teams de grote verbinder zijn. Zo ook bij een van onze klanten, die ons heeft ingeschakeld om hen beter te leren werken met Office 365. Al tijdens het voorbereiden van de pilots zorgden we ervoor dat alle benodigde informatie op één plek werd samengevoegd in Microsoft Teams. Aan de projectteams namen mensen deel die dit stuk voor stuk naast hun reguliere werkzaamheden deden, dus één overzichtelijke ‘verzamelplaats’ komt dan voor iedereen als geroepen.

Eenheid vormen

Waar verschillende mensen samenkomen, moeten afspraken gemaakt worden. We leggen vast wat voor documentnamen we hanteren, hoe de communicatie zal verlopen, op wat voor manier Skype for Business – nog zo’n handige geïntegreerde functie – wordt gebruikt, en hoe we handelen als we vragen hebben voor één specifieke persoon (deze kun je ‘taggen’ in Microsoft Teams). Pas wanneer iedereen met dezelfde logica in het achterhoofd handelt, kan efficiënt worden gewerkt.

Overzicht en sneller werken

Voor het bijhouden van de voortgang van de pilots is onafgebroken gebruikgemaakt van Microsoft Teams. Er is werkelijk geen enkele e-mail verstuurd. We maakten gebruik van geïntegreerde tools zoals OneNote, Planner en Skype for Business. OneNote fungeert hier als het ware als een gedeeld aantekeningenboek. Informatie die je hebt vergaard tijdens 1-op-1-coaching in de middag, kan diezelfde avond nog online staan en de volgende ochtend, tijdens de eerste meeting, besproken worden. De tool Planner maakt het mogelijk om de planning na te lopen. En via Skype for Business, die als ‘Gesprekken’ geïntegreerd is, kun je chatten, bellen en video-bellen. Kortom, alle communicatie verliep via Microsoft Teams. Losse Excels die rondgestuurd worden en na aanpassing met een ‘reply all’ hun weg weer vervolgen, zijn voorgoed verleden tijd.

En dat is een verademing. Omdat kennis eenvoudig universeel wordt, kan veel efficiënter gewerkt worden. Lang niet altijd hoeven alle teamleden aan te schuiven bij vergaderingen, taken kunnen eerder en beter verdeeld worden.

Digitale werkplek

Wanneer een PowerPoint wordt aangemaakt, kunnen alle teamleden afzonderlijk slides aanpassen en/of toevoegen. Je bent dus continu up and running en hoeft suggesties niet eerst rond te mailen aan het hele team. Heb je een idee? Zet het in de slide en de rest leest real-time met je mee. De tools in Microsoft Teams kun je zien als een digitaal bureaublok: je werkt met elkaar op één plek, zonder fysiek altijd bij elkaar te hoeven zitten.”

Deel dit artikel: 

Lees verder

Vier redenen waarom je medewerkers jouw berichten niet lezen
6 februari 2023

Leestijd: 2 minuten Hoe vaak hoor je communicatiemedewerkers niet verzuchten: ‘Ik heb het idee dat het nieuws op ons intranet helemaal niet gelezen wordt’?...

1 februari 2023

Leestijd: < 1 minuut Digitale transformatie is op dit moment een actueel onderwerp en het belang van een succesvolle adoptie van digitale middelen groeit hierdoor...

De rol van HR in digitale toegankelijkheid
23 januari 2023

Leestijd: 2 minuten Bij 1uur.nu willen we dat iedereen zich welkom en geaccepteerd voelt, ongeacht achtergrond, overtuiging of beperking. Die wens gaat verder dan...

9 januari 2023

Leestijd: 2 minuten Onze klant had al lange tijd te maken met inefficiënte interne communicatie. Medewerkers gaven regelmatig aan berichten niet te hebben gelezen,...

9 januari 2023

Leestijd: 2 minuten De arbeidsmarkt is krapper dan ooit. Het vinden van nieuw talent lijkt een onmogelijke opgave. Des te belangrijker is het om...

5 januari 2023

Leestijd: 2 minuten Enkele weken geleden hebben wij ons team uitgebreid met een nieuwe collega. Joël is bij ons aan de slag  gegaan als...

Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief

1uur.nu gebruikt cookies voor website-optimalisatie.
Klik hier voor meer uitleg.