Hoe kun je het nut van software beter uitleggen, dan wanneer je dat vanuit je eigen ervaringen doet? Bij 1uur.nu nemen we het motto ‘practice what you preach’ maar al te graag letterlijk. In deze blog vertelt 1uur.nu-coach Claudia van Heelsbergen over haar ervaringen met Microsoft Teams.
Bijeengebracht in teams
“Overal waar mensen vanuit verschillende disciplines bij elkaar gezet worden om iets te creëren, in welke branche dan ook, kan Microsoft Teams de grote verbinder zijn. Zo ook bij een van onze klanten, die ons heeft ingeschakeld om hen beter te leren werken met Office 365. Al tijdens het voorbereiden van de pilots zorgden we ervoor dat alle benodigde informatie op één plek werd samengevoegd in Microsoft Teams. Aan de projectteams namen mensen deel die dit stuk voor stuk naast hun reguliere werkzaamheden deden, dus één overzichtelijke ‘verzamelplaats’ komt dan voor iedereen als geroepen.
Eenheid vormen
Waar verschillende mensen samenkomen, moeten afspraken gemaakt worden. We leggen vast wat voor documentnamen we hanteren, hoe de communicatie zal verlopen, op wat voor manier Skype for Business – nog zo’n handige geïntegreerde functie – wordt gebruikt, en hoe we handelen als we vragen hebben voor één specifieke persoon (deze kun je ‘taggen’ in Microsoft Teams). Pas wanneer iedereen met dezelfde logica in het achterhoofd handelt, kan efficiënt worden gewerkt.
Overzicht en sneller werken
Voor het bijhouden van de voortgang van de pilots is onafgebroken gebruikgemaakt van Microsoft Teams. Er is werkelijk geen enkele e-mail verstuurd. We maakten gebruik van geïntegreerde tools zoals OneNote, Planner en Skype for Business. OneNote fungeert hier als het ware als een gedeeld aantekeningenboek. Informatie die je hebt vergaard tijdens 1-op-1-coaching in de middag, kan diezelfde avond nog online staan en de volgende ochtend, tijdens de eerste meeting, besproken worden. De tool Planner maakt het mogelijk om de planning na te lopen. En via Skype for Business, die als ‘Gesprekken’ geïntegreerd is, kun je chatten, bellen en video-bellen. Kortom, alle communicatie verliep via Microsoft Teams. Losse Excels die rondgestuurd worden en na aanpassing met een ‘reply all’ hun weg weer vervolgen, zijn voorgoed verleden tijd.
En dat is een verademing. Omdat kennis eenvoudig universeel wordt, kan veel efficiënter gewerkt worden. Lang niet altijd hoeven alle teamleden aan te schuiven bij vergaderingen, taken kunnen eerder en beter verdeeld worden.
Digitale werkplek
Wanneer een PowerPoint wordt aangemaakt, kunnen alle teamleden afzonderlijk slides aanpassen en/of toevoegen. Je bent dus continu up and running en hoeft suggesties niet eerst rond te mailen aan het hele team. Heb je een idee? Zet het in de slide en de rest leest real-time met je mee. De tools in Microsoft Teams kun je zien als een digitaal bureaublok: je werkt met elkaar op één plek, zonder fysiek altijd bij elkaar te hoeven zitten.”
