Hybride werken is niet meer weg te denken. Dat vraagt om digitale verbondenheid, aangepaste werkwijzen en nieuwe skills. En om de juiste tools, zoals Microsoft Teams. Ook dit jaar verschenen er weer met grote regelmaat nieuwe functionaliteiten in Teams. Claudia van Heelsbergen, coach bij 1uur.nu, vroeg onze trainers om hun favorieten en zette de tien mooiste voor je op een rijtje.
1. Break-out rooms
Met stip op nummer 1 staan de break-out rooms. Microsoft introduceerde deze functionaliteit dit jaar in Teams en we love it! Het feit dat we nu mensen in groepjes apart kunnen zetten, maakt online werken, vergaderen én trainen zo veel leuker en slimmer. Er mag hier en daar nog iets gefinetuned worden, maar daar wordt aan gewerkt in Redmond.
2 Chat als ‘draadje’ beantwoorden
Net als bij Whatsapp kun je nu op een specifieke chat in Teams beantwoorden, zodat vraag en antwoord overzichtelijk als een thread – een draadje – bij elkaar staan. Eerst kon dat alleen op mobiel, sinds dit jaar kan het ook in de Teams-applicatie en op je desktop.
3 Taken maken van berichten
Niet elke chat die je ontvangt, in een kanaal of privé, kun je direct afhandelen. Soms komt daar soms wat extra werk uit voort. Om te zorgen dat je dat niet vergeet, kun je nu – via de beroemde drie puntjes – de chat op je to-do-lijst zetten, tussen je Planner- en Outlooktaken. Vooral de heel gestructureerde mensen onder ons worden daar heel blij van, heb ik me laten vertellen.
4 Ondertiteling in Nederlands
In elke Teams-call kun je zelf de ondertiteling aanzetten. Een toegankelijkheidsfunctie die vooral handig is voor slechthorenden. Voorheen waren live-bijschriften alleen in het Engels, nu zijn ze ook in het Nederlands beschikbaar. De eerste keer staat de standaardtaal nog op Engels, maar die kun je aanpassen naar Nederlands.
5 Mail delen in Teams
Sinds kort zit er in Outlook een knop waarmee je mails kunt delen in Teams, in een kanaal of in een chat. Er wordt een mapje ‘Email messages’ aangemaakt en zo kun je je mails op dezelfde plek bewaren als de rest van de informatie over het betreffende onderwerp.
6 Chat openen in apart venster
Tegenwoordig hoef je niet meer te schakelen tussen verschillende chats, maar kun je gewoon meerdere chats naast elkaar openen op je scherm door te klikken op het icoontje rechtsboven in je chat met het pijltje dat naar rechtsboven wijst.
7 Teams-webinar
Behalve de Teams-meeting, kun je nu ook een Teams-webinar organiseren. Je stuurt de link rond met wat informatie over sprekers of andere relevante gegevens, en mensen kunnen zich vervolgens voor jouw webinar inschrijven, net als bij een evenement op locatie. Zo weet je bij voorbaat wie er aanwezig zal zijn.
8 Opties vooraf aan- of uitzetten
Een Teams-meeting kent verschillende opties. Voorheen moest je die aan- of uitzetten als de meeting al was gestart, nu kan dat ook vooraf. Zo kun je break-out rooms vooraf klaarzetten, kun je het opnemen van een meeting alvast aanzetten – zodat je dat niet meer kunt vergeten – en je kunt vooraf bepalen of de microfoons en camera’s van deelnemers aan of uit staan. Als je een vergadering met veel deelnemers hebt, is het prettig als iedereen binnenkomt met gedempte microfoons. Tijdens de vergadering kan de presentator een bepaalde microfoon weer aan zetten zodra iemand zijn of haar hand opsteekt.
9 Chatberichten alleen in vergadering aan
Je kunt er nu voor kiezen om de chat alleen aan te zetten zolang de vergadering gaande is. Zodra de vergadering is afgesloten kan er ook niet meer gechat worden. Zo kun je niet snel een vergissing maken. Vooral handig als je met externen een vergadering hebt gehad, en je wil achteraf nog even een bericht uitwisselen. Dan weet je zeker dat er niet nog iemand meekijkt.
10 Microsoft Viva krijgt eindelijk vorm
We schreven al eerder een blog over Microsoft Viva, Microsofts platform dat communicatie, kennis, leren, bronnen en inzichten in de werkstroom van de medewerker samenbrengt. Al deze functionaliteiten zijn nu eindelijk beschikbaar in het Teams-platform, zodat het nog meer hét platform wordt waarmee je alles uit je werkdag kunt halen.
Meer weten?
Wil je in 2022 met jouw organisatie een volgende stap maken in het hybride werken? Download dan hier onze whitepaper ‘Zo veranker je hybride werken in jouw organisatie’. Interesse om nog meer te leren over hybride leidinggeven, hybride samenwerken of hybride vergaderen? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
