Een stevig huis blijft pas écht goed staan wanneer het fundament piekfijn in orde is. Werk je aan je basis, dan werk je aan de toekomst van je organisatie. Samenwerking vormt daarvan een essentieel onderdeel, en ook hiervoor geldt: een sterk fundament van universele afspraken waar iedereen het mee eens is, is essentieel. Anders zullen samenwerkingsverbanden en teams als een kaartenhuis in elkaar vallen.
Losse flarden
Er is een verschil tussen samenwerken en samenwerken. Je kunt een groep onbekenden met elkaar in een ruimte zetten en hen de opdracht geven een takenpakket te volbrengen. De taken zullen dan weliswaar volbracht worden, maar op wat voor manier dat dan gebeurt? Waarschijnlijk wordt de opdracht opgedeeld, krijgt iedereen een deeltaak en worden de resultaten na afloop bij elkaar gevoegd. En ja, de muur staat dan, maar zonder cement om de naden op te vullen houdt hij het niet lang uit.
De gulden middenweg
Hoe zorg je ervoor dat als je samenwerkt, je ook echt sámen werkt? Dat kan alleen als alle neuzen dezelfde kant op staan en als taken ook met volgens eenduidige afspraken worden uitgevoerd. Anders gezegd: er moeten zogeheten rules of engagement, spelregels, worden afgestemd om een samenwerking echt efficiënt te laten zijn. Dat betekent niet per se dat individuele werkwijzen helemaal van tafel moeten worden geveegd, maar wél dat er concessies moeten worden gedaan. Persoonlijke voorkeuren moeten worden ingewisseld voor een nieuwe set routines die door het hele team worden omarmd.
Verandering
Dat kan nog wel eens lastig worden, horen we je denken: mensen in beweging krijgen om afstand te doen van hun eigen vertrouwde systeem en handelingen. Neem bijvoorbeeld alleen al de manier om acties bij te houden – binnen één team kunnen daar al twintig opvattingen over bestaan. De één werkt met Microsoft OneNote, de ander schrijft to do’s nog keurig in een notebloc, weer een ander plakt post—its op zijn of haar beeldscherm en de rest zet vlaggetjes in de mailbox of houdt een Excelsheet bij. Dat wordt dus keuzes maken, en dat gaat niet iedereen even makkelijk vinden.
Digitale middelen
Microsoft Teams maakt die keuzes, en de adoptie van nieuwe werkroutines, in elk geval een stuk eenvoudiger. Een digitale tool faciliteert medewerkers om afspraken vast te leggen, na te leven en te loggen. En die afspraken waaieren zo breed uit als je zelf maar wil binnen een team. Leg bijvoorbeeld vast of het in het team noodzakelijk wordt geacht om fysiek aanwezig te zijn bij een vergadering – en zo nee, spreek af op of afwezigheid vooraf kenbaar moet worden gemaakt, op wat voor manier digitale aanwezigheid via Teams wordt georganiseerd en hoe de notulen nadien worden gedeeld. En hoe zit dat met de bereikbaarheid van medewerkers? En wil het team online samenwerken in documenten zodat het offline opslaan van tientallen versies een halt wordt toegeroepen? En op wat voor manier worden die digitale documenten dán bijgehouden en opgeslagen? Afspraken, afspraken, afspraken, en ze werken alleen als je het er samen over eens bent geworden.
Wie efficiënt wil samenwerken, moet dus concessies doen. Je moet naar elkaar toe bewegen om efficiënt te kunnen worden in het grotere geheel. Natuurlijk blijft iedereen vrij om te werken op de manier die hem of haar het best past om de individuele productiviteit gelijk te houden. Zoals gezegd, persoonlijke routines hoeven niet van tafel, als het vizier maar open blijft om nieuwe routines te omarmen.
Persoonlijke voorkeuren versus teamefficiëntie: laat het geheel sterker zijn dan het individu!
