Waar de ene deur dichtgaat, opent zich een andere. Microsoft heeft weliswaar aangekondigd in de zomer van 2021 helemaal te stoppen met Skype, maar dat biedt jou weer de uitgelezen kans om de communicatie te optimaliseren. Maak van de nood een deugd! Hoe? Dat leggen we uit in deze blog.
Veel organisaties maken voor de interne (en in mindere mate externe) communicatie nog gebruik van twee verschillende programma’s: Microsoft Skype en Teams. Medewerkers hebben nu eenmaal hun eigen gewoonten en handigheden en blijven het liefst gebruikmaken van de tools en programma’s die ze gewend zijn – met een tweedeling tot gevolg.
Efficiëntie
Die tweedeling kan nogal eens zorgen voor conflicten, missers en inefficiëntie. Zonde en bovendien onnodig; zeker als je kijkt naar de voordelen van Microsoft Teams ten opzichte van Skype. Waarom niet nu al overstappen als dat uiteindelijk toch noodzaak wordt? Efficiëntiewinst ligt namelijk voor het oprapen.
Chat zoals je gewend bent
Ten eerste bieden de chatfunctionaliteiten binnen Teams legio mogelijkheden. Zo slaat het programma alle chatgesprekken automatisch op. Handig, zeker als je bijvoorbeeld eens een discussie krijgt over een gesprek dat drie weken geleden plaatsvond en even iets wilt terugzoeken. Of wanneer je alle correspondentie over een bepaald thema wilt terugvinden: voer simpelweg een zoekwoord in en je wordt teruggevoerd naar alle gesprekken die daarover zijn gevoerd. De chatgeschiedenis blijft, net zoals we gewend zijn van WhatsApp, altijd bestaan. Een functionaliteit die ook goed van pas komt bij een vertrek of bij ziekte van een medewerker: dringende zaken kunnen zelfs in afwezigheid van een medewerker altijd worden teruggezocht.
Bovendien kun je in Teams eenvoudig chatgroepen aanmaken om overzichtelijk te kunnen schakelen tussen bijvoorbeeld projectgroepen of dat groepje collega’s waar je dit jaar de kerstborrel mee organiseert. Ook hier geldt weer dat de groepen eenvoudig zijn terug te vinden op zoekwoorden.
Live delen
Alle documenten die in persoonlijke chats of in groepen worden gedeeld, worden automatisch opgeslagen in OneDrive. Dat vergt dus veel minder handelingen en zorgt ook nog eens voor een efficiëntieslag: minder documenten ‘verdwalen’ en je reduceert de kans op versieproblemen, omdat iedereen in hetzelfde document werkt. Ook kunnen collega’s die met elkaar in gesprek zijn in Teams, gelijktijdig in gedeelde notities werken of zelfs tekenen op een whiteboard, bijvoorbeeld tijdens een conference call. Hierin denkt Teams ook met je mee: zodra jij je scherm deelt en de whiteboardfunctionaliteit aanzet, geeft het programma je laatst bekeken PowerPoints weer. Die hoef je dus zelf niet meer klaar te zetten in aanloop naar een call. Audio- en videocalls kunnen, met toestemming van degene(n) aan de andere kant van de ‘lijn’, ook altijd worden opgenomen zodat ze later kunnen worden gedeeld en teruggeluisterd of bekeken kunnen worden.
Blurren
Tot slot een leuk extraatje: wanneer je een videochat start, heb je de mogelijkheid om je achtergrond te blurren. Leiden die palmbomen achter je rug te veel af als jij vanaf je vakantiebestemming even een belangrijke call afwikkelt? Zit je net in een verhuizing terwijl je een video conference vanuit huis bijwoont? Dan vervaag je de achtergrondomgeving met hetzelfde gemak.
We begeleiden jou en je medewerkers graag bij de organisatiebrede implementatie van Microsoft Teams. Wacht niet totdat Skype er helemaal uit ligt, de kansen van Teams zijn legio! Neem nu contact met ons op voor meer informatie.
