Bestanden, bestanden, bestanden. Ze zijn overal. Toch is het vaak maar lastig om precies dát bestand terug te vinden dat je nodig hebt. Petra Bosch – van Rossum, als zelfstandig coach en trainer verbonden aan 1uur.nu, geeft in deze blog 5 tips om orde aan te brengen in de chaos.
Twee uur zoeken
Uit verschillende onderzoeken blijkt dat we met z’n allen zo’n een à twee uur per dag bezig zijn met het zoeken naar de juiste informatie. Dat is enorm veel. Tel daarbij op dat 49 procent van de mensen het gevoel heeft te moeten multitasken, en 33 procent regelmatig een disbalans ervaart in de werk-privé-situatie en de werkstress is compleet. Maar er is hoop! Consultancyfirma McKinsey schat dat de zoektijden met zo’n 35% kunnen worden teruggebracht als je slim gebruik maakt van de mogelijkheden die er zijn. Én dat horen we ook terug van medewerkers na het volgen van onze training. Een paar tips om direct mee aan de slag te gaan.
1. Zorg voor heldere naamgeving
Geef je bestanden een duidelijke, concrete maar ook specifieke naam. Noem een bestand dus niet ‘deelnemerslijst.docx’ maar bijvoorbeeld ‘20210414_deelnemerslijst training Teams de basis.docx’. De omschrijving moet dus echt iets zeggen over de inhoud. Maak ook afspraken met collega’s over de naamgeving die je hanteert. Hou dezelfde structuur aan en zorg ook dat iedereen die begrijpt. Gebruik je een datum in de naamgeving, zorg dan dat iedereen dat op dezelfde wijze doet. Dus als je kiest voor een format als jaar_maand_dag_omschrijvende_naam, dan is het belangrijk dat iedereen die datumnotatie gebruikt. Dat zorgt ervoor dat de bestanden op de juiste volgorde onder elkaar komen te staan en dat je een rustig overzicht creëert.
2. Profiteer van de combinatie mappenstructuur en zoekfunctie
Onze vertrouwde mappenstructuur kent een lange geschiedenis. De meesten van ons kennen nog wel de archiefkasten vol stoffige multomappen. Als je daar je boeltje niet netjes op orde had, vond je zeker weten niets meer terug. Een heldere mappenstructuur – met daarbinnen bestanden met overzichtelijke namen – is dan ook nog steeds heerlijk overzichtelijk. Maar durf daarnaast ook meer te vertrouwen op de zoekfunctie. In voorbije jaren leverde dat misschien lang niet altijd een goed resultaat op, maar vandaag de dag hebben alle Office-applicaties een goedwerkende zoekfunctie. Binnen de meeste zoekfuncties – denk aan Outlook, OneNote of Teams – kun je ook nog eens een filter toepassen op je resultaten. Je kunt natuurlijk ook bij je ‘recente bestanden’ kijken als je regelmatig in hetzelfde document werkt.
3. Onderscheid persoonlijk van zakelijk
Zorg dat je je persoonlijke bestanden, denk aan verslagen van functioneringsgesprekken en andere bestanden die je niet bij voorkeur met het hele team of de hele organisatie deelt, opslaat in een persoonlijke omgeving. Dat kan je eigen harde schijf zijn, maar beter – en veiliger – is het natuurlijk om daar OneDrive voor te gebruiken. Bestanden die voor het team of de organisatie bedoeld zijn, of bestanden waarin je wil samenwerken, sla die op in een kanaal binnen Teams of op een SharePoint-site.
4. Vertrouw op versiebeheer
Als we het over gedragsverandering hebben, is dit er ook een. Van oudsher zijn we gewend om bestanden te delen door ze rond te sturen via e-mail. Een collega bewerkte dan dit bestand en mailde die weer rond. Zo ontstonden er exotische versienummeringen als versie 1.3.2.4, 2.1, 3.15 en 4.def. Uiteindelijk wist niemand meer met zekerheid te vertellen wat de laatste versie was. Vandaag de dag werken we samen in Teams of SharePoint, of bewerken we onze eigen bestanden in OneDrive. Al die applicaties werken met een slim versiebeheer. Het hernoemen van documenten of het uithalen van andere capriolen om oudere versies zeker te stellen is daarmee overbodig geworden. Op de achtergrond wordt elke keer dat je een document bewerkt een nieuwe versie aangemaakt. Zou hou je altijd grip op je versies en kun je altijd terugzien welke wijzigingen er zijn doorgevoerd en door wie. Veel mooier kan het niet worden.
5 Schep orde in de chaos
Wil je aan de slag met je bestaande bestanden, ga dan serieus aan de slag met de virtuele bezem. Ga niet zomaar wat mapjes verslepen, maar denk eerst na over de gewenste structuur. Misschien werk je nu wel met een heel afdelingsgerichte structuur, terwijl je organisatie inmiddels is overgestapt op een meer proces- of projectgerichte aanpak. Richt daar dan ook je nieuwe structuur naar in. En kijk naar de naamgeving van je bestaande bestanden. Misschien is dit een mooi moment om oudere versies weg te gooien en bestanden die de moeite van het bewaren waard zijn een betere naam te geven. Goede structuur voor de langere termijn vraagt ook om regelmatig onderhoud. Plan tijd in om je mappen op te schonen en verdwaalde documenten op de juiste plek te slepen. Het is even een klus, maar je mensen krijgen er uiteindelijk veel tijd – en energie – voor terug.
Meer weten?
Ook slimmer werken met bestanden? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
