Samenwerken in Microsoft Teams doen we tegenwoordig allemaal en iedereen weet feilloos wat daarvoor moet gebeuren. Dat zal althans veelal geantwoord worden als je eens een rondvraag doet binnen jouw organisatie. Maar zo noodzakelijk als samenwerking is, zo is het nog lang niet vanzelfsprekend dat dat efficiënt gebeurt. Gemakzucht is de grootste valkuil voor iedere organisatie. Ook voor de jouwe.
Maak het jezelf gemakkelijk
Microsoft Teams is een krachtig middel voor iedere organisatie die efficiënter, gemakkelijker en productiever wil samenwerken. Teams maakt het voor collega’s eenvoudiger met elkaar te communiceren en te chatten á la WhatsApp, meetings kunnen in een mum van tijd online worden voorbereid, aantekeningen kunnen vastgelegd én real-time gedeeld worden via OneNote en collega’s kunnen tegelijkertijd on- en offline samenwerken in gedeelde documenten. En dat is nog maar een greep uit de vele functionaliteiten.
Maar, en hier zit ‘m de valkuil in, Teams kan het niet alléén. De tool is geen robot met een aan- en uitknop die na je na een simpel commando al het werk uit handen neemt. Efficiënt samenwerken vraagt van iedereen tijd en moeite en achteroverleunen is er dus niet bij. De functionaliteiten van Teams vervangen menselijk handelen niet, ze ondersteunen.
Investeer in je software
Aangezien samenwerken uit zoveel verschillende facetten bestaat, is die tijd en moeite in combinatie met de juiste software van niet te onderschatten belang. Van het uitwerken van ideeën, rapportages opstellen en het maken van afspraken tot aan ‘gewoon’ samen ervoor zorgen dat resultaten behaald worden en er stappen vooruit gezet worden: samenwerken omvat het allemaal. Het feit dat jouw medewerkers zich daarvan bewust zijn, maakt het nog niet vanzelfsprekend dat het op een efficiënte manier gebeurt. Iedereen heeft zijn eigen werktijden, zijn eigen manier van werken en zijn eigen routines en iedereen houdt zich daar graag aan vast. Dat maakt efficiënt samenwerken in Teams nu juist zo’n uitdaging.
Het lukt niet zomaar
Het is dus de kunst om een ‘nieuwe’ set routines te ontwikkelen die als universeel fundament dienen voor efficiënte samenwerking. Gedeelde documenten zijn leuk, maar als iedereen in een andere versie werkt of denkt dat Teams de versies automatisch wel voor hem of haar bijwerkt, gaat de tool tegen je werken. Online communicatie is enorm handig, maar dan moet dat wel georganiseerd worden. Maak voor een nieuw onderwerp een nieuw gesprek aan en voeg alléén deelnemers toe die gebaat zijn bij de informatie die gedeeld wordt en, vooral, vermijd ‘reply to all’. Creëer een werkwijze, deel deze met alle medewerkers en integreer de gemaakte afspraken – die uiteraard per afdeling of functiegroep weer kunnen verschillen – in het gebruik van Microsoft Teams. Pas dan kan software echt voor je gaan werken.
Hoe kan Teams concreet effectief worden in het dagelijks werk? Dat lees je in de volgende blog.
Wil jij Teams op een efficiënte manier integreren binnen jouw organisatie? Daar kunnen wij je bij helpen!
