Microsoft Teams wordt steeds veelzijdiger. Nam het gebruik in eerste instantie een vlucht omdat we massaal moesten gaan videovergaderen, inmiddels zijn er veel meer redenen. Het aantal functionaliteiten neemt zienderogen toe en de integratie met andere Microsoft-applicaties wordt steeds beter. Nu Teams gebruikt kan worden als een platform waar applicaties – van Microsoft en van derden – in samenkomen, wordt opstarten van Teams het virtuele equivalent van naar kantoor gaan. Hoe dat werkt, vertelt Marjolein Arissen in deze blog.
Explosieve toename gebruik Teams
Volgens cijfers van Microsoft, is het aantal dagelijkse Teams-gebruikers gestegen van 20 miljoen in maart 2020 naar maar liefst 115 miljoen een paar maanden later. Werd het in eerste instantie vooral ingezet voor online meetings, inmiddels zijn er enorm veel nieuwe functionaliteiten bijgekomen en is Teams dé samenwerkingstool van Microsoft. In een eerdere blog zette collega Claudia al onze tien favoriete functionaliteiten van 2021 op een rijtje.
Samenwerken aan bestanden
Naast online vergaderen, zijn we inmiddels ook massaal aan het online samenwerken aan bestanden geslagen. Ooit moesten we nog bewust nadenken over de keuze tussen OneDrive, SharePoint en Teams, die natuurlijk elk hun eigen kracht hebben. Maar als je vandaag de dag Teams gebruikt om samen te werken aan een bestand, maakt het eigenlijk niet zo heel veel meer uit waar je dat bestand hebt opgeslagen. Ook als je een bestand verplaatst, blijft een link die je gedeeld hebt naar het bestand gewoon werken, zonder dat je je druk hoeft te maken om de technische details. Zo kan je je focussen op de inhoud en prettig samenwerken, zonder gedoe.
Verregaande integratie met andere Microsoft-applicaties
Behalve nieuwe, betere functionaliteiten, is ook de integratie met andere Microsoft-applicaties steeds verder verbeterd. Microsoft heeft hard gewerkt aan een sterke integratie van onder andere Outlook en Teams, waarmee het gebruik steeds meer voelt als een naadloze ervaring. Zo is het inmiddels mogelijk om informatie uit te wisselen tussen Outlook en chat- of kanaalgesprekken in Teams. Gebruikers die wat minder standvastig Teams gebruiken, kunnen e-mails krijgen om op de hoogte te blijven van gemiste gesprekken in Teams. Ook kun je inmiddels taken uit Microsoft Planner – voor teamprojecten – en Microsoft To Do – voor persoonlijk taakbeheer – samen laten komen in Tasks in Microsoft Teams. Op die manier kun je alles wat je op je eigen to-do-lijstje hebt gezet en de taken die anderen op jouw bordje hebben gelegd in één overzicht in Teams zien.
Welcome to Teams-as-a-Platform
Inmiddels begint Microsoft Teams flink volwassen te worden. Het kent legio uitbreidingsmogelijkheden en brengt het alles wat jij en je collega’s op een werkdag nodig hebben, samen: van Teams-gebaseerde apps tot persoonlijke apps, van configureerbare tabbladen tot webhooks en nog veel meer. Daarmee is Teams geëvolueerd van slimme tool om met elkaar te communiceren en samen te werken tot Teams-as-a-Platform, dat je zo kunt inrichten dat het elke medewerker past als een oude jas. Zo zien bijvoorbeeld HR-medewerkers een extra tabblad voor Dynamics 365 Human Resources, staat bij Marketing Hubspot open in hun template en zien collega’s van Finance een tabblad voor Dynamics 365 Finance. Ook steeds meer niet-Microsoft-applicaties kunnen inmiddels connecten met Teams. Maar behalve dat Teams het makkelijk maakt om samen te werken en afdelingsgerelateerde zaken samenbrengt, is ook de toegevoegde waarde voor de individuele medewerker enorm. Wat je niet nodig hebt, verberg je, wat voor jou persoonlijk wel belangrijk is, voeg je toe. Zo is de één echt een OneNote liefhebber en zit de ander nog gewoon met een schriftje. Op die manier heb je altijd al je favorieten bij de hand en kun je heel gemakkelijk zoeken door alle content en apps heen.
Teams als het nieuwe oude vertrouwde kantoor
Door alle ontwikkelingen gaat Teams steeds meer lijken op de oude vertrouwde kantooromgeving. Je gaat naar werk, loopt naar je eigen afdeling, waar je de voor jou broodnodige hulpmiddelen vindt. Op de marketingafdeling hangt de planning, bij Finance hangt de begroting groot aan de muur. Vervolgens loop je naar je bureau, waar je eigen plantjes en vertrouwde foto’s staan en waar je in je bureaublok jouw agenda, pennen, schrijfblokken en markerstiften vindt. Als je echt het maximale wilt halen uit je Microsoft Teams-omgeving, is het wel belangrijk afspraken te maken. Als er maar een paar mensen binnen een organisatie zijn die Teams als uitvalsbasis gebruiken, dan moet je nog steeds voortdurend schakelen tussen je mail, WhatsApp, Teams en andere applicaties. Maar spreek je af om met z’n allen Teams te gebruiken om samen te werken en onderling te communiceren, dan werkt het als een zonnetje.
Van efficiënte eilandjes weer naar één geïntegreerd geheel
Natuurlijk kent elke organisatie ook afdelingsoverstijgende activiteiten. Het wachten is op de vertaling daarvan naar Teams en het antwoord is Microsoft Viva, een laag die communicatie, inzichten, kennis en leren samenbrengt. De verwachting is dat deze ontwikkeling een krachtige impuls gaat geven aan innovatie, vooral als je de mogelijkheden en de kracht van artificial intelligence goed weet te benutten. De AI achter Teams verzamelt informatie, genereert rapportages, topics en de relaties tussen mensen met een ongekende snelheid en accuraatheid. Dit moet wel gecheckt en beheerd worden, maar is zeker de moeite waard om in te investeren. Het helpt immers medewerkers om nog productiever te zijn, hun vaardigheden bij te spijkeren en te werken aan hun carrièreplannen, allemaal online. Zo komen de online eilandjes die afdelingen en teams vaak nog zijn, samen in een geïntegreerd geheel. Zo kunnen we dankzij Microsoft Viva straks ook online weer buiten de afdeling kijken en zowel binnen onze eigen teams als over afdelingen heen samenwerken. Hoe dat zich ontwikkelt? We houden je op de hoogte!
Teams openen = naar kantoor gaan
Als je gezamenlijk Teams gebruikt als startpunt van de dag, dan pas wordt het echt efficiënt. Dan is Teams opstarten het virtuele equivalent van naar kantoor gaan. Heerlijk toch?
Meer weten?
Nieuwsgierig hoe we jouw organisatie kunnen helpen tot een optimale samenwerking te komen? Weten hoe jouw medewerkers Teams kunnen gaan gebruiken als start van hun werkdag? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu, we denken graag met je mee.
