IT kan je organisatie een aantal fikse stappen verder helpen. Om maximaal rendement uit je ICT-investeringen te halen, moeten je medewerkers er wel uithalen wat erin zit. Dat gebeurt lang niet altijd, zo weten wij uit ervaring. In deze blog vertelt Bas van Gool wat tien veelvoorkomende signalen zijn waaraan je merkt dat je medewerkers de ICT niet optimaal benutten.
1. Frustraties
Ga eens bij het koffiezetapparaat staan en leg je oor te luister. Waar hebben medewerkers het over, wat zijn hun frustraties? Als je dingen hoort als: hij doet het niet, ik snap het niet, mijn collega snapt het niet, dan zijn dat signalen dat je medewerkers niet alles uit jouw IT-omgeving – kunnen – halen wat erin zit.
2. Ongebruikte apparaten
Het zal je verbazen hoeveel tablets, telefoons en zelfs laptops niet in gebruik worden genomen. Dat kun je zien door te kijken hoe vaak medewerkers inloggen. Laatst waren wij bij een organisatie aan het werk waar van de tweeduizend nieuwe laptops maar liefst zeshonderd niet gebruikt werden. Het bleek dat medewerkers liever met hun oude vertrouwde laptop werkten en zo’n hip en fancy apparaat maar spannend vonden.
3. Beperkt of eenzijdig gebruik van Microsoft 365
Een beheerder kan generieke gebruikersdata uit je Microsoft-omgeving halen. Die informatie is niet naar individuen te herleiden, maar je kunt er wel bruikbare informatie uit halen. Als je ziet dat een grote groep medewerkers maar twee keer per week inloggen in Microsoft Teams, voor die zeldzame online vergadering, dan halen ze niet het maximale uit de Teams-omgeving.
4. Je helpdesk krijgt te veel – of juist geen – vragen
Wordt je helpdesk overladen met vragen of wordt er juist helemaal niet gebeld? In beide gevallen is er iets aan de hand. In het eerste geval leven er veel onduidelijkheden bij je medewerkers en wordt de helpdesk overladen met vragen. In het tweede geval is er misschien nog wel iets ergers aan de hand: je medewerkers zijn murw, hebben geaccepteerd dat vragen stellen niets oplevert en hebben hun verwoede pogingen maar opgegeven.
5. Wildgroei van sites en kanalen in Teams
Als het aantal sites en kanalen binnen Teams de pan uit rijzen, is dat een teken van een gebrek aan werkafspraken. Je medewerkers missen de vaardigheden om enige structuur binnen de Teams-omgeving aan te brengen.
6. Inactieve pagina’s op intranet
Een intranet biedt een geweldige mogelijkheid om informatie te delen met je medewerkers. Maar als er van de tweeduizend pagina’s maar een tiende wordt gebruikt, dan is of je informatie niet actueel, of het is niet nuttig genoeg, of je medewerkers weten de weg ernaartoe niet te vinden.
7. Dubbel werk
Als medewerkers niet op de juiste manier samenwerken in documenten, kunnen ze versieproblemen ervaren. Dat betekent dat ze wijzigingen keer op keer door moeten voeren en dus simpelweg dubbel werk aan het doen zijn. Tijd voor een training in Teams?
8. Incompliant gedrag
Medewerkers weten lang niet altijd hoe ze veilig met de IT-omgeving om moeten gaan. Daardoor kunnen security en privacy in het geding komen. Wat deel je met wie en hoe duidelijk zijn de afspraken daarover? Collega Claudia deelde al eerder tips om bij te dragen aan een veiliger werkomgeving. Zorg ervoor dat je medewerkers het verschil weten tussen een privé- en een open kanaal in Teams, dat ze documenten op een slimme manier delen en dat ze de chat sluiten als een vergadering afgelopen is. Zeker als dat met een externe gast is.
9. Klachten over de IT-afdeling
Ontdek hoe medewerkers praten over je IT-afdeling en hoe tevreden ze daarmee zijn. Klagen ze veel, dan zegt dat ongetwijfeld iets over de servicegraad en helderheid waarmee gecommuniceerd wordt.
10. Oud gedrag
Als medewerkers nog werken zoals ze dat tien jaar geleden ook al deden, gaat er iets mis. Mailen in plaats van delen is echt niet meer van deze tijd en met tools als Microsoft Planner en Microsoft OneNote wordt het werk een stuk efficiënter.
Meer weten?
Herken je een of meerdere van deze signalen? Heeft jouw organisatie behoefte aan meer rendement op IT-investeringen en een beter imago van ICT? Wil je kennisdeling, (online) samenwerken en communicatie significant verbeteren? Geef ons een belletje op 0183 – 512 253 of mail naar info@1uur.nu. Wij denken graag mee.
