5 tips om medewerkers te motiveren voor digitale verandering 

Stel je voor dat je een innovatieve digitale verandering in je organisatie wilt doorvoeren. Je hebt enkele nieuwe hulpmiddelen en processen die de productiviteit aanzienlijk kunnen verbeteren. Maar dan stuit je op een veelvoorkomend probleem: weerstand bij je medewerkers. Hoe overtuig je hen om deze veranderingen te omarmen? Hoe zorg je ervoor dat ze enthousiast meedoen aan de digitale transformatie? In deze blog deelt Bas van Gool onze top 5 tips (én concrete voorbeelden) om je medewerkers te motiveren voor digitale verandering. 

Tip 1. Vorm een duidelijke visie 

Verandering begint met een duidelijke visie. Daarvan zijn wij bij 1uur.nu overtuigd, en om die reden begint onze succesvolle aanpak ook altijd met deze stap. Het vormen van een duidelijke visie is de eerste en cruciale stap in het motiveren van medewerkers voor digitale verandering. Een visie legt de koers vast, geeft richting aan de verandering en voorziet medewerkers van een inspirerend doel. Het ‘waarom’ achter de verandering is cruciaal om medewerkers te motiveren. Een visie biedt deze essentiële motivatie. Zonder een reden om de digitale veranderingen door te voeren, zullen medewerkers dit op persoonlijk niveau niet, niet volledig of niet voor lang doen. De verandering moet het werk van de medewerker makkelijker, beter en/of veiliger maken. 

Voorbeeld: Stel je voor dat je werkt in een organisatie die al jaren dezelfde papieren documentatie- en opslagmethoden gebruikt. Het is inefficiënt, tijdrovend en leidt vaak tot frustratie. De visie die je kunt creëren, is de belofte van een digitale toekomst waarin medewerkers documenten eenvoudig kunnen opslaan, delen en terugvinden met één druk op de knop. Deze visie omvat niet alleen efficiëntieverbeteringen, maar ook kostenbesparingen en een grotere tevredenheid bij medewerkers. 

Tip 2. Maak een strategie en beleid 

Als de visie is vastgesteld, adviseren wij om een beleid en strategie te ontwikkelen om de visie te realiseren. Het beleid fungeert als de leidraad voor het gedrag en de acties van medewerkers in het kader van de digitale verandering. Het biedt structuur en regels om ervoor te zorgen dat iedereen in lijn werkt met de vastgestelde visie. Beleid en strategie scheppen de randvoorwaarden die nodig zijn om de verandering op een gestructureerde manier te realiseren. Zo moet het voor iedere medewerker duidelijk zijn hoe ze moeten werken, waarom ze zo moeten werken en wat de gevolgen kunnen zijn als dat niet gebeurt. 

Voorbeeld: Om de visie op een verbeterde documentbeheerpraktijk te realiseren, ontwikkel je beleid en strategieën. Dit omvat het vaststellen van duidelijke richtlijnen voor documentopslag, toegangsrechten en beveiliging. Het beleid stelt bijvoorbeeld in dat alle documenten elektronisch moeten worden opgeslagen, met een gestandaardiseerde mappenstructuur, een vaste opbouw voor bestandsnamen en duidelijke autorisatieniveaus. Dit beleid creëert een georganiseerde aanpak en zorgt ervoor dat alle medewerkers op dezelfde manier werken. 

Succesverhaal: Ook de gemeentes langs de IJssel hadden te maken met de uitdaging om werknemers te motiveren voor een digitale verandering. Voor hen betrof dit de invoering van werken via Teams als samenwerkingsplatform. Marlène, het hoofd van de ICT-afdeling bij de IJsselgemeenten, heeft het volgende te zeggen over ons adoptietraject: ‘1uur.nu heeft de medewerkers daadwerkelijk begeleid gedurende het hele adoptietraject. Vrijwel iedereen is getraind en bekend met de mogelijkheden van Teams. Dit heeft geresulteerd in veel enthousiaste reacties en een groeiend gebruik. Wil je meer lezen over deze case? Klik dan hier.

Tip 3: Communiceer duidelijk en transparant 

Een van de meest kritieke elementen in het motiveren van medewerkers voor digitale verandering is effectieve communicatie. Communiceer duidelijk en transparant over de visie, het beleid en de strategie. Gebruik verschillende communicatiemiddelen en -kanalen om ervoor te zorgen dat de boodschap alle medewerkers bereikt. Iedereen heeft een andere leerstijl dus werk zowel met video’s, als handleidingen, maar ook via persoonlijke kennisoverdracht. Benadruk niet alleen ‘wat’ er verandert, maar ook ‘waarom’ het veranderen van cruciaal belang is voor de organisatie en hoe het de medewerkers ten goede zal komen. 

Voorbeeld: Nu je een beleid hebt opgesteld, is het tijd om dit duidelijk en transparant aan je medewerkers te communiceren. Organiseer informatiesessies waarin je uitlegt waarom de nieuwe aanpak beter is en hoe deze hun dagelijkse werkzaamheden zal verbeteren. Maak ook filmpjes, schrijf handleidingen en verwerk het in de interne nieuwsbrief of op intranet. Wees je bewust dat mensen verschillende leerstijlen hebben. Gebruik voorbeelden van situaties waarin het nieuwe beleid al positieve resultaten heeft opgeleverd, zoals het snel terugvinden van belangrijke documenten. Laat zien hoe de verandering in lijn is met de overkoepelende visie op een efficiëntere en modernere werkomgeving. 

Tip 4. Betrek medewerkers actief bij de verandering 

“Medewerkers zullen eerder geneigd zijn de verandering te omarmen als ze het gevoel hebben dat ze een actieve rol spelen in het proces”, benadrukt Bas. Organiseer brainstormsessies, workshops, en andere participatieve evenementen waarin medewerkers hun ideeën kunnen delen en bijdragen aan de veranderingsstrategie. Door hun inbreng serieus te nemen, voelen ze zich betrokken bij de verandering. 

Voorbeeld: Om de medewerkers actief bij de verandering te betrekken, organiseer je workshops waarin ze kunnen meedenken over de implementatie van het nieuwe documentbeheerbeleid. Nodig ze uit om hun ideeën en zorgen te delen, bijvoorbeeld tijdens een brainstormsessie. Als reactie op hun feedback kun je enkele aanpassingen maken in het beleid en de procedures, wat medewerkers het gevoel geeft dat ze een belangrijke rol spelen in het veranderingsproces. Dit vergroot hun betrokkenheid en bereidheid om de nieuwe aanpak te omarmen. 

Tip 5: Zorg voor gerichte training en ondersteuning 

Het aanbieden van training en ondersteuning is cruciaal om ervoor te zorgen dat medewerkers zich comfortabel voelen met de nieuwe digitale hulpmiddelen en processen. Begrijp dat niet alle medewerkers op hetzelfde niveau beginnen, dus bied trainingen aan op verschillende niveaus. Zorg ervoor dat er middelen beschikbaar zijn voor vragen en problemen, zodat medewerkers weten waar ze terechtkunnen voor hulp. 

Voorbeeld: Om ervoor te zorgen dat medewerkers comfortabel zijn met de nieuwe documentbeheerpraktijken, bied je gerichte training en ondersteuning aan. Dit omvat workshops waarin ze leren hoe ze documenten op de juiste manier moeten opslaan, hoe ze met de nieuwe mappenstructuur kunnen werken en hoe ze beveiligingsprotocollen moeten volgen. Daarnaast bied je continue ondersteuning via een helpdesk waar medewerkers vragen kunnen stellen en problemen kunnen melden. Door medewerkers de nodige vaardigheden en middelen te bieden, vergroot je hun vertrouwen en bereidheid om de verandering te omarmen. 

Hulp nodig bij het motiveren van jouw medewerkers voor digitale verandering? 

We willen je meegeven dat digitale transformatie onontkoombaar is. Het is dus van belang om je medewerkers aan boord te krijgen én te houden bij deze mooie reis naar verbeterde efficiëntie en productiviteit.  

Heb je te maken met weerstand tegen digitale verandering binnen jouw organisatie? 1uur.nu is een expert op het gebied van adoptie en verandermanagement. Wij helpen om de menselijke kant van digitale verandering te ondersteunen. Hoe we dat doen, lees je hier. Neem contact met ons op via 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu.