8 nuttige tips voor het gebruik van Copilot tijdens een hybride vergadering 

Leestijd: 3 minuten

Vraag je je af hoe je Copilot optimaal kunt inzetten tijdens hybride vergaderingen? Deze 8 tips helpen je om vergaderingen efficiënter en productiever te maken. Tijdens hybride vergaderingen – waarbij zowel fysieke als virtuele deelnemers aanwezig zijn – kan het namelijk voor Copilot lastig zijn om optimaal te presteren. Dit komt voornamelijk doordat het niet automatisch kan herkennen wie wat zegt, wat kan leiden tot verwarring en onnauwkeurige notulen.  

Gelukkig deelt Olaf Broeders, adoptieconsultant bij 1uur, enkele praktische tips om Copilot ook tijdens hybride vergaderingen waardevol te laten zijn. Om maar direct met de belangrijkste te beginnen: Behandel Copilot alsof het een nieuwe, externe notulist is die de namen nog niet kent. Hier zijn zijn aanbevelingen om deze digitale assistent ook van waarde te laten zijn tijdens hybride vergaderingen: 

Tip 1. Benoem de aanwezigen 

Doe een voorstelrondje aan het begin van de vergadering om Copilot te helpen de namen vast te stellen, zodat het hierdoor de actiepunten per persoon kan toewijzen. Doe dit door bijvoorbeeld te zeggen ‘In deze meeting zitten Laura, Tom, Daphne en Tamara’ 

Tip 2. Zet de taalinstellingen juist 

Zorg ervoor dat de taalinstellingen van Copilot correct zijn ingesteld voor de taal die tijdens de vergadering wordt gesproken. 

Tip 3. Schakel de transcriptie in na small talk 

Zet Copilot pas aan nadat je het informele gesprekken hebt afgerond. Hierdoor houd je irrelevante gesprekken buiten de notulen en kan Copilot beter samenvatten, adviseren en informeren.  

Tip 4. Zorg voor een gestructureerde vergadering 

Hanteer een duidelijke structuur van je vergadering. Hierdoor kan Copilot nauwkeuriger werken. Gebruik een agenda en houd je eraan. Begin met de agendapunten één voor één af te werken en geef duidelijk aan wanneer een nieuw onderwerp begint. Bijvoorbeeld: “We gaan nu door naar het volgende punt: de kwartaalresultaten.” 

Tip 5. Steek je hand op als je iets wilt zeggen en praat niet door elkaar

Het is cruciaal om niet door elkaar heen te praten. Vraag deelnemers om hun hand op te steken voordat ze iets zeggen. Dit geldt zowel voor de online als de fysieke deelnemers. Gebruik functies zoals de hand-opsteekfunctie in Teams. Dit helpt om de sprekers te ordenen en voorkomt dat Copilot wordt overladen met overlappende stemmen. Bovendien is het de enige manier dat Copilot in staat is om te registreren wie wat zegt.  

Tip 6. Wijs actiepunten toe 

Wanneer er een belangrijk actiepunt wordt genoemd, noem dan expliciet de naam van de persoon die verantwoordelijk is voor die actie. Dit zorgt voor duidelijkheid en verantwoordelijkheid in de notulen. Zeg bijvoorbeeld: “Tom, kun jij ervoor zorgen dat de presentatie volgende week klaar is?” Hierdoor weet Copilot precies wie verantwoordelijk is voor welk actiepunt en worden de notulen duidelijker en beter georganiseerd. 

Tip 7. Denk na over ‘off the record-gesprekken’ 

Zorg voor een duidelijke policy over gesprekken die niet in de notulen moeten komen. Dit voorkomt dat gevoelige of vertrouwelijke informatie onbedoeld wordt vastgelegd. 

Tip 8. Zorg voor goede kwaliteit van opnameapparatuur 

Als de apparatuur voor videoconferencing niet goed functioneert, kunnen zowel de deelnemers als Copilot geen goede hybride vergadering hebben. Slechte geluidskwaliteit leidt tot misverstanden en onnauwkeurige notulen, wat de productiviteit en efficiëntie van de vergadering vermindert. Investeer daarom in kwalitatief goede microfoons, luidsprekers en camera’s.

Extra tips voor goede hybride vergaderingen 

Ben je op zoek naar meer tips en uitleg over hybride vergaderen? Klik dan hier om ons uitgebreide artikel over succesvol hybride vergaderen te lezen. We hebben tal van waardevolle inzichten om jouw vergaderingen naar een hoger niveau te tillen. 

Voor degenen die liever kijken dan lezen, hebben we deze video waarin Claudia de belangrijkste tips voor effectief hybride vergaderen deelt. Bekijk de video hier: 

Succesvol gebruik maken van Copilot in jouw organisatie 

Wil je meer weten over hoe je Copilot optimaal kunt inzetten in jouw organisatie, bijvoorbeeld tijdens hybride vergaderingen? Neem dan contact met ons op of download deze whitepaper. Of heb je interesse om meer te leren over hybride werken, samenwerken of vergaderen? Neem dan contact met ons op via 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu. We denken graag met je mee en bieden de juiste ondersteuning voor jouw organisatie. 

Deel dit artikel: 

Lees verder

6 tips om je werk af te sluiten voor je vakantie
Leestijd: 3 minuten

Hoe bereid ik mijn digitale werkplek zo goed mogelijk voor op vakantie? De zomer is begonnen! Dat betekent dat het tijd...

nieuwe microsoft teams
Leestijd: 6 minuten

Microsoft Teams is net als Rome, niet in één dag gebouwd. Door de jaren heen heeft Microsoft veel positief veranderd in...

Leestijd: < 1 minuut

1uur.nu organiseert maandelijks een livesessie over Copilot voor Microsoft 365. Dit is de nieuwe AI-functie die je productiviteit en creativiteit op...

Nieuwe-collega's-stellen-zich-voor
Leestijd: 4 minuten

In mei hebben we ons team versterkt met twee nieuwe collega’s! Esther is begonnen als Projectplanner en Ondersteuner en Rosa is...

Copilot voor Microsoft 365
Leestijd: 4 minuten

In een wereld waar technologie dagelijks onze manier van werken verandert, is het belangrijk om bij te blijven met de nieuwste...

Leestijd: < 1 minuut

Een teamlid wil een complexe berekening automatiseren met behulp van formules en macro’s in Excel. Hij wendt zich tot Google voor...

Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief

Op de hoogte blijven?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang elke maand:

1uur.nu is uitgeroepen tot Microsoft Adoptie Partner van het jaar 2024!

1uur.nu gebruikt cookies voor website-optimalisatie.
Klik hier voor meer uitleg.