Met de verandering van het IT-landschap verandert ook de rol van functioneel beheer. Karin van Asselt, specialist in communicatie & adoptie van Microsoft 365, vertelt in deze blog hoe die rol verandert en wat je kunt doen om bij te blijven.
Functioneel beheer, wat is het?
Functioneel beheer slaat een brug tussen IT en de business. De doelstelling van functioneel beheerders is om de processen van een applicatie optimaal te laten aansluiten bij de behoeften die de business heeft. Daarvoor moet je goed inzicht hebben in waar een applicatie voor wordt gebruikt. Het is dus iets anders dan technisch beheer, waar de focus ligt op de technische kant van een applicatie. Door de komst van de cloud, is ook het werk van functioneel beheerders veranderd. Cloudapplicaties zijn continu in ontwikkeling. Een release van een functionaliteit kan je niet meer zelf plannen, maar dat gebeurt gewoon. Dit vraagt om een proactieve en innovatieve houding van met name functioneel beheer, juist omdat zij zo dicht bij de medewerker staan.
Van wat-vragen naar hoe-vragen
Als functioneel beheerder krijg je, nu we steeds meer in de cloud werken, te maken met meer en met complexere vragen van medewerkers. Het gaat nu niet meer, zoals vroeger, om dingen als: mijn computer loopt vast, wat moet ik doen? Nu gaat het veel meer om hoe-vragen: hoe kan ik samenwerken, hoe werk ik veilig? Of er is een update doorgevoerd en er staat een knopje ineens ergens anders. Dat roept zeker bij de minder digivaardigen onder ons vaak heel wat vragen op. Deze switch vraagt nogal wat van het functioneel-beheerteam. Je moet op de hoogte blijven van alles wat er gebeurt in een clouddienst, zoals bijvoorbeeld Microsoft 365.
Expertisecentrum
Niet alleen is het scala aan tools waar medewerkers toegang toe hebben, enorm breed. Daar moet je allemaal van op de hoogte zijn, en blijven. Bovendien zijn technische wijzigingen vaak vrij eenvoudig door te voeren, maar wat zijn de gevolgen voor de organisatie en hoe ga je daarmee om? Samenwerken met externen bijvoorbeeld, is technisch gezien een kwestie van een vinkje aanzetten. Maar dat vraagt om een nauwe samenwerking met andere disciplines, zoals technisch beheer, security en privacy. Ook voor de organisatie zelf is het een heel ingrijpende verandering, waarin je medewerkers moet begeleiden en ondersteunen. De aandacht voor adoptie wordt steeds belangrijker. Het aanzetten van een vinkje is één, maar hoe ga je ook – met elkaar! – zorgen dat die verandering zo gaat landen in de organisatie dat men een uniforme manier van werken ontwikkelt? Het is dus belangrijk om als organisatie je functioneel beheerteam uit te breiden met andere expertises. Zo ontwikkel je een echt expertisecentrum. Door dat expertisecentrum een waardevolle plek in de organisatie te geven, creëer je een centrale plek waar alle collega’s terecht kunnen met vragen en hun uitdagingen.
Ook meegroeien van functioneel beheer naar expertisecentrum?
Heb je ook grote ambities voor je functionele beheerteam? Wij helpen je daarbij. Niet alleen met een gedegen training op het gebied van Microsoft 365, maar ook met het omgaan met meer en complexere vragen uit de organisatie. Dan gaat functioneel beheer niet meer over het uitleggen waar een knopje zit, maar over hoe je medewerkers slimmer en efficiënter kunnen werken. Zo maak je de stap van functioneel beheer naar expertisecentrum en breng je je organisatie verder. Meer weten? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar?info@1uur.nu. We helpen je graag!
