In deze tijd van digitalisering, waarin cybercriminaliteit steeds vaker voorkomt, is het belangrijk om jouw bestanden te beveiligen tegen onbevoegde toegang. Veilig bestanden delen is vaak lastiger dan je denkt. Wist je dat jij zelf een sleutel in handen hebt om deze beveiliging te versterken? In deze blog delen we hoe je jouw bestanden binnen Microsoft 365 veilig deelt.
Waar sla ik mijn bestand op?
Laten we even teruggaan naar het begin. Want, waar sla je nu eigenlijk je bestanden op? Dat is een belangrijke vraag om de veiligheid van jouw documenten te waarborgen. Binnen het veelzijdige platform van Microsoft 365 heb je verschillende opties voor het opslaan van bestanden, elk met hun eigen specifieke functies en beveiligingsniveaus.
- OneDrive is jouw persoonlijke opslagruimte in SharePoint. Hier bewaar je vertrouwelijke bestanden veilig, omdat bestanden privé zijn totdat je ze zelf deelt met anderen.
- SharePoint is bedoeld voor documentbeheer, teamwebsites en intranet. Wanneer je bestanden opslaat in een SharePoint-bibliotheek, deel je ze met de collega’s die toegang hebben tot die specifieke SharePoint-site. Dit maakt het mogelijk om informatie op een centrale locatie te organiseren en te delen binnen de organisatie.
- Teams is als het ware een schil om OneDrive en SharePoint heen. Wanneer je bestanden opslaat in Teams, worden ze gedeeld met de collega’s die toegang hebben tot dat specifieke team. Dit maakt het eenvoudig om gezamenlijk aan documenten te werken en real-time wijzigingen te zien.
Bij het opslaan van jouw bestanden is het belangrijk om de juiste locatie te kiezen op basis van het doel van het bestand en met wie je het wilt delen. Weten waar je jouw bestanden opslaat binnen Microsoft 365 en waar je bestanden van collega’s vindt, zorgt namelijk voor een veilige en efficiënte samenwerking met je collega’s.
Hoe deel ik veilig mijn bestand?
Het delen van bestanden is een onmisbaar aspect van samenwerken binnen de moderne werkplek. Gelukkig biedt Microsoft 365 verschillende methoden om veilig en efficiënt jouw bestanden te delen. Vermijd het versturen van gevoelige bestanden via e-mail, aangezien e-mails vaak kwetsbaar zijn voor cyberaanvallen. In plaats daarvan deel je bestanden via een beveiligde koppeling die toegang geeft tot de locatie van het bestand in de cloud. Hier zijn de stappen om jouw bestand op een veilige manier te delen:
- Open het bestand wat je wilt delen in de betreffende Microsoft-applicatie, zoals Word, Excel en PowerPoint.
- Klik vervolgens rechts bovenin op het ‘Delen’ pictogram en klik vervolgens op ‘Koppeling kopiëren’
- Vervolgens opent het volgende scherm
- Klik op de link die verschijnt om de instellingen voor het delen aan te passen (links van de blauwe pijl). Vervolgens opent dit scherm:
- Kies welke personen toegang mogen krijgen tot jouw bestand: iedereen met de koppeling* (dit raden wij niet aan), alle medewerkers van jouw organisatie, personen met bestaande toegang, of personen die je zelf kiest. Deze personen voeg je toe door het invullen van hun e-mailadres. Daarnaast kies je of de ontvangers het bestand kunnen bekijken, bewerken of alleen lezen. Tot slot geef je aan of het bestand gedownload mag worden of niet. Met deze flexibele instellingen behoud je de controle over toegang tot jouw bestanden.
- Klik na het instellen op ‘Toepassen’. Kopieer de link en je bent klaar om jouw bestand te delen!
*Indien je kiest voor ‘Iedereen’, kun je als extra veiligheidsmaatregel ook speciale toegangsinstellingen toepassen, zoals het instellen van een vervaldatum voor de koppeling of het vereisen van een wachtwoord voor toegang tot het bestand.
Hoe beheer ik mijn gedeelde bestanden?
Het beheren van gedeelde bestanden is net zo belangrijk als het delen ervan. Wil jij je toegang beheren van jouw document? Open jouw desbetreffende document en klik rechts bovenin op de knop ‘Delen’. Klik vervolgens op ‘Toegang beheren’. Hierna opent een scherm waar je ziet wie er toegang heeft tot jouw document. Ook pas je hier de rechten van personen aan en trek je deze in.
Hier zijn enkele tips om jouw gedeelde bestanden effectief te beheren en de controle te behouden:
- Controleer je bestanden: Ga regelmatig naar het deeloverzicht in OneDrive, Teams of SharePoint. Hier zie je met wie je bestanden hebt gedeeld en welke rechten ze hebben. Als je merkt dat iemand onbedoeld toegang heeft, pas je dit direct aan.
- Intrekken van deelkoppelingen: Als je niet langer wilt dat anderen toegang hebben tot een bestand, trek je de deelkoppelingen in. Zo voorkom je dat anderen het bestand kunnen openen, zelfs als ze de link hebben.
- Verwijder onnodige toegang: Als samenwerking met bepaalde personen is voltooid, verwijder dan hun toegang tot de gedeelde bestanden om de controle te behouden.
Aan de slag!
Met deze duidelijke stappen en beveiligingsmaatregelen zorg je ervoor dat jouw bestanden binnen Microsoft 365 veilig en vertrouwelijk worden gedeeld. Door te snappen welke risico’s er zijn en om vervolgens de juiste methode te gebruiken, draag je bij aan een veilige digitale werkomgeving voor jou, jouw team en de organisatie. Heeft jouw organisatie hulp nodig om medewerkers digitaal veilig gedrag aan te leren? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu. Wij helpen je graag!
