Ineens stonden we met zijn allen voor een voldongen feit. De coronacrisis dwong werkend Nederland thuiskantoren op te zetten en daarmee dus ook om op afstand samen te werken met de tools die daarvoor beschikbaar zijn. Veel organisaties zijn in versnelde adoptietrajecten terechtgekomen. Waar je daarbij op moet letten op de korte en de lange termijn, leggen we uit in dit eerste deel van een drieluik over dit onderwerp.
Toen de coronacrisis intrad, was het snel schakelen op een vlak dat voor veel medewerkers onbekend terrein was. Waar het gebruiken van Microsoft Teams misschien hier en daar nog vrijblijvend was, werd het ineens een voorwaarde om überhaupt nog efficiënt op afstand samen te kunnen werken. Veel mensen waren nog onvoldoende digivaardig om die omslag ad hoc te kunnen maken.
Handleidingen
Daar zijn wij bij 1uur.nu direct op ingespeeld. We willen helpen. We ademen adoptie. En we blijven geloven dat mensen begeleiding nodig hebben om hun software optimaal te kunnen benutten. Daarom hebben we ten eerste een aantal nauwkeurige handleidingen ter beschikking gesteld voor iedereen die is overgestapt naar Teams, maar zich beter wil inlezen over de functionaliteiten.
Kleinschalige webinars
Ook organiseren we online webinars voor kleine groepjes van maximaal 15 mensen, bestemd voor medewerkers die gebaat zijn bij meer interactie. Tweerichtingsverkeer is bij de acceptatie van nieuwe digitale middelen immers belangrijk. Bovendien zijn veel mensen na het lezen van een handleiding alsnog handelingsverlegen: ze snappen op welke knoppen moeten drukken, maar vinden het nog erg spannend om iets te downloaden omdat ze bijvoorbeeld vrezen voor hun online veiligheid. Voor hen is aanvullende interactie middels een webinar bijzonder nuttig om drempels weg te nemen.
Helpdesk
Ten derde hebben we direct een helpdesk opgezet waar inmiddels zo’n 200.000 mensen op zijn aangesloten en waar ze terecht kunnen met vragen over Microsoft Teams en bijbehorende applicaties. Deze helpdesk is gericht op korte, krachtige hulp die á la minute helpt om stilstand binnen een organisatie te voorkomen. De helpdesk is daarom weer net een stap persoonlijker dan de webinars.
Langetermijnvisie
Maar dan zijn we er nog niet. Op de korte termijn kunnen, zoals je ziet, veel maatregelen worden getroffen om medewerkers direct verder te helpen op hun online werkplek. Dat gaat op dit moment ook hartstikke goed. Toch brengt de situatie, op de langere termijn, problemen met zich mee waar we je graag alvast op voorbereiden. Door de gedwongen thuiswerksituatie en de versnelde adoptie van Microsoft Teams, ontstaat namelijk ook een wildgroei aan individuele werkwijzen en routines. Dat is logisch, want het belangrijkste werk – mensen in elk geval digitaal productief maken op afstand – is nu prioriteit. Maar realiseer je wel dat je als organisatie nu een situatie hebt gecreëerd waarin chaos in een later traject op de loer ligt. Na de eerste opstartperiode, waarin medewerkers langzaam weer ‘terug naar het oude’ gaan en op kantoor terugkeren, moet dat stuur rechtgetrokken worden en moeten werkpatronen weer universeel worden gemaakt. Denk daar alvast over na en ontwikkel ruim van tevoren een visie!
In deel twee van dit drieluik over versnelde adoptie gaan we een stapje verder in de uitleg over onze helpdesk. Hoe kun je in de tweede fase van je crisisaanpak meeschalen en medewerkers begeleiden bij breedtegebruik van Teams en aanvullende apps? Dat lees je in de volgende blog.
