Microsoft hecht er heel veel waarde aan om iedereen – dus ook mensen met een visuele, auditieve, mobiliteits-, cognitieve of andere beperking – optimaal samen te laten werken op laptop, smartphone en online. Maar de zogenaamde toegankelijkheidsfuncties die ze daarvoor ontwikkeld hebben, zijn niet alleen heel waardevol voor mensen met een beperking. Deze functies helpen iedereen om makkelijker en sneller – samen – te werken en productiever te zijn. In deze blog deelt Sophie van Noort haar vijf favoriete functies.
1. Live ondertiteling presentaties
De functie waarmee Powerpoint-presentaties live ondertiteld kunnen worden, is in eerste instantie bedoeld voor doven en slechthorenden. Uiteraard is het ook een uitkomst voor internationale bedrijven of bedrijven die meertalig zijn. Hou je een presentatie in bijvoorbeeld een Belgisch bedrijf in het Nederlands? Met de live ondertiteling zet je in één moeite door de Franse ondertiteling aan. En ik kan je verklappen, de kwaliteit is verbazingwekkend goed.
2. Ondertiteling video’s
Met Microsoft Stream is het supereenvoudig geworden video’s te ondertitelen. Net als bovengenoemde live ondertiteling is ook deze functie oorspronkelijk ontworpen met doven en slechthorenden in gedachten, maar het is ook een geschenk voor elke marketeer. Het ondertitelen van video’s is namelijk essentieel als je je kijkerspotentieel wil vergroten, zo kun je lezen in dit Frankwatching-artikel. Ik weet uit ervaring hoe veel tijd het kan kosten om bijvoorbeeld een video voor LinkedIn of een intern kennisfilmpje te ondertitelen. Vooralsnog biedt Stream alleen ondertiteling in Engels en Spaans, maar ik heb er alle vertrouwen in dat het aantal talen snel zal worden uitgebreid.
3. Van foto naar tekst
Met Office Lens kun je foto’s maken van een tekst, waarna je deze kunt bewerken of kunt laten voorlezen. Zo helpt het mensen met dyslexie en mensen met een visuele beperking om makkelijker geschreven stukken te ‘lezen’. Krijg je een contract aangeboden op papier, maar kun je deze – om welke reden dan ook – niet lezen, dan kun je de tekst fotograferen met Office Lens en daarna voor laten lezen. Dit is natuurlijk ook heel fijn voor mensen zonder beperking. Opmerkingen en aanvullingen hoef je niet meer op het papieren contract te krabbelen om het vervolgens in te scannen en terug te sturen, je verwerkt het gewoon direct in het bestand dat Office Lens voor je maakt. Zo kan Office Lens ook helpen om bijvoorbeeld de administratielast in de zorg te verlichten. Daarnaast kun je de voorleesfunctie ook tijdens saaie autoritten of tijdens je broodnodige dagelijkse wandeling inzetten. Daarmee wordt het doornemen van documenten een soort podcast-ervaring.
4. Van spraak naar tekst
Twee andere functies die oorspronkelijk bedoeld zijn om mensen met dyslexie en mensen met een visuele beperking te helpen, zijn Microsoft Editor en de dicteerfunctie. Met de dicteerfunctie kun je gesproken tekst omzetten naar geschreven tekst. Ook dit is weer superhandig tijdens die autorit of wandeling. Je hoeft niet meer te stoppen om dat briljante idee neer te pennen, je spreekt het gewoon in. En die meeting die je uit moet werken neem je gewoon op en laat je automatisch omzetten naar tekst. Ook heel prettig als je geen beperking hebt. Microsoft Editor kijkt vervolgens naar de schrijfwijze. Het checkt niet alleen op spelling, maar kijkt ook naar zinsopbouw en geeft suggesties voor synoniemen. Door editor met de dicteerfunctie te combineren, creëer je heel makkelijk en snel een geschreven tekst die loopt als een zonnetje.
5. Sneltoetsen
Het gebruik van sneltoetsen maakt dat je minder met de muis moet doen en het vraagt bovendien minder visuele inspanning. Maar ook zonder visuele beperking zijn deze toetsencombinaties lekker snel en efficiënt. Sneltoetsen als Ctrl+C en Ctrl+V zijn waarschijnlijk bij iedereen wel bekend, maar er zijn er veel meer. De sneltoets die ik zelf regelmatig gebruik, zit in Microsoft Teams. Als je een bericht hebt verstuurd waar een spelfout in zit, kun je via de pijltjes naar boven op je toetsenbord heel snel je bericht bewerken. Zo kun je een fout razendsnel herstellen zonder dat een ander ziet dat je de fout hebt gemaakt.
Meer weten over de toegankelijkheidsfuncties van Microsoft?
Wil jij ook weten hoe jouw organisatie toegankelijker kan worden voor medewerkers met een beperking en hoe je de toegankelijkheidsfuncties optimaal inzet? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu. We helpen je graag!
