We hoeven toch niet álles te onthouden?

Leestijd: 2 minuten

Al is een medewerker nog zo gemotiveerd en nauwkeurig; met de beste bedoelingen worden taken nog wel eens vergeten. Een mens is ook maar een mens, toch? Gelukkig weten wij een heel slim trucje om de mens zo nu en dan een handje te helpen.

In een organisatie waar verschillende werkprocessen door elkaar heen lopen en waar medewerkers soms wel in zeven projectgroepen tegelijk zitten, worden (kleinere) taken soms vergeten. Digitale to-do-lijstjes en alerts die medewerkers erop wijzen dat actie vereist is om processen te laten doorlopen, zijn daarom bijvoorbeeld al een uitkomst. Maar in die automatiseringsslag kun je nóg een stapje verder.

Menselijke fouten

Met de applicatie Flow, onderdeel van Office 365, kun je namelijk zelfs hele processen automatiseren zonder dat er überhaupt nog een menselijke handeling aan te pas komt. Wil je bijvoorbeeld dat e-mails met bijlagen ook in OneDrive worden opgeslagen? Dan bouw je zelf een flow die ervoor zorgt dat alle dergelijke binnenkomende e-mails automatisch worden doorgesluisd. Goedkeuringsprocessen geheel automatiseren zodat deze nooit meer onnodig lang stil komen te liggen? Met Flow is het mogelijk. De gebruiksvriendelijkheid is hoog; de enige voorwaarde voor gebruik is enige basiskennis van de overige applicaties van Office 365 waarmee je je flow wilt bouwen.

Trigger

Kenmerkend voor Microsoft Flow is dat de applicatie een trigger nodig heeft om actie te ondernemen. In bovengenoemde situaties zijn dat de binnenkomende e-mails en het toevoegen van afspraken in je agenda. Op die manier helpt de app om bedrijfsprocessen eenvoudig te automatiseren, maar het heeft eveneens een positief effect op de persoonlijke effectiviteit van medewerkers. Iedereen is in staat om zijn/haar eigen werk gemakkelijker te maken door voor zichzelf af te wegen aan welke geautomatiseerde flows behoefte is. Vervolgens kunnen die niet alleen bedrijfs- of afdelingsbreed worden gebouwd en in gebruik worden genomen, maar zeker ook op individueel niveau.

Gedeelde documenten

Denk bijvoorbeeld aan het opslaan van documenten die ook voor andere collega’s zichtbaar moeten zijn. Flow kan documenten, die in een persoonlijke map worden opgeslagen, automatisch kopiëren naar een gedeelde map in OneDrive. Daarnaast kan Flow ook met externe applicaties worden geïntegreerd, zoals bijvoorbeeld Trello of externe planners.

Persoonsgegevens veilig

Ook met het oog op de AVG en de vereiste privacymaatregelen die jij binnen je organisatie moet treffen, biedt Flow uitkomst. Zo kun je bijvoorbeeld een flow bouwen in SharePoint die ervoor zorgt dat sollicitatiebrieven en cv’s, die privacygevoelige informatie bevatten, binnen twee weken automatisch worden verwijderd. Je wilt nu eenmaal liever niet dat zulke gevoelige processen vallen of staan bij menselijke fouten.

Wij kunnen je eenvoudig wegwijs maken in het bouwen van flows in de Microsoft-applicatie Flow. Een kind kan de was doen! Neem gerust contact op voor een gesprek.

Deel dit artikel: 

Lees verder

Copilot cv's vergelijken 1uur.nu
Leestijd: < 1 minuut

De HR-afdeling van één van onze klanten heeft met behulp van Copilot alle vacatureteksten herschreven. Het gevolg? Meer sollicitaties. Hierover lees...

Copilot vacatures verbeteren 1uur.nu
Leestijd: < 1 minuut

De afdeling HR van één van onze klanten had moeite om voldoende personeel te vinden. De bestaande vacatures trokken weinig reacties....

copilot dagelijks overzicht 1uur.nu
Leestijd: 2 minuten

Hoe bewaar je het overzicht over openstaande taken, onbeantwoorde berichten en prioriteiten voor de volgende dag? Wij leren klanten om met...

8 nuttige tips voor het gebruik van Copilot tijdens een hybride vergadering
Leestijd: 3 minuten

Vraag je je af hoe je Copilot optimaal kunt inzetten tijdens hybride vergaderingen? Deze 8 tips helpen je om vergaderingen efficiënter...

Copilot PowerPoint 1uur
Leestijd: < 1 minuut
Maak eenvoudig overtuigende PowerPoint-presentaties met Copilot. Bespaar tijd, verbeter inhoud, en stem af op je doelgroep....
Leestijd: < 1 minuut

https://youtu.be/NRXQ08pRydQ ‘Digitale toegankelijkheid en AI: een nieuwe kijk op inclusie’. Dit evenement vond plaats in het Rijksmuseum, waar we het genoegen...

Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief

Op de hoogte blijven?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang elke maand:

1uur.nu gebruikt cookies voor website-optimalisatie.
Klik hier voor meer uitleg.