We hoeven toch niet álles te onthouden?

Leestijd: 2 minuten

Al is een medewerker nog zo gemotiveerd en nauwkeurig; met de beste bedoelingen worden taken nog wel eens vergeten. Een mens is ook maar een mens, toch? Gelukkig weten wij een heel slim trucje om de mens zo nu en dan een handje te helpen.

In een organisatie waar verschillende werkprocessen door elkaar heen lopen en waar medewerkers soms wel in zeven projectgroepen tegelijk zitten, worden (kleinere) taken soms vergeten. Digitale to-do-lijstjes en alerts die medewerkers erop wijzen dat actie vereist is om processen te laten doorlopen, zijn daarom bijvoorbeeld al een uitkomst. Maar in die automatiseringsslag kun je nóg een stapje verder.

Menselijke fouten

Met de applicatie Flow, onderdeel van Office 365, kun je namelijk zelfs hele processen automatiseren zonder dat er überhaupt nog een menselijke handeling aan te pas komt. Wil je bijvoorbeeld dat e-mails met bijlagen ook in OneDrive worden opgeslagen? Dan bouw je zelf een flow die ervoor zorgt dat alle dergelijke binnenkomende e-mails automatisch worden doorgesluisd. Goedkeuringsprocessen geheel automatiseren zodat deze nooit meer onnodig lang stil komen te liggen? Met Flow is het mogelijk. De gebruiksvriendelijkheid is hoog; de enige voorwaarde voor gebruik is enige basiskennis van de overige applicaties van Office 365 waarmee je je flow wilt bouwen.

Trigger

Kenmerkend voor Microsoft Flow is dat de applicatie een trigger nodig heeft om actie te ondernemen. In bovengenoemde situaties zijn dat de binnenkomende e-mails en het toevoegen van afspraken in je agenda. Op die manier helpt de app om bedrijfsprocessen eenvoudig te automatiseren, maar het heeft eveneens een positief effect op de persoonlijke effectiviteit van medewerkers. Iedereen is in staat om zijn/haar eigen werk gemakkelijker te maken door voor zichzelf af te wegen aan welke geautomatiseerde flows behoefte is. Vervolgens kunnen die niet alleen bedrijfs- of afdelingsbreed worden gebouwd en in gebruik worden genomen, maar zeker ook op individueel niveau.

Gedeelde documenten

Denk bijvoorbeeld aan het opslaan van documenten die ook voor andere collega’s zichtbaar moeten zijn. Flow kan documenten, die in een persoonlijke map worden opgeslagen, automatisch kopiëren naar een gedeelde map in OneDrive. Daarnaast kan Flow ook met externe applicaties worden geïntegreerd, zoals bijvoorbeeld Trello of externe planners.

Persoonsgegevens veilig

Ook met het oog op de AVG en de vereiste privacymaatregelen die jij binnen je organisatie moet treffen, biedt Flow uitkomst. Zo kun je bijvoorbeeld een flow bouwen in SharePoint die ervoor zorgt dat sollicitatiebrieven en cv’s, die privacygevoelige informatie bevatten, binnen twee weken automatisch worden verwijderd. Je wilt nu eenmaal liever niet dat zulke gevoelige processen vallen of staan bij menselijke fouten.

Wij kunnen je eenvoudig wegwijs maken in het bouwen van flows in de Microsoft-applicatie Flow. Een kind kan de was doen! Neem gerust contact op voor een gesprek.

Deel dit artikel: 

Lees verder

nieuwe microsoft teams
1 december 2023
Leestijd: 3 minuten

Microsoft Teams is net als Rome, niet in één dag gebouwd. Door de jaren heen heeft Microsoft veel positief veranderd in...

29 november 2023
Leestijd: 3 minuten

Elke ochtend ontvang je een e-mail van Microsoft Viva met een overzicht van je dagelijkse taken, vergaderingen, prioriteiten en suggesties. Deze...

De werkplek van 2026 met Bas van Leur
27 november 2023
Leestijd: 6 minuten

Er vindt momenteel een revolutie plaats. In de 25 jaar dat ik werkzaam ben in de ICT, heb ik nog nooit...

22 november 2023
Leestijd: 2 minuten

Gemeenten streven naar effectieve interne communicatie en naadloze samenwerking, maar vaak stuiten ze op een onoverkomelijk obstakel: hun verouderd intranet. Vaak...

Copilot logo
20 november 2023
Leestijd: 7 minuten

Wist je dat bedrijven die Microsoft Copilot implementeren, een indrukwekkende toename van 20% in hun algehele productiviteit hebben ervaren? Een eerste...

17 november 2023
Leestijd: < 1 minuut

Het delen van fysieke bestanden per mail is verouderd en risicovol, om meerdere redenen. Allereerst, wanneer je fysieke bestanden via e-mail...

Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief

Op de hoogte blijven?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang elke maand:

NIEUW: Copilot voor Microsoft 365!

1uur.nu gebruikt cookies voor website-optimalisatie.
Klik hier voor meer uitleg.