Al is een medewerker nog zo gemotiveerd en nauwkeurig; met de beste bedoelingen worden taken nog wel eens vergeten. Een mens is ook maar een mens, toch? Gelukkig weten wij een heel slim trucje om de mens zo nu en dan een handje te helpen.
In een organisatie waar verschillende werkprocessen door elkaar heen lopen en waar medewerkers soms wel in zeven projectgroepen tegelijk zitten, worden (kleinere) taken soms vergeten. Digitale to-do-lijstjes en alerts die medewerkers erop wijzen dat actie vereist is om processen te laten doorlopen, zijn daarom bijvoorbeeld al een uitkomst. Maar in die automatiseringsslag kun je nóg een stapje verder.
Menselijke fouten
Met de applicatie Flow, onderdeel van Office 365, kun je namelijk zelfs hele processen automatiseren zonder dat er überhaupt nog een menselijke handeling aan te pas komt. Wil je bijvoorbeeld dat e-mails met bijlagen ook in OneDrive worden opgeslagen? Dan bouw je zelf een flow die ervoor zorgt dat alle dergelijke binnenkomende e-mails automatisch worden doorgesluisd. Goedkeuringsprocessen geheel automatiseren zodat deze nooit meer onnodig lang stil komen te liggen? Met Flow is het mogelijk. De gebruiksvriendelijkheid is hoog; de enige voorwaarde voor gebruik is enige basiskennis van de overige applicaties van Office 365 waarmee je je flow wilt bouwen.
Trigger
Kenmerkend voor Microsoft Flow is dat de applicatie een trigger nodig heeft om actie te ondernemen. In bovengenoemde situaties zijn dat de binnenkomende e-mails en het toevoegen van afspraken in je agenda. Op die manier helpt de app om bedrijfsprocessen eenvoudig te automatiseren, maar het heeft eveneens een positief effect op de persoonlijke effectiviteit van medewerkers. Iedereen is in staat om zijn/haar eigen werk gemakkelijker te maken door voor zichzelf af te wegen aan welke geautomatiseerde flows behoefte is. Vervolgens kunnen die niet alleen bedrijfs- of afdelingsbreed worden gebouwd en in gebruik worden genomen, maar zeker ook op individueel niveau.
Gedeelde documenten
Denk bijvoorbeeld aan het opslaan van documenten die ook voor andere collega’s zichtbaar moeten zijn. Flow kan documenten, die in een persoonlijke map worden opgeslagen, automatisch kopiëren naar een gedeelde map in OneDrive. Daarnaast kan Flow ook met externe applicaties worden geïntegreerd, zoals bijvoorbeeld Trello of externe planners.
Persoonsgegevens veilig
Ook met het oog op de AVG en de vereiste privacymaatregelen die jij binnen je organisatie moet treffen, biedt Flow uitkomst. Zo kun je bijvoorbeeld een flow bouwen in SharePoint die ervoor zorgt dat sollicitatiebrieven en cv’s, die privacygevoelige informatie bevatten, binnen twee weken automatisch worden verwijderd. Je wilt nu eenmaal liever niet dat zulke gevoelige processen vallen of staan bij menselijke fouten.
Wij kunnen je eenvoudig wegwijs maken in het bouwen van flows in de Microsoft-applicatie Flow. Een kind kan de was doen! Neem gerust contact op voor een gesprek.
