Werken met Teams met een visuele beperking. 6 Tips

Leestijd: 3 minuten

Als je de digitale transformatie wil laten landen op de werkvloer en de samenwerking binnen je organisatie wil verbeteren, speelt inclusiviteit een grote rol. Onze collega Erik van Sandwijk, digital workplace coach, coachte iemand met een visuele beperking in het werken met Microsoft Teams. Dat kost veel tijd en inlevingsvermogen. Van twee kanten, ontdekte Erik. In deze blog deelt hij zijn belangrijkste lessen.

Inclusieve werkgevers

In Nederland zijn ongeveer 300.000 mensen blind of slechtziend. De werkloosheid onder mensen met een zintuigelijke uitdaging ligt in ons land helaas nog ergens tussen de zestig en zeventig procent. Maar dat wil ook zeggen dat dertig tot veertig procent wel een baan heeft. Tata Steel Europe is een van de werkgevers die tijd en moeite investeert in het implementeren van meer inclusieve manieren van (samen)werken. Zo heeft de staalproducent ook mensen in dienst met een visuele beperking. Een aantal van hen werkt op kantoor. En een kantoorbaan vandaag de dag betekent werken met Microsoft Teams. Maar hoe doe je dat als je visueel voor een uitdaging staat?

Niet eenvoudig

Ik werd door Tata Steel Europe gevraagd of ik een van de werknemers met een visuele beperking wilde coachen. In mijn jarenlange carrière als coach was dit de eerste keer dat ik deze vraag kreeg. Ik heb me goed in het onderwerp verdiept en heb de uitdaging aangenomen. Dat bleek in eerste instantie nog niet zo eenvoudig. Mijn 6 leerpunten.

1 Beschouw niets als vanzelfsprekend

In een reguliere training heb je het bijvoorbeeld over ‘dat knopje daar, aan de rechterkant’, maar dat werkt niet echt voor iemand die weinig tot niets ziet. Je moet echt stap voor stap de opbouw van het scherm doorspreken. Welke knopjes zijn er nog meer, waar staan die op het scherm? Spreek dat heel gedetailleerd uit.

2 Beperk de sessies en gebruik de kracht van herhaling

Ik ontdekte ook dat het enorm intensief is voor iemand met een visuele beperking om met een programma als Teams te werken. Als je niet ziet en je moet je toch – in het hoofd – een soort beeld vormen van wat er allemaal voor functionaliteiten in zo’n programma zitten, dat vraagt heel veel van iemands denk- en leervermogen. Na een uur stort de leercurve echt naar beneden, dat is logisch. Beperk je in het begin bijvoorbeeld tot de belangrijkste sneltoetsen. Alleen Microsoft Teams kent er al zo’n veertig. Deel die in groepjes in en behandel er elke keer een aantal. Herhaal die tot iemand ze helemaal eigen heeft gemaakt. Zet daarna pas de volgende stap, bijvoorbeeld naar de vindbaarheid van documenten.

3 Gebruik een schermuitleesprogramma

Een schermlezer is een absolute must. Zo’n programma kan de inhoud van het computerscherm uitspreken, of tonen op een brailleleesregel. Het schermuitleesprogramma JAWS werkt heel goed samen met Microsoft-diensten.

4 Zoek een dedicated collega

Hoe goed iemand ook getraind is en hoe fantastisch een schermlezer ook kan zijn, er zijn altijd momenten waarop iemand met een visuele beperking kan vastlopen in Teams. Zorg dan dat er een interne hulplijn is, in de vorm van een aangewezen collega die altijd even kort de tijd kan nemen iemand uit de brand te helpen.

5 Denk outside-of-the-box

Iemand met een visuele beperking moet heel creatief zijn om overeind te blijven in een wereld die zich vooral richt op zienden. Denk mee in creatieve oplossingen. Denk aan een speciaal OneNote Notebook voor verwijzingen naar de belangrijkste documenten, of richt een View zo in dat het voor de betreffende persoon prettig werken is. Ga niet uit van het standaard Teams-dashboard, maar maak het zo op maat, dat het voor de persoon in kwestie zo makkelijk mogelijk werkt.

6 Het is een proces

Het coachen van iemand met een visuele uitdaging om met Microsoft-diensten te werken kost tijd. Maar als iemand eenmaal is ingewerkt, kan ook hij of zij er prima mee uit de voeten. Maar vergeet niet dat het een proces is. Microsoft komt regelmatig met updates, en die moet je je steeds weer eigen zien te maken. Als zienden is het niet zo’n probleem als dat ene knopje van linksboven naar rechtsonder verhuist, maar voor iemand met een visuele beperking heeft dat een veel grotere impact. Die hele volgorde die iemand in z’n hoofd heeft geprent, klopt dan niet meer. Plan dan weer even een uurtje om de veranderingen door te spreken.

Microsoft-servicedesk voor mensen met een beperking

Microsoft Teams is uitgebracht in maart 2017, tot vorig jaar was de dienst niet bijzonder vriendelijk voor mensen met een visuele beperking. Inmiddels is er veel veranderd. Ook Microsoft hecht grote waarde aan inclusiviteit. Ze hebben inmiddels zelfs een speciaal Office Accessibility Center ingericht, een soort servicedesk voor mensen met een beperking. Maar denk ook aan functionaliteiten in hun producten, zoals een vertaalfunctie in de chat.

Nieuwsgierig?

Een visuele beperking mag geen drempel zijn om met Microsoft-producten te kunnen werken. Gelukkig zijn er steeds meer organisaties die daar, net als Tata Steel Europe, in geloven. Geloof ook jij als werkgever in de kracht van inclusiviteit? Geef ons een belletje op 0183-512 253 of mail naar info@1uur.nu. We helpen je graag!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

De adoptie-paradox

De moderne werkplek wordt ondersteund met slimme devices, handige tools, vele apps en nieuwe toepassingen. Medewerkers verdrinken in alle keuzes en mogelijkheden. En raken teleurgesteld in de belofte van de techniek.

Ze kunnen het eenvoudig niet bijbenen bij gebrek aan tijd, kennis en vaardigheden. Er wordt houvast gevonden in werken zoals ‘gisteren’, de mogelijkheden van ‘vandaag’ blijven onbenut. Niet omdat men het niet wil, maar omdat men niet weet wat er mogelijk is.

Download de brochure zodat we ‘morgen’ met u aan de slag kunnen.

Onze belofte

Een hogere persoonlijke effectiviteit, efficiënt digitaal samenwerken en een hogere opbrengst van uw ICT-investeringen

Onze kijk op rende­ment​ halen uit uw ICT-middelen